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行跟踪金融公司记录细则

一、总则

1.目的

本细则旨在建立一套完善、规范的行跟踪金融公司记录体系，确保公司运营过程中的各类重要信息得以准确、完整、及时地记录，为公司决策、业务发展、风险管理以及客户服务提供坚实的数据支持。通过规范记录行为，提高公司内部管理效率，增强对业务流程的监控和追溯能力，保障公司在合规、稳健的轨道上运行。

2.指导原则

-准确性原则：记录信息必须真实、准确地反映实际发生的业务活动和事件，避免虚假、误导性记录。

-完整性原则：涵盖行跟踪过程中的各个关键环节和要素，确保记录内容全面，不遗漏重要信息。

-及时性原则：在业务活动发生或事件出现后，应尽快完成记录，保证记录的时效性，以便及时为决策提供依据。

-保密性原则：对于涉及公司机密、客户隐私等敏感信息，要严格按照公司保密制度进行记录和存储，防止信息泄露。

3.企业文化融入

本细则的制定与执行充分体现公司“诚信、创新、协作、共赢”的企业文化。诚信要求记录真实可靠；创新鼓励采用先进的记录技术和方法；协作强调各部门之间在记录工作中的协同配合；共赢则通过良好的记录为公司、客户和社会创造价值。

二、适用范围

本细则适用于金融公司全体员工，包括但不限于管理层、业务部门员工、后台支持部门员工等。同时，在涉及客户相关信息记录时，也适用于与客户业务往来过程中的各类记录行为。

三、组织架构与职责分工

1.记录管理部门

-设立专门的记录管理部门：负责统筹公司行跟踪记录工作，制定和完善记录管理制度与流程，监督各部门记录工作的执行情况。

-职责：定期对公司记录进行审计和检查，确保记录符合本细则要求；负责记录存储系统的维护与管理，保障记录数据的安全性和可访问性；对记录工作中的问题和争议进行协调和处理。

2.业务部门

-职责：负责本部门业务活动相关的行跟踪记录工作，按照规定的格式和要求及时、准确地记录业务操作过程、客户信息、交易数据等。在业务开展过程中，应确保记录的完整性，对于重要业务环节和关键信息要重点标注和记录。同时，配合记录管理部门的检查和审计工作，提供必要的资料和解释。

3.支持部门

-信息技术部门：负责为记录工作提供技术支持，包括开发和维护记录管理系统，确保系统的稳定性、安全性和易用性。协助记录管理部门进行数据备份、恢复以及数据安全防护等工作。

-合规部门：监督记录工作是否符合法律法规、监管要求以及公司内部政策。对记录中涉及的合规问题进行审查和指导，确保公司记录工作在合法合规的框架内进行。

四、管理内容与流程

1.记录内容

-业务信息记录：详细记录每一笔业务交易的基本信息，包括交易时间、交易对手、交易金额、交易类型等。对于金融产品的销售，要记录客户的基本信息、风险评估结果、产品匹配情况等。

-客户信息记录：收集和记录客户的身份信息、联系方式、财务状况、交易历史等。同时，记录与客户沟通的过程和结果，包括咨询、投诉、建议等方面的内容。

-风险信息记录：对业务活动中可能面临的各类风险进行识别、评估和记录。包括市场风险、信用风险、操作风险等，记录风险发生的时间、地点、影响范围以及采取的应对措施。

-内部管理记录：记录公司内部的会议纪要、决策过程、工作安排与执行情况等。对于员工的工作表现、绩效考核结果等信息也应进行准确记录。

2.记录流程

-业务发生时记录：员工在开展业务活动过程中，应实时或在业务完成后尽快进行记录。对于一些紧急或关键业务，可先进行简要记录，随后再补充完整详细信息。

-审核与批准：记录完成后，需经过本部门负责人或指定审核人员的审核。审核内容包括记录的准确性、完整性和合规性。审核通过后，由审核人员签字批准。对于重要业务记录，可能需要更高层级的审批。

-存储与归档：审核通过的记录应及时存储到公司指定的记录管理系统或存储介质中。按照一定的分类标准进行归档，便于查询和检索。同时，要定期对记录进行备份，防止数据丢失。

-更新与维护：当业务信息、客户信息等发生变化时，应及时对相应记录进行更新和维护。确保记录始终反映最新的实际情况。

五、权利与义务

1.员工权利

-获取记录指导与培训的权利：员工有权获得记录管理部门提供的关于记录工作的指导和培训，以确保其能够正确、规范地进行记录工作。

-合理使用记录信息的权利：员工在履行工作职责过程中，有权按照规定的程序和权限查询、使用相关记录信息，以支持业务决策和客户服务。

-提出改进建议的权利：员工如发现记录制度或流程存在问题，有权向记录管理部门提出改进建议，促进记录工作的不断优化。

2.员工义务

-遵守记录制度