如何建立人事档案？.docxVIP

如何建立人事档案？

保管。专人专室专柜保管。我们公司要求指定一名人事专员负责此事，我安排部门负责考勤及入离职手续办理的小美女来做，挺干练的，目前做得挺好，基本不用让人多操心。档案放在专门的档案室里，并用专门有锁的铁柜来存放；每一份员工档案都有一个编号，编号为员工姓名的第一个拼意字母+工号，如假设我风十三工号为10018，即我的档案编号为fss10018，以此按顺序按部门摆放排列；每一个档案都有一个档案盒，档案盒里都有一份员工档案清单目录（昨天介绍的常规内容都包含在内，只要勾选并填上份数即可，特殊或额外增加的可手工加上）。入职档案与离职档案单独分开存放。涉及敏感性的薪资核定表、调薪记录、年薪考核方案等，另外存放于财务部，由指定的财务人员负责保管。

借阅。我们公司规定只有主管级以上员工才可借阅其下属员工档案，且借阅时必须填写《档案借阅申请表》交部门负责人和hr总监审批后方可，要借阅经理级以上人员的档案必须经总经理同意批准方可；为了确保档案内容安全及信息不外泄，经借阅批准后，借阅人只能在档案室里在档案管理人员的监督下即时查看，查看完后马上归还，不得私自带出档案室；查看过程中不得涂改、画圈、损毁档案内容，也不得拍照、复印，可单独用铅笔与便签纸记录一些所需信息带走，仅此而已。借阅完成后还得在我部门小美女做好的《借阅登记表》上签字确认，月底其整理好后交我签字审核存档。

电子档案的建立和录入。公司规定在入离职手续办理完一周内必须在her系统中建档并录用完整，同时将纸质档案进行扫描作为附件上传存档。涉及调薪（由财务上传）和人事异动的也是如此，时间期限都是一周内必须完成更新。这个事主要由那位人事专员小美女来独立完成。

电子档案阅读授权管理。类似借阅规定，一般员工只能在ehr系统中看到自己的电子档案，主管可授权看其下属档案，职位越高所查看权限越大，所看档案也就越多。服务于各子/分公司的hr经理或主管也只能看其所属单位的人员档案，不得跨部门越级查看。授权是由it部依据这规定提前在系统中设定好的。

销毁。公司规定一般员工离职两年后其档案可销毁，由竞业避止期限要求、主管和经理要离职5年后才可销毁，而公司高管的档案一般不销毁。销毁由档案管理专员提出《员工档案销毁申请表》，报hr总监审批方可进行，进行销毁时必须有第二人在场监督执行（一般用碎纸机销毁），完成后双方都必须要在《销毁档案记录表》里签字确认。另外，电子档案不予销毁。

总之，人事档案的管理要注意安全性、及时性和相关手续的完备性，缺一不可。另外，挑选一名做事认真细心、讲原则并有责任心的档案管理专员也很重要，同时做好抽查和监督工作，否则难于保障执行的可靠性和安全性。以上只是分享我公司做法，仅供参考借鉴，具体如何进行档案管理，卡卡们可结合自身企业实际和要求来做，没有定论，只要符合以上“三性”原则即可。（如不一定非得要有独立的档案室，但必须有可上锁的档案柜；不一定非得要有ehr系统，但至少要有一个excel表格的电子档案登记表；不一定非得要专岗负责，但至少得安排专人负责；有地方存放就不一定非得要销毁；等等）