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最新合同管理档案管理制度

合同管理档案管理制度是企业管理中的重要组成部分，它对于保障企业的合法权益、规范经营活动、提高管理效率具有重要意义。以下是一份较为详细的合同管理档案管理制度：

总则

为加强公司合同管理档案的规范化、科学化、系统化，有效保护和利用合同档案，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类合同管理档案。合同管理档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、往来函件、会议纪要、履行记录等。

合同管理档案的管理体制与职责

公司设立合同管理档案工作领导小组，由公司领导班子成员组成，负责统筹协调合同管理档案工作的重大事项。档案管理部门负责合同管理档案的集中统一管理，制定合同管理档案管理制度和业务规范，对各部门合同管理档案工作进行指导、监督和检查。各业务部门负责本部门合同的起草、签订、履行及相关文件材料的收集、整理和归档工作，指定专人负责合同管理档案的日常管理。法务部门负责对合同的合法性进行审查，参与重大合同的谈判和起草，对合同管理档案工作提供法律支持和指导。

合同档案的收集与整理

各业务部门在合同签订、履行过程中，应及时收集合同相关的各种文件材料，包括但不限于合同文本、附件、补充协议、审批文件、授权委托书、往来函件、会议纪要、履行记录、验收报告等。合同档案的收集应遵循完整性、准确性、系统性的原则，确保档案材料齐全、真实、有效。业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及相关文件材料整理齐全，移交本部门合同管理档案专管员。合同管理档案专管员应对收集到的文件材料进行初步整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类，并编制文件目录。对于合同履行过程中形成的文件材料，业务部门应在每一项工作完成后[X]个工作日内收集整理，并定期移交档案管理部门。

合同档案的归档

业务部门将整理好的合同档案移交档案管理部门时，应填写《合同档案移交清单》，详细记录合同名称、合同编号、签订时间、对方当事人、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。档案管理部门对移交的合同档案进行审核，对于不符合要求的，应及时退回业务部门补充完善。经审核合格的合同档案，档案管理部门应按照档案管理的有关规定进行分类、编号、装订，并录入档案管理系统。合同档案的归档时间应在合同履行完毕后[X]个月内完成。对于重大、复杂合同，可根据实际情况适当延长归档时间，但最长不得超过[X]个月。

合同档案的保管

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，配备必要的保管设施和设备，确保合同档案的安全。合同档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，定期进行检查和维护。合同档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列存放，便于查找和利用。对于重要合同档案，应采取特殊的保管措施，如采用专柜存放、加密存储等。档案管理部门应建立合同档案保管台账，对合同档案的入库、出库、借阅等情况进行详细记录。定期对合同档案进行盘点，确保账物相符。

合同档案的借阅与利用

公司内部各部门因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应根据借阅人的工作需要和保密要求，确定是否批准借阅申请。对于涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，借阅人应签订《保密承诺书》，严格遵守保密规定。借阅合同档案时，借阅人应按照规定的借阅期限归还，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应爱护合同档案，不得涂改、损坏、丢失合同档案。如有违反，应承担相应的责任。档案管理部门应积极为公司各部门提供合同档案的利用服务，通过档案管理系统、档案查阅室等方式，方便各部门查阅和利用合同档案。在提供合同档案利用服务时，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。

合同档案的鉴定与销毁

档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，根据合同档案的保存价值和保管期限，确定是否继续保存或销毁。合同档案的鉴定工作应由档案管理部门会同业务部门、法务部门等组成鉴定小组进行。鉴定小组应按照国家有关规定和公司的实际情况，制定合同档案鉴定标准和工作程序。对于保管期限已满、失去保存价值的合同档案，经鉴定小组鉴定后，应填写《合同档案销毁清册》，详细记录合同名称、合同编号、签订时间、对方当事人、销毁原因等信息，并由鉴定小组成员签字确认。《合同档案销毁清册》应报公司领导审批。经公司领导批准后，档案管理部门应按照规定的程序对合同档案进行销毁。销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程安全、彻底。销毁完毕后，监销人应在《合同档案销毁清册》上签字确认，并将《合同档案销毁清册》存档保存。

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