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电脑硬件更换申请流程范本

一、总则

为规范公司电脑硬件更换的申请、审批、采购、更换及资产处置等环节管理，确保公司资产的合理使用、数据安全及业务的连续性，特制定本流程范本。本流程适用于公司所有员工因工作需要或硬件故障提出的电脑硬件更换申请。各部门应严格遵照执行，确保流程顺畅、责任明确、高效规范。

二、申请发起与初步诊断

1.申请人自查与判断：当电脑出现硬件故障或现有硬件配置无法满足工作需求时，申请人应首先进行初步判断。

*故障类：如遇硬件故障（如无法开机、频繁死机、硬件报错等），应先尝试进行基础排查，例如检查连接、重启、查杀病毒、更新驱动等。若问题依旧，初步判断为硬件故障。

*升级类：如因业务发展、软件升级导致现有硬件性能不足（如运行缓慢、存储空间不足影响工作效率等），申请人需明确阐述升级的必要性及预期效果。

2.提交申请意向：经初步判断确需更换硬件后，申请人向本部门负责人口头或书面（如即时通讯工具）汇报情况，说明更换原因。

三、填写《电脑硬件更换申请表》

1.获取申请表：申请人从公司指定渠道（如行政部、IT部共享文件夹或OA系统）获取统一格式的《电脑硬件更换申请表》。

2.完整填写信息：申请人需认真、准确、完整地填写表格各项内容，主要包括：

*申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）。

*设备基本信息（设备名称、资产编号、使用年限、当前配置）。

*故障描述/升级理由（详细描述故障现象、发生频率，或阐述升级的具体需求和工作依据）。

*拟更换硬件信息（硬件类型，如硬盘、内存、主板、电源、显卡等；建议品牌及型号，如已知；预估数量）。

*申请日期及期望完成时间。

3.附件补充：如因硬件故障申请，可附上故障截图、检测报告（如有）等辅助材料，以说明情况的真实性和紧迫性。

四、部门内部审批

1.直属领导审核：申请人将填写完整的《电脑硬件更换申请表》提交给直属部门负责人进行审核。

*部门负责人需核实申请事由的真实性、必要性，评估更换硬件对工作的影响，以及更换方案的合理性。

*对于升级类申请，需结合部门预算及工作优先级进行综合考量。

2.审批意见与签字：部门负责人审核通过后，在申请表上签署明确意见并签字；若不通过，应注明原因并退回申请人。

五、IT部门技术审核与方案确认（如适用）

1.提交IT部门：经部门负责人审批通过的申请表，根据公司规定提交至IT部门（或指定的技术支持人员）进行技术层面的审核。

2.IT部门检测与评估：

*IT部门收到申请后，可对故障设备进行进一步的专业检测，以确认硬件故障的具体部位及原因，避免误判。

*对于升级类申请，IT部门需评估现有硬件是否确实存在瓶颈，拟升级硬件与现有设备的兼容性，以及推荐更优的硬件型号或替代方案。

3.出具审核意见与方案：IT部门在申请表上填写审核意见，明确是否同意更换/升级，以及最终确认的硬件型号、规格、预估费用等，并签字确认。如需调整申请内容，应与申请人及部门负责人沟通。

六、财务/资产管理部门审批（如适用）

1.预算与资产核查：若涉及大额支出或固定资产变更，申请表需提交至财务部门及资产管理部门进行审批。

*财务部门主要审核更换/升级费用是否在预算范围内，费用的合理性等。

*资产管理部门主要核实设备的资产信息，评估旧硬件的处置方式等。

2.审批签字：相关部门审核通过后签字确认；若有异议，退回并说明原因，由申请人或相关部门协调处理。

七、采购流程（如需）

1.采购申请发起：根据最终审批意见，若公司现有库存无相应备件，由IT部门或行政采购部门根据审批通过的申请表，按照公司《采购管理制度》发起采购流程。

2.采购执行：采购部门（或指定人员）负责进行供应商选择、比价、下单采购等事宜，确保采购过程合规、高效。

八、硬件更换实施

1.通知申请人：硬件到货后，IT部门（或技术支持人员）与申请人协调确定硬件更换的具体时间，尽量减少对申请人工作的影响。

2.数据备份与迁移：在硬件更换前，IT部门需指导或协助申请人对电脑中的重要数据进行备份。对于涉及硬盘更换的情况，需确保数据安全迁移至新硬盘或临时存储介质。

3.硬件更换操作：IT技术人员按照规范操作流程进行硬件更换、安装及调试工作。

4.旧硬件回收与处理：更换下来的旧硬件（特别是存储设备）由IT部门统一回收，进行登记。根据硬件状况及公司规定，进行维修、报废、数据销毁或合规处置，确保信息安全。

5.更换后测试：硬件更换完成后，IT技术人员需对电脑进行全面测试，确保新硬件工作正常，操作系统及应用软件运行稳定。

6.申请人确认：申请人在现场对更换后的电脑进行试用，确认故障已排除或性能已满足工作需求，并在相关记录