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数字化档案管理系统建设协议

一、合同主体

（一）合同双方

本协议由双方自愿签订，甲方为委托建设数字化档案管理系统的一方，乙方为承担数字化档案管理系统开发与实施的专业服务机构。甲方具体信息如下：公司名称或个人信息请在下划线处填写，例如甲方：____________________（此处填写公司名称或个人身份信息）。乙方具体信息如下：公司名称或个人信息请在下划线处填写，例如乙方：____________________（此处填写公司名称或个人身份信息）。双方均具备签订本协议的合法资质，认可本协议的所有条款，并遵守中国的相关法律法规。合同目的是为甲方提供高效、安全的档案管理解决方案，推动档案信息的数字化存储与检索优化。

（二）合同背景与目的

鉴于甲方现有档案管理需要提升效率并减少人为差错，经双方协商一致，甲方委托乙方建设一套定制化的数字化档案管理系统，该系统应具备档案录入、分类、存储、检索、备份及权限管理等核心功能。目的是实现档案资源的电子化转型，确保档案数据的完整性、保密性和可追溯性。系统建设完成后，将显著提高档案管理效率并降低运营成本。

（三）合同内容概述

本协议包括但不限于系统的需求分析、设计开发、部署实施、测试验收及后续维护阶段。建设内容包括档案管理软件的开发、硬件配置建议、用户培训等。整体工作应在合理期限内完成，例如项目周期设定为甲方支付首付款后的数月内。双方需协作确定最终的技术规格书，作为系统建设的基础参考。

二、合同条款与责任义务

（一）甲方责任与义务

甲方负责提供准确完整的档案管理需求文档，包括业务规则、数据格式要求及现有档案数据样本。甲方应在指定时间内对需求确认签字，并确保内部资源如相关人员、场地等配合乙方工作。甲方需提供系统测试环境所需的硬件设施如服务器或网络支持，并安排最终验收测试。甲方应按时支付合同款项，款项支付方式为分期支付，首期支付合同总额的百分比作为启动资金，中期支付系统开发阶段的费用，末期支付验收后余款。付款账号信息应保密填写。

（二）乙方责任与义务

乙方负责根据甲方需求设计并开发数字化档案管理系统，确保系统功能符合行业标准如档案管理规范及相关法律法规要求。乙方需提供详细的系统架构图、技术文档及用户手册。乙方应在开发过程中定期向甲方提交进度报告，并在系统完成后进行全面的测试与调试。乙方提供必要的用户培训服务包括现场指导及操作指南，培训时长不少于约定的天数。乙方负责系统部署期间的配置与设置，并保证数据转换过程的准确性与安全性。乙方在维护期内提供软件缺陷修复及常规升级服务。

（三）知识成果权益

本协议实施过程中产生的所有软件代码、文档及数据格式等知识产权归甲方所有。乙方确保向甲方交付源代码及所有开发成果的完整权限。乙方承诺不侵犯任何第三方知识产权。若涉及第三方软件或工具，乙方需获得合法授权并告知甲方相关细节。

（四）风险承担与管理

双方共同承担项目实施风险如技术挑战或突发延误。甲方负责档案数据输入的真实性及授权使用。乙方负责系统开发的质量及数据安全措施如加密备份。若发生数据泄露或系统故障，责任方应及时补救并通知对方。所有硬件损坏或网络问题造成的损失由甲方承担，除非因乙方实施不当导致。

三、违约责任

（一）违约定义与后果

若任何一方违反本协议条款，违约方应在合理时间内（例如数天内）书面通知对方并采取补救措施。违约情形包括但不限于未按时履行义务、提供虚假信息或侵犯知识产权。违约金计算方式为违约行为造成损失的基础上协商确定，例如最高不超过合同总价的特定百分比。

（二）特定违约处理

如甲方延迟付款超过约定周期，每延迟一天需支付逾期金额的日利率作为滞纳金。如乙方未按期交付系统或功能不达标，甲方有权暂停支付后续款项并要求修复或赔偿。乙方若泄露甲方档案数据，需承担全部法律责任并赔偿甲方损失。不可抗力如自然灾害导致无法履行时，双方协商延期或终止协议，不视为违约。

四、争议解决方法

（一）协商机制

双方发生任何争议时，应优先通过友好协商解决。协商过程应在收到争议通知后的合理时间内（例如数周内）进行，并由双方代表会面讨论。

（二）仲裁与法律途径

若协商未能解决，争议应提交甲方所在地的仲裁委员会裁决，裁决结果为最终且具有约束力。仲裁费用由败诉方承担。任何一方不服仲裁时，可依法向人民法院提起诉讼。

（三）诉讼管辖

与本协议相关的所有诉讼，均应适用中华人民共和国法律，并提交甲方所在地有管辖权的人民法院处理。诉讼过程中不影响协议其他条款的执行。

五、合同生效与终止

（一）生效条件

本协议自双方正式签署之日起生效。生效前提是双方已确认所有附件如需求规格书并完成首付款支付。

（二）终止情形

本协议在以下情况终止：系统验收合格并完成维护期后自动终止；任何一方书面通知终止且得到对方同意；或因不可抗力事件无法继续履行。终止前乙方应完成系统移交