产品档案管理制度.docxVIP

第1篇

一、总则

为了规范公司产品档案的管理，确保产品档案的完整、准确、安全，提高产品档案的管理效率，依据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有产品档案的管理，包括但不限于产品研发、生产、销售、售后等环节产生的各类档案。

三、管理原则

1.完整性原则：确保产品档案的完整性，不得遗漏任何重要信息。

2.准确性原则：确保产品档案内容的准确性，及时更新和修正错误信息。

3.安全性原则：确保产品档案的安全，防止丢失、损坏和泄露。

4.保密性原则：对涉及商业秘密的产品档案，实行严格的保密措施。

5.便捷性原则：简化档案查阅流程，提高档案利用效率。

四、管理职责

1.产品档案管理部门：负责制定和实施产品档案管理制度，组织、协调、监督各部门的产品档案管理工作。

2.各部门负责人：负责本部门产品档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全。

3.档案管理员：负责具体实施产品档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

五、档案分类与编号

1.档案分类：根据产品档案的性质、内容、用途等，分为以下类别：

（1）研发档案：包括产品研发计划、设计方案、技术文档、测试报告等。

（2）生产档案：包括生产工艺、设备参数、生产记录、质量检验报告等。

（3）销售档案：包括销售合同、客户信息、市场分析报告、销售业绩等。

（4）售后档案：包括售后服务记录、客户投诉、维修记录、备件清单等。

2.档案编号：采用统一编号规则，确保档案编号的唯一性。

六、档案收集与整理

1.档案收集：各部门在产品研发、生产、销售、售后等环节产生的档案，应及时收集并报送档案管理部门。

2.档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、归档，确保档案的有序性。

3.档案归档：档案管理员将整理好的档案按照类别、编号顺序，存放在档案柜中。

七、档案保管与维护

1.保管条件：档案保管应满足以下条件：

（1）温度：保持在15℃-25℃之间。

（2）湿度：保持在40%-60%之间。

（3）通风：保持室内空气流通。

（4）防尘、防潮、防虫、防火、防盗。

2.档案维护：档案管理员定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。

八、档案借阅与利用

1.借阅手续：借阅档案需填写借阅申请，经相关部门负责人批准后方可借阅。

2.借阅期限：档案借阅期限一般为1周，特殊情况可适当延长。

3.档案利用：借阅人应妥善保管档案，不得擅自复制、泄露或损毁档案。

九、档案销毁

1.档案销毁程序：档案销毁需经档案管理部门审核，报公司领导批准后方可进行。

2.档案销毁方式：采用碎纸机碎纸、焚烧等方法销毁档案。

3.档案销毁记录：档案销毁后，档案管理部门应做好销毁记录，并存档备查。

十、附则

1.本制度由公司档案管理部门负责解释。

2.本制度自发布之日起实施。

3.本制度如有未尽事宜，由公司档案管理部门负责修订。

4.各部门应认真贯彻执行本制度，确保产品档案管理工作顺利进行。

第2篇

一、总则

第一条为加强公司产品档案的管理，确保产品档案的完整、准确、安全和有效利用，提高产品质量管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有产品档案的管理，包括设计文件、生产文件、检验报告、使用说明书、维修记录等。

第三条产品档案管理应遵循以下原则：

1.完整性原则：确保产品档案的全面性，不得遗漏任何重要信息。

2.准确性原则：确保产品档案内容的真实性和准确性。

3.安全性原则：确保产品档案的保密性和安全性。

4.有效性原则：确保产品档案的易查、易用、易保管。

二、组织机构与职责

第四条公司设立产品档案管理领导小组，负责公司产品档案管理的整体规划、监督和协调工作。

第五条产品档案管理领导小组下设产品档案管理办公室，负责具体实施产品档案管理工作。

第六条产品档案管理办公室的主要职责：

1.制定产品档案管理制度及实施细则；

2.组织开展产品档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；

3.负责产品档案的鉴定、销毁和移交工作；

4.负责产品档案的保密工作；

5.负责产品档案的统计和分析工作；

6.对产品档案管理工作的实施情况进行监督检查。

第七条各部门应指定专人负责本部门的产品档案管理工作，具体职责如下：

1.按照规定收集、整理、归档本部门的产品档案；

2.严格按照档案管理制度进行档案的保管和利用；

3.及时向产品档案管理办公室报告档案管理工作中存在的问题；

4.参与产品档案的鉴定、销毁和移交工作。

三、档案收集与整理

第八条产品档案的收集范围：

1.产品设计文件、技术标准、规范、操作规程等；

2.产品生产过程中的各类文件、记录、图纸等；

3.产品检验报告、质量事故报告