物业档案管理制度.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，分散使用；

（三）维护完整，确保安全；

（四）方便利用，提高效率。

第二章档案分类与归档

第四条物业档案分为以下类别：

（一）物业管理基础档案；

（二）物业管理活动档案；

（三）物业管理合同档案；

（四）物业管理服务档案；

（五）物业管理设施设备档案；

（六）物业管理其他档案。

第五条物业档案归档范围包括：

（一）物业管理机构及人员信息；

（二）物业产权、使用权及配套设施资料；

（三）物业管理规章制度；

（四）物业管理合同、协议；

（五）物业管理服务记录；

（六）物业管理设施设备运行、维修、保养记录；

（七）物业管理费用收支记录；

（八）物业管理投诉、纠纷处理记录；

（九）物业管理活动总结、报告；

（十）其他应归档的资料。

第六条物业档案归档程序：

（一）档案形成单位或个人应按照档案分类和归档范围，及时整理档案材料；

（二）档案形成单位或个人应填写《物业档案归档登记表》，经审核后报送档案管理部门；

（三）档案管理部门对报送的档案材料进行审核，确认无误后予以归档；

（四）档案管理部门对归档的档案材料进行编号、登记、编制目录，并建立档案目录数据库。

第三章档案保管与利用

第七条物业档案保管应遵循以下要求：

（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防高温等条件；

（二）档案柜架应结实、稳固，便于存放档案；

（三）档案材料应按照分类、编号、顺序存放，保持整洁、有序；

（四）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现安全隐患及时整改；

（五）档案管理人员应严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案安全。

第八条物业档案利用应遵循以下规定：

（一）档案查阅、借阅应填写《物业档案查阅、借阅登记表》，经批准后方可进行；

（二）查阅、借阅档案应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；

（三）查阅、借阅档案应爱护档案材料，不得损坏、涂改、擅自复制；

（四）查阅、借阅档案应在规定时间内归还，逾期未还的，应按规定缴纳滞纳金。

第四章档案销毁与迁移

第九条物业档案销毁应遵循以下规定：

（一）档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值；

（二）档案销毁应按照规定程序进行，由档案管理部门负责组织实施；

（三）档案销毁后，应填写《物业档案销毁登记表》，并报上级主管部门备案。

第十条物业档案迁移应遵循以下规定：

（一）档案迁移应按照规定程序进行，由档案管理部门负责组织实施；

（二）档案迁移应确保档案安全，防止档案损坏、丢失；

（三）档案迁移后，应重新编制目录，更新档案数据库。

第五章档案信息化管理

第十一条物业档案信息化管理应遵循以下原则：

（一）充分利用现代信息技术，提高档案管理效率；

（二）确保档案信息的安全、完整、准确；

（三）方便档案的查阅、利用。

第十二条物业档案信息化管理应包括以下内容：

（一）建立物业档案信息化管理系统；

（二）对档案进行数字化处理；

（三）建立档案信息数据库；

（四）开展档案信息资源共享。

第六章奖励与处罚

第十三条对在物业档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

第十四条对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密的单位和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分。

第七章附则

第十五条本制度由物业管理公司负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

（注：本制度仅为示例，具体内容应根据实际情况进行调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国物业管理条例》等法律法规，结合本物业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，分散使用；

（三）安全第一，确保完整；

（四）方便利用，服务为本。

第二章档案分类与归档

第四条物业档案分为以下类别：

（一）物业管理合同类；

（二）物业维修养护类；

（三）物业收费及财务管理类；

（四）物业安全及消防管理类；

（五）物业人力资源及培训类；

（六）物业业主委员会及业主大会类；

（七）物业公共设施设备类；

（八）物业其他类。

第五条物业档案归档范围：

（一）物业管理合同、协议、通知等；

（二）物业维修养护计划、记录、验收报告等；

（三）物业收费凭证、账簿、报表等；

（四）物业安全巡查记录、事故报告、消防演