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档案管理知识培训总结课件

目录

01

档案管理基础

02

档案收集与整理

03

档案的存储与保护

04

档案的利用与服务

05

档案管理法规与标准

06

档案管理的现代化

档案管理基础

01

档案的定义和分类

档案分类

文书、科技、专门

档案定义

记录历史信息

01

02

档案管理的重要性

档案管理保证单位重要信息完整记录，便于追溯和查询。

确保信息完整

档案为管理层提供历史数据和参考，支持科学决策。

支持决策制定

档案管理的基本原则

确保档案内容真实可靠，不伪造、不篡改。

真实性原则

保持档案材料齐全完整，避免缺失或损坏。

完整性原则

档案收集与整理

02

档案收集的范围和方法

明确档案来源，涵盖业务、行政等各类重要文件。

收集范围界定

采用定期收集、随时收集等方式，确保档案完整性和时效性。

收集方法多样

档案整理的流程和标准

按档案类型、时间等分类，确保档案有序存放。

分类归档

制定档案整理标准，如格式、装订等，保证档案整齐划一。

整理规范

档案数字化处理

将纸质档案扫描成电子文档，录入档案管理系统，便于检索和保存。

扫描录入系统

对数字化档案进行整理分类，确保信息准确无误，提高档案利用效率。

数据整理分类

档案的存储与保护

03

档案存储环境要求

温度14-24℃，湿度45%-60%，保持档案寿命。

温湿度控制

避免直射光，使用窗帘；定期清扫，减少灰尘损害。

防光防尘措施

档案保护的技术措施

01

九防技术

采用防火、防盗等九项技术，全面保护档案安全。

02

温湿度控制

配置温湿度计，实时监测并调节，确保档案保存环境稳定。

档案的定期检查与维护

定期检查

定期对档案进行检查，确保档案完整无损，及时发现并处理潜在问题。

环境维护

维护存储环境，控制温湿度，防尘防虫，保障档案长期保存质量。

档案的利用与服务

04

档案查询服务流程

01

提交查询申请

用户填写查询申请表，明确所需档案内容及用途。

02

审核查询权限

档案管理人员审核申请，确认用户查询权限及档案可公开范围。

03

提供查询服务

在权限范围内，为用户提供档案查询服务，包括现场查阅、复制等。

档案借阅与复制规定

查阅需经领导审批，外单位需介绍信。

借阅审批流程

复制档案须经负责人同意，由档案馆统一办理。

复制管理规定

档案原则不外借，借出须限时归还，不得转借。

借阅时限要求

01

02

03

档案信息的开发利用

将档案信息进行数字化处理，便于检索和利用。

信息数字化

推动档案信息的开放共享，提高档案资源的利用率。

开放共享

档案管理法规与标准

05

国家档案法规概述

01

立法背景目的

确立档案管理规范，保障档案安全利用

02

主要法规内容

含收集、整理、利用等多方面规定

档案管理标准体系

包括GB/T34112等，规范档案管理活动。

国家标准

以“DA/T”表示，如会计档案案卷格式。

行业标准

地方标准以“DB”表示，企业标准以“Q”开头。

地方及企业标准

档案工作法律责任

包括损毁、丢失、擅自提供档案等。

档案违法类型

01

分为行政、民事、刑事责任。

法律责任种类

02

档案管理的现代化

06

信息技术在档案管理中的应用

智能技术与档案管理深度融合，提升科学管理、高效利用水平。

智能技术融合

区块链保障电子档案真实性，优化归档流程，降低成本。

区块链技术

AI技术实现档案智能检索、开放审核，提高效率和准确性。

AI技术应用

档案管理系统介绍

技术特点

智能化高效安全

核心功能

存储检索借阅管理

01

02

档案管理的未来趋势

强化依法治档，构建现代化档案治理制度体系。

法治化保障

从电子档案向档案数据升级，全面激活档案价值。

数据化升级

利用AI等技术，实现档案智能分类、检索与利用。

智能化管理

谢谢