某地产公司商务公文写作培训.pptxVIP

2025/8/281商务公文写作培训主讲人：梁兰凌2008年7月24日

商务公文写作一开篇－－商务公文写作的概念

指挥性文书——指示01??规范性文书——章程02??报请性文书——请示03??知照性文书——通知04??联络性文书——信函05??记录性文书——会议记录06??报导性文书——新闻07??法律性文书——合同08商务文书分类

215关于移交东莞香堤水岸公司及东莞铸创公司公章及相关文件的请示关于售楼处笔记本电脑丢失的报告致市统计局经济统计联络函4关于开展2006年中层管理人员考核的通知3关于售楼处笔记本电脑被盗事宜的函常用公文类型说明.doc常用公文

公文写作贵在精确、简单而直接。商务公文写作的特点野火烧不尽，春风吹又生。富新函2008年04号（修改前）.doc离离原上草，一岁一枯荣。富新函2008年04号（修改后）.doc白居易

对比这两种说法：用语精确对于项目管理人才的需求每年都在增加。对于项目管理人才的需求以每年20％的速度增长。你的帐款已经过期了。你的帐款已经过期45天了。

XX集团关于电脑问题的通知缺少“采购”、“管理”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的意图。找问题：用语精确

练习logo关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告.doc指出公文中的错误

句中无余字，篇内无赘语准确一字入公文，九牛拔不出简明不拐弯抹角，不可以藻饰朴实用词严肃端庄，不带感情色彩庄重公文写作的特点

01意思明确——明白无误，让人一目了然02??文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平03??观点正确——有道理，不搞歪理04??实事求是——真实，不掩饰，不夸张05??及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事06??简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴07??层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈08??标点规范——正确运用，防一逗到底09??格式适宜——不同文种用不同格式??商务文书写作要求

商务公文写作二写作步骤－－如何写出好文章

????第一步??制定正确的行动目标行动目标

行动目标案例分析：部门经理让你通知各部门相关人员参加工程维修专题会议，你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员。请分析你的行动目标。

行动目标行动目标－－的行动被动目标－－的意愿“我要通知每个应参加会人员会议的时间和地点。”“我要在会议前一个星期让每个应参加会议人员确认能否参加。”

01??02??03第二步04??05决定文章的06正式程度正式指数

1分10分正式指数你本人很了解对方吗？目标读者比你们的层级低吗？是好消息吗？正式指数

正式指数正式程度表现在：形式称谓语气祝酒词.doc

正式指数指出下列哪些媒介是正式媒介??宣传册??电子邮件??政府公文??行文正式的电子邮件附件??可粘贴便条??手写便笺??带抬头信纸??广告传单

正式指数案例分析：利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。??你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。

01??02??03第三步04??05决定文章的06总体风格说服矩阵

??立场一致资源不充足说服矩阵立场不一致资源充服矩阵

说服矩阵目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？资源你要读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？立场

说服矩阵??立场一致立场不一致资源不充足资源充足一象限简单型二象限说服型四象限解决问题型三象限艰难型说服矩阵

说服矩阵??立场不一致立场一致资源不充足资源充足一象限简单型罗列事实短文即可通知性质二象限说服型多次沟通强调利益所在较长篇幅四象限解决问题型有问有答较长篇幅三象限艰难型不值得花费精力说服矩阵

说服矩阵简单型案例分析：利用“说服矩阵”工具分析下面的信件的总体风格。场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。

说服矩阵说服型解决问题型场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。

??01??02第四步03??04选择文章的05层次结构06层次结构

层次结构公文的“五”大主要层次：??连贯式??并列式??分析问题式??问答式??行动结果式

层次结构??突出事情的脉络；??浑然贯通，连成一体；??程序安装说明，事故调查报告，工程报告。（一）式按照事情发展经过和时间顺序。

层次结构（二）式层次之间是并列关系。??便于读者信息；??报