批发公司供应商信息管理规定.doc

批发公司供应商信息管理规定

一、总则

1.目的

为加强本批发公司对供应商信息的有效管理，规范供应商信息的收集、整理、存储、使用和维护，确保与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，提高公司运营效率，保障公司利益，特制定本规定。

2.设计理念

秉持开放、透明、合作、共赢的设计理念，本规定旨在搭建公司与供应商之间的信息桥梁，促进双方信息的顺畅流通。通过科学管理供应商信息，实现资源优化配置，提升供应链的协同效应，推动公司在批发行业中稳健发展。

3.企业文化体现

本规定充分融入公司“诚信、创新、高效、责任”的企业文化。在供应商信息管理过程中，强调诚信原则，要求信息真实可靠；鼓励创新管理方式，提高信息管理效率；追求高效的信息处理流程，以保障业务的顺利开展；同时，强化员工对供应商信息管理的责任意识，确保信息安全与有效利用。

二、适用范围

本规定适用于本批发公司全体员工以及与本公司有业务往来的所有供应商。公司员工在涉及供应商信息的相关工作中，必须严格遵守本规定；供应商应按照本规定要求，提供真实、准确、完整的信息。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

-负责供应商信息的初步收集与整理，包括供应商的基本资料、资质证书、产品信息等。

-对新供应商进行初步评估，根据业务需求筛选潜在合作供应商，并将相关信息录入供应商信息管理系统。

-定期更新供应商的交易信息，如采购订单、交货情况、质量反馈等。

2.质量部门

-参与对供应商的实地考察，重点评估供应商的质量管理体系和产品质量控制能力，并记录相关信息。

-对供应商提供的产品进行质量检验，将检验结果反馈给采购部门，以便更新供应商信息档案。

-协助采购部门处理与供应商有关的质量问题，提供技术支持和解决方案。

3.财务部门

-负责审核供应商的财务状况信息，包括财务报表、信用记录等，评估供应商的财务风险。

-处理与供应商的付款结算业务，记录付款信息，并及时反馈给采购部门，确保供应商信息的完整性。

-协助采购部门对供应商进行成本分析，为采购决策提供财务依据。

4.信息管理部门

-负责搭建和维护供应商信息管理系统，确保系统的稳定运行和数据安全。

-对供应商信息进行分类存储和备份，制定数据访问权限，防止信息泄露。

-为其他部门提供信息查询和统计分析等技术支持，协助各部门有效利用供应商信息。

5.行政部门

-负责制定和完善供应商信息管理制度，并监督制度的执行情况。

-协调各部门之间的工作关系，解决在供应商信息管理过程中出现的跨部门问题。

-对供应商信息管理工作进行绩效考核，激励员工积极履行职责。

四、管理内容与流程

1.供应商信息收集

-新供应商开发阶段，采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集的信息应包括但不限于供应商名称、地址、联系方式、法定代表人、经营范围、生产能力、产品质量标准、价格水平、售后服务等。

-对于现有供应商，采购部门应定期更新其基本信息，确保信息的时效性。同时，质量部门、财务部门等应根据各自职责，收集与供应商相关的质量、财务等方面的信息。

2.信息整理与录入

-采购部门收到供应商信息后，应进行初步整理，对信息的完整性和准确性进行审核。对于不完整或存在疑问的信息，及时与供应商沟通核实。

-审核通过的信息由采购部门录入供应商信息管理系统，按照系统设定的分类标准进行存储。信息录入应确保数据准确无误，同时上传相关证明文件，如营业执照副本、资质证书等扫描件。

3.供应商评估

-采购部门联合质量部门、财务部门等，定期对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、财务状况、环保合规等方面。

-根据评估指标体系，对供应商进行打分评价，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于不合格供应商，应及时采取措施，如暂停合作、终止合作等，并在信息管理系统中进行相应标注。

4.信息使用与共享

-公司各部门根据工作需要，可在权限范围内查询和使用供应商信息。采购部门在采购决策时，应参考供应商信息档案，选择合适的供应商；质量部门在进行产品检验和质量管控时，可查阅供应商的质量管理信息；财务部门在付款结算和风险评估时，需依据供应商的财务信息。

-信息管理部门应建立信息共享机制，确保各部门之间信息的及时传递和协同工作。同时，严格控制信息访问权限，防止信息滥用和泄露。

5.信息维护与更新

-采购部门作为供应商信息的主要维护责任人，应定期对供应商信息进行检查和更新。如供应商的联系方式、经营范围、产品价格等发生变