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保健公司会议记录管理细则

一、总则

本细则旨在规范保健公司会议记录的管理，确保会议信息准确、完整、有效传递与保存，为公司决策、工作推进和经验总结提供可靠依据。以公司“关爱健康，品质至上，创新协作，共筑未来”的企业文化为指导，秉持高效、务实、人文关怀的经营理念，遵循扁平化管理原则，提高信息流通效率，促进公司各层级之间的沟通与协作，同时注重社会效益，为公司持续发展和社会健康事业贡献力量。

二、适用范围

本细则适用于保健公司全体员工。涉及公司内部各类会议，包括但不限于管理层会议、部门会议、项目会议、跨部门协作会议等。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

-负责制定和完善会议记录管理细则，并监督执行。

-对重要会议记录进行统一存档管理，确保记录的安全性和完整性。

-定期检查各部门会议记录的管理情况，提供指导和培训。

2.会议召集人

-明确会议目的、议程和参会人员，提前通知相关人员做好准备。

-在会议过程中，引导会议有序进行，确保讨论内容围绕主题展开。

-对会议记录的准确性和完整性负责，审核会议记录初稿，并提出修改意见。

3.会议记录人

-认真聆听会议内容，准确记录会议讨论要点、决策结果、任务分配等关键信息。

-及时整理会议记录，形成初稿，并在规定时间内提交给会议召集人审核。

-对会议记录的质量负责，保证记录清晰、简洁、准确，符合公司文档规范。

四、管理内容与流程

1.会议记录准备

-会议召集人应在会议前明确记录人。记录人提前了解会议主题、议程，准备好记录工具和设备，如笔记本、录音笔等。

-对于重要会议，记录人可提前向参会人员收集相关资料，以便更好地理解会议内容。

2.会议记录过程

-记录人要专注会议进程，详细记录会议中的发言、讨论、决议等内容。采用通用的记录符号和缩写，提高记录速度。

-对于重要观点、数据和决策，要准确记录原话或关键信息，避免遗漏或误解。

-如有需要，可进行录音或录像，但需提前征得参会人员同意，并在会后及时整理成文字记录。

3.会议记录整理

-会议结束后，记录人应尽快整理会议记录，将原始记录转化为规范的文档格式。

-对记录内容进行校对和编辑，确保语句通顺、逻辑清晰、内容准确。补充必要的解释和说明，使未参会人员也能理解会议要点。

4.会议记录审核

-记录初稿完成后，提交给会议召集人审核。召集人应在收到记录后的[X]个工作日内完成审核。

-召集人重点审核记录是否准确反映会议内容、决议是否明确、任务分配是否清晰等。如有问题，及时反馈给记录人修改。

5.会议记录分发

-审核通过的会议记录，由记录人按照会议召集人的要求进行分发。分发范围通常包括参会人员、相关部门负责人等。

-采用电子文档或纸质文档的形式分发，确保接收人能够及时获取。对于重要会议记录，可抄送公司高层领导。

6.会议记录存档

-行政部门负责对重要会议记录进行存档管理。按照会议类型、时间顺序等进行分类存储，建立电子和纸质档案。

-设定合理的存档期限，一般重要会议记录存档期限为[X]年，涉及公司重大决策和关键业务的记录长期保存。

-定期对存档记录进行检查和维护，确保记录的可读性和完整性。

五、权利与义务

1.员工权利

-有权查阅与自己工作相关的会议记录，以便了解公司决策、工作安排等信息。

-对会议记录内容有疑问或认为存在错误时，有权向记录人或会议召集人提出核实和修改请求。

2.员工义务

-参会人员有义务积极配合记录人工作，清晰表达观点，确保会议记录准确反映会议情况。

-记录人有义务按照本细则要求，认真做好会议记录工作，保证记录质量和及时性。

-所有员工有义务妥善保管收到的会议记录，不得随意泄露或传播涉及公司机密的内容。

六、监督与考核机制

1.监督机制

-行政部门定期对各部门会议记录管理情况进行检查，包括记录的完整性、准确性、存档情况等。

-设立意见反馈渠道，鼓励员工对会议记录管理中存在的问题进行反馈和监督。

2.考核机制

-将会议记录管理工作纳入绩效考核体系，对会议召集人、记录人等相关人员进行考核。

-考核指标包括记录质量、审核及时性、分发准确性、存档规范性等。

-根据考核结果，对表现优秀的人员给予奖励，对未达标的人员进行培训和督促改进。

七、附则

1.本细则自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。

2.公司鼓励员工在会议记录管理工作中提出创新建议和方法，以不断提高管理效率