投资公司电话机使用规范规定.doc

投资公司电话机使用规范规定

一、总则

本规定旨在规范投资公司全体员工对电话机的使用行为，确保通讯的顺畅与高效，同时体现公司的企业文化与设计理念，促进公司整体运营效率提升。公司秉持高效、创新、协作、责任的企业文化，电话机的使用应遵循这一文化理念，在保障工作需求的同时，注重资源的合理利用与信息安全。本规定基于扁平化管理理念，力求减少层级限制，使信息能够快速准确地传递，提升公司整体运营效率。

二、适用范围

本规定适用于投资公司全体员工。公司为员工配备的电话机是用于工作沟通交流的重要工具，全体员工均需严格遵守本规定。同时，来访客户在公司内使用电话机时，相关员工应做好引导与监督，确保电话机的使用符合本规定要求。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为电话机使用管理的主要负责部门，承担着电话机的采购、调配、维护等职责。行政部门需根据公司各部门的实际需求，合理规划电话机的配备数量与型号，确保满足工作需要。同时，负责建立电话机档案，记录每部电话机的采购时间、使用部门、使用人员等信息，以便进行有效管理。

2.信息技术部门

信息技术部门负责电话机通讯线路的维护与技术支持。确保电话机的通讯网络稳定，及时处理线路故障、信号问题等技术难题。同时，协助行政部门进行电话机设备的调试与更新，保障电话机功能的正常使用。

3.使用部门与员工

各部门负责人应监督本部门员工对电话机的正确使用，引导员工树立节约意识与责任意识。员工作为电话机的直接使用者，有责任爱护电话机设备，按照规定的操作流程使用，不得随意损坏或私自更改电话机设置。

四、管理内容与流程

1.电话机的配备与领用

行政部门根据公司人员编制与业务需求，制定电话机配备计划。新员工入职时，由所在部门向行政部门提出领用申请，行政部门根据申请为员工配备相应的电话机，并办理领用手续。领用手续包括填写领用登记表，明确电话机型号、机身编号、领用日期、领用部门及领用人员等信息。

2.电话机的使用

-工作用途：电话机主要用于与客户、合作伙伴及公司内部各部门之间的工作沟通。员工应确保在工作时间内及时接听电话，礼貌、专业地与对方交流。禁止使用公司电话机进行私人事务的长时间通话，如与朋友、家人闲聊等。

-通话规范：接听电话时，应在电话铃响三声内拿起，主动报出公司名称、部门及自己的姓名，如“[投资公司名称][部门名称][姓名]，您好！”。通话过程中，应保持清晰、简洁、准确的表达，避免使用模糊或容易引起歧义的语言。拨打电话前，应提前准备好所需沟通的内容，明确通话目的，避免冗长、无效的通话。

-记录与转达：对于重要的电话沟通内容，员工应及时做好记录，包括通话时间、对方姓名、单位、联系电话、通话要点等信息。如遇需要转达的信息，应确保准确无误地传达给相关人员，并做好相应的交接记录。

3.电话机的维护与保养

-日常维护：员工应保持电话机的清洁卫生，定期使用干净柔软的布擦拭电话机表面，避免灰尘、污渍等影响电话机的正常使用。不得在电话机上放置杂物，防止按键被卡住或损坏。严禁使用尖锐物品刮擦电话机屏幕或按键。

-故障报修：如发现电话机出现故障，如无法正常通话、声音不清晰、按键失灵等情况，使用员工应及时向行政部门报告。行政部门在接到报修后，应立即联系信息技术部门进行维修。维修人员应尽快到达现场，对故障进行排查与修复，确保电话机尽快恢复正常使用。

4.电话机的调配与回收

-调配：因部门业务调整或人员变动等原因，需要对电话机进行调配时，相关部门应向行政部门提出申请。行政部门根据实际情况进行调配，并更新电话机档案信息。调配过程中，原使用人员应确保电话机设备完好，并协助新使用人员进行设备交接。

-回收：员工离职或岗位变动不再需要使用电话机时，应将电话机及时交回行政部门。行政部门在回收电话机时，应对电话机的外观、功能等进行检查，如发现电话机有损坏或丢失配件等情况，应按照相关规定追究责任并进行处理。

五、权利与义务

1.员工权利

员工有权使用公司配备的电话机进行正常的工作沟通，并获得行政部门与信息技术部门提供的设备维护与技术支持服务。在电话机出现故障影响正常工作时，有权要求相关部门及时进行维修处理。

2.员工义务

-遵守规定：严格遵守本电话机使用规范规定，按照规定的用途、操作流程使用电话机，不得违规操作。

-爱护设备：妥善保管和爱护电话机设备，避免因人为原因造成电话机的损坏或丢失。如因个人原因导致电话机损坏或丢失，应按照公司规定进行赔偿。

-信息保密：在使用电话机进行工作沟通时，应严格遵守公司的信息保密制度，不得泄露公司的商业机密、客户信息等重要内容。

3.公司权利与义务

-权利：公司有权对员工使用电话机