档案室整理投资公司文件办法.doc

档案室整理投资公司文件办法

一、总则

1.目的

为规范投资公司档案室内投资文件的整理工作，确保投资文件的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、利用和管理，有效支持公司投资业务的开展，结合公司实际情况，特制定本办法。

2.指导原则

秉持公司“专业、创新、共赢”的企业文化，以高效服务投资业务为导向，遵循规范化、标准化、信息化的原则，运用扁平化管理理念，简化流程，提高整理效率，注重社会效益，保障投资文件整理工作的科学有序进行。

二、适用范围

本办法适用于投资公司档案室对涉及公司各类投资业务文件的整理工作，包括但不限于公司全体员工在投资项目调研、评估、决策、执行及后续管理过程中形成的各类文件资料。同时，为客户提供相关文件查阅等服务时，也应遵循本办法规定。

三、组织架构与职责分工

1.档案室管理团队

-档案主管：全面负责档案室的管理工作，制定和完善投资文件整理相关制度与流程，并监督执行。协调与其他部门的沟通协作，确保文件整理工作与公司整体业务相契合。对重要投资文件的整理进行指导和审核，保障文件整理质量。

-档案专员：具体负责投资文件的收集、分类、编号、装订、上架等日常整理工作。按照既定标准和流程操作，保证文件整理的准确性和规范性。协助档案主管进行文件整理质量的自查和整改工作。

2.各业务部门

-部门负责人：负责组织本部门投资文件的初步整理和移交工作，确保本部门产生的文件及时、完整地提交给档案室。对本部门文件的真实性、准确性负责。

-业务人员：在日常工作中，按照规定及时整理个人手中的投资文件，提交给部门负责人进行初步审核，积极配合档案室对文件整理工作的相关要求。

四、管理内容与流程

1.文件收集

-定期收集：各业务部门应在每月末将本月产生的投资文件进行初步整理后移交至档案室。对于重大投资项目，应根据项目进度及时移交阶段性文件。

-主动收集：档案室档案专员应定期与各业务部门沟通，主动了解业务进展，及时收集可能遗漏的文件资料。对于一些时效性较强的文件，如投资意向书、重要会议纪要等，应实时跟踪收集。

-特殊情况收集：若发生人员离职、岗位调动等情况，相关部门应及时通知档案室，对涉及的投资文件进行清查和收集，确保文件无遗失。

2.文件分类

-按投资项目分类：以具体投资项目为单位，将每个项目的相关文件集中归类，便于对单个项目进行全程跟踪和管理。

-按文件性质分类：在每个投资项目下，再将文件分为项目调研资料、可行性研究报告、投资决策文件、合同协议、项目执行过程记录、财务报告等类别。

-按时间顺序分类：对于同一性质的文件，按照文件形成的时间先后顺序进行排列，以便清晰反映项目的发展历程。

3.文件编号

-编号规则：采用统一的编号体系，编号由项目代码、文件类别代码、年份、流水号等部分组成。例如，项目代码为“TZ001”，文件类别代码“DY”代表调研资料，年份为“2023”，流水号为“005”，则编号为“TZ001-DY-2023-005”。

-编号管理：档案专员负责按照编号规则对文件进行编号，并建立编号索引表，方便查询和管理。编号一经确定，不得随意更改。

4.文件装订

-装订要求：对于纸张较多、需要长期保存的文件，如投资项目可行性研究报告、合同协议等，应进行装订。装订应整齐、牢固，保持文件的完整性和平展度，便于翻阅。

-装订材料：使用符合档案保存要求的装订材料，如档案专用装订线、胶水等，避免使用易腐蚀、易脱落的材料。

-装订顺序：按照文件编号顺序进行装订，对于有附件的文件，应将附件附在正文之后，并在目录中明确标注附件内容。

5.文件上架

-存储设备：采用档案专用的密集架或档案柜进行文件存储，根据投资项目的分类和编号顺序进行排列，确保文件存放有序。

-标识设置：在密集架或档案柜上设置明显的标识牌，标明投资项目名称、文件类别等信息，便于快速查找。

-环境维护：保持档案室的环境整洁、干燥、通风，温度和湿度应控制在适宜档案保存的范围内，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。

五、权利与义务

1.员工权利

-查阅权利：公司员工因工作需要，可按照规定的流程申请查阅投资文件。档案主管应在规定时间内给予回复，并安排查阅事宜。

-反馈权利：员工对文件整理工作有任何意见或建议，有权向档案主管提出，档案主管应认真对待并及时处理。

2.员工义务

-及时移交义务：员工应按照规定的时间和要求，将个人手中的投资文件及时移交至本部门负责人或档案室，不得私自留存或拖延移交。

-保密义务：员工在接触投资文件过程中，应对文件