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教学档案归档保存规定

教学档案归档保存规定

一、教学档案归档保存的基本原则与范围界定

教学档案是学校教学活动的历史记录，是评估教学质量、追溯教学过程的重要依据。归档保存工作必须遵循系统性、完整性、安全性和可追溯性原则，确保档案的真实性与可利用性。

（一）归档保存的基本原则

教学档案的归档需遵循“谁产生、谁负责”的原则，由教学单位或教师个人对档案的真实性负责。档案管理部门负责统一接收、分类和保存，确保档案的完整性与安全性。同时，归档工作应遵循时效性原则，定期完成档案移交，避免因时间推移导致资料缺失或损毁。此外，档案的保存应注重保密性，涉及学生隐私或学校机密的内容需严格管理，未经授权不得随意调阅或复制。

（二）归档范围的具体界定

教学档案的归档范围包括但不限于以下内容：教学计划与大纲、课程表、教材选用记录、教师授课计划与教案、学生成绩单、考试试卷与评分标准、教学评估报告、教研活动记录、教学方案及成果等。其中，电子档案（如在线教学平台数据、多媒体课件）需与纸质档案同步归档，并确保存储介质的兼容性与稳定性。对于特殊形式的档案（如实验记录、实习报告），需单独标注保存期限和调阅权限。

二、教学档案的分类与标准化管理流程

科学分类与标准化管理是教学档案高效利用的前提。通过建立统一的分类体系和规范化的管理流程，可显著提升档案的检索效率与使用价值。

（一）档案分类体系的构建

教学档案应按照“年度-教学单位-课程类型”三级分类法进行整理。第一级按自然年度划分，便于按时间顺序追溯；第二级按院系或教研室分类，明确责任主体；第三级按理论课、实践课、选修课等课程性质细分，便于针对性调阅。对于跨年度或跨单位的综合性档案（如教学项目），需单独设立专题类别，并建立交叉索引。电子档案需同步标注关键词和元数据，支持多维度检索。

（二）标准化管理流程的实施

档案管理流程包括移交、验收、编码、存储和更新五个环节。移交时需填写《教学档案移交清单》，由移交人和接收人签字确认；验收环节需核查档案的完整性和格式规范性，不合格的档案退回补充；编码环节采用唯一标识符（如条形码或二维码），确保档案可追溯；存储环节需根据档案载体选择适宜的物理或电子环境（如防潮柜、云服务器）；更新环节需定期清理过期档案，并对重要档案进行数字化备份。

三、教学档案的保存期限与安全保护措施

不同价值的教学档案需设定差异化的保存期限，并采取技术和管理双重手段保障其安全性。

（一）保存期限的差异化设定

教学档案的保存期限分为永久、长期（10年以上）、中期（5-10年）和短期（5年以下）四类。永久保存档案包括校级教学规划、重大教学成果和学位授予记录；长期保存档案涵盖课程建设材料和教学评估报告；中期保存档案以日常教学记录为主；短期保存档案多为临时性资料（如课堂考勤表）。电子档案的保存期限需结合存储介质寿命定期迁移，避免数据丢失。

（二）安全保护的技术与管理措施

物理档案的安全保护需注重环境控制，库房应配备防火、防潮、防虫设施，温度保持在14-24℃，湿度控制在45%-60%。电子档案需通过加密存储、访问权限分级和异地备份等手段防范数据泄露或损坏。管理措施上，需建立《教学档案安全应急预案》，定期开展档案安全检查，并对管理人员进行保密培训。调阅档案时需严格执行审批制度，校外人员调阅需持单位公函并经分管领导批准。

四、教学档案的数字化建设与资源共享机制

推进档案数字化和资源共享是提升教学档案利用效率的必然趋势，需从技术平台和制度设计两方面协同推进。

（一）数字化平台的建设与维护

数字化平台应具备扫描录入、OCR识别、智能检索和权限管理功能。纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，电子档案需转换为PDF/A等长期可读格式。平台维护包括定期数据校验、系统升级和漏洞修复，确保与学校其他信息系统（如教务系统）的数据互通。历史档案的数字化需制定分阶段计划，优先处理高利用率或濒危档案。

（二）资源共享机制的建立

校内资源共享可通过权限分级实现，教师可在线查阅所属课程档案，学生限查本人成绩与评价记录。跨校资源共享需签订合作协议，明确知识产权归属和使用范围。鼓励建立区域性教学档案联盟，通过标准化接口实现数据互通，避免重复建设。共享过程中需匿名化处理敏感信息，并通过区块链技术记录使用轨迹，确保数据可追溯。

五、监督考核与违规责任追究机制

为确保教学档案归档保存规定的有效执行，需建立常态化的监督考核体系，并对违规行为明确追责标准。

（一）监督考核的具体方式

实行“季度抽查+年度评估”的考核模式。季度抽查由档案管理部门随机抽取5%的归档文件，检查完整性与规范性；年度评估则通过量化指标（如归档率、数字化率、调阅响应时间）对各教学单位评分，