办公室文件管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司办公室文件管理，确保文件安全、高效、规范地流转，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括纸质文件和电子文件。

第三条文件管理应遵循以下原则：

（一）统一管理，分级负责；

（二）安全保密，确保文件安全；

（三）规范流程，提高工作效率；

（四）定期检查，持续改进。

第二章文件分类与归档

第四条文件分类

（一）按文件性质分类：分为公司规章制度、工作计划、会议纪要、报告、通知、请示、函件、合同等；

（二）按文件形式分类：分为纸质文件和电子文件；

（三）按文件来源分类：分为内部文件和外部文件。

第五条文件归档

（一）归档范围：所有已办结的文件，包括纸质文件和电子文件；

（二）归档时间：文件办结后一个月内完成归档；

（三）归档要求：文件归档应按照文件分类、编号、标题、日期、内容等要素进行整理，确保文件归档的准确性和完整性。

第三章文件收发与传递

第六条文件收发

（一）收文：接收外部文件时，应认真核对文件名称、编号、密级等信息，并登记在收文登记簿上；

（二）发文：发送内部文件时，应填写发文登记簿，明确文件发送对象、发送时间、发送方式等；

（三）文件登记：收发文登记簿应妥善保管，便于查询。

第七条文件传递

（一）内部文件传递：采用公司内部传阅系统或纸质文件传递；

（二）外部文件传递：通过邮政、快递或公司指定渠道传递；

（三）传递要求：文件传递过程中应确保文件安全，防止丢失、损坏。

第四章文件审批与签发

第八条文件审批

（一）文件审批权限：根据文件性质和内容，确定文件审批权限；

（二）审批流程：文件审批应按照规定的流程进行，审批人应在规定时间内完成审批；

（三）审批结果：审批人应签署明确意见，审批结果应及时反馈给文件起草人。

第九条文件签发

（一）签发权限：根据文件性质和内容，确定文件签发权限；

（二）签发流程：文件签发应按照规定的流程进行，签发人应在规定时间内完成签发；

（三）签发要求：签发人应认真审查文件内容，确保文件内容符合公司规定和要求。

第五章文件保密与安全

第十条文件保密

（一）文件密级：根据文件内容涉及公司秘密的程度，确定文件密级；

（二）保密措施：对涉密文件采取加密、脱密、销毁等措施，确保文件保密；

（三）保密责任：文件管理人员和审批人应严格遵守保密规定，对违反保密规定的行为进行严肃处理。

第十一条文件安全

（一）文件存放：文件应存放在安全、防火、防盗的场所；

（二）文件使用：文件使用过程中应妥善保管，防止丢失、损坏；

（三）文件销毁：文件销毁应按照规定程序进行，确保文件信息完全销毁。

第六章文件检查与考核

第十二条文件检查

（一）定期检查：办公室应定期对文件管理情况进行检查，发现问题及时整改；

（二）专项检查：针对文件管理中的重点环节和问题，进行专项检查；

（三）检查内容：检查文件管理制度的执行情况、文件归档情况、文件安全情况等。

第十三条文件考核

（一）考核内容：考核文件管理人员的职责履行情况、文件归档情况、文件安全情况等；

（二）考核方式：采取自查、互查、抽查等方式进行；

（三）考核结果：考核结果作为文件管理人员评优评先、奖惩的重要依据。

第七章附则

第十四条本制度由公司办公室负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

（注：以上内容为示例性文字，实际操作中应根据公司具体情况和相关规定进行调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强公司办公室文件管理，提高工作效率，确保文件的安全、完整和保密，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括公文、内部文件、档案等。

第三条文件管理应遵循以下原则：

1.依法管理：严格按照国家法律法规和公司内部规章制度进行文件管理。

2.安全保密：确保文件安全，防止失密、泄密事件发生。

3.效率优先：提高文件处理速度，确保文件及时传达、使用和归档。

4.完善制度：不断完善文件管理制度，提高文件管理水平。

第二章文件分类与编号

第四条文件分类：

1.公文：指公司对外发出的正式文件，包括请示、报告、通知、函、批复等。

2.内部文件：指公司内部各部门、各单位之间传递的文件，包括会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。

3.档案：指公司形成的具有保存价值的文件材料。

第五条文件编号：

1.公文编号：由发文部门提出，经办公室审核后，统一编制公文编号。

2.内部文件编号：由文件起草部门提出，经办公室审核后，统一编制内部文件编号。

3.档案编号：按照档案分类和保管期限，由档案管理部门统一编制档案编号。

第三章文件收发与管理

第六条文件收发：

1.文件收发应由专人负责，实行逐级收发制度。

2.收发文件时应详细记录文件名称、编号、收发时间、