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公文写作技巧与格式规范培训资料

前言：公文的重要性与基本要求

在党政机关、企事业单位的日常工作中，公文扮演着上传下达、沟通协调、规范行为、记录凭证的关键角色。其质量直接关系到工作效率、政策执行效果乃至单位形象。因此，掌握公文写作的基本技巧与格式规范，是每一位职场人员必备的职业素养。本培训资料旨在帮助大家系统了解公文写作的要点，提升公文处理能力，确保公文的严肃性、准确性和有效性。

一、公文写作的基本原则

公文写作并非简单的文字堆砌，它具有鲜明的目的性和规范性。在动笔之前，首先要明确并遵循以下基本原则：

（一）准确规范是生命线

公文的核心在于传递信息，任何模糊、歧义或错误都可能导致工作失误。这要求我们在遣词造句、数据引用、政策依据等方面务必精准无误。所用词语必须符合国家法定的规范，包括简化字、标点符号、数字用法等，避免使用生僻字、方言土语或未经规范的简称。

（二）实事求是是根本点

公文内容必须基于客观事实，反映真实情况，提出的观点要有依据，提出的措施要切实可行。切忌主观臆断、夸大其词或文过饰非。尤其是在报告工作、反映问题时，要做到一是一，二是二。

（三）精简高效是时代要求

在信息爆炸的时代，冗长拖沓的公文会降低工作效率。要力求言简意赅，用最精炼的文字表达最核心的内容。避免空话、套话、废话，突出重点，直奔主题。同时，公文的流转和处理也应体现高效原则。

（四）庄重得体是基本格调

公文是官方意志的体现，其语言风格必须庄重、平实、得体。要避免使用夸张、抒情、幽默等文学化手法，以及过于口语化的表达。根据行文对象和内容的不同，选择恰当的语气和措辞，做到不卑不亢，礼貌周全。

二、公文的常见种类与基本格式规范

公文种类繁多，各有其特定的适用范围和格式要求。以下介绍几种最常用的公文种类及其基本格式规范：

（一）通知

通知是用于发布法规规章、转发上级机关公文、批转下级机关公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员等的公文。

*基本格式：通常包括标题、主送机关、正文、附件（必要时）、发文机关署名、成文日期、印章等。

*正文要点：需明确告知事项的缘由、具体内容、执行要求或注意事项。内容简单的通知，可开门见山；内容复杂的，可分条列项，但条理要清晰。

（二）报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。

*基本格式：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章。

*正文要点：开头简要说明报告的缘由和目的；主体部分详细阐述工作进展、取得成效、存在问题、经验教训等；结尾常用“特此报告”等结束语。报告具有单向性，一般不要求上级批复。

（三）请示

请示是下级机关向上级机关请求指示、批准事项时使用的公文。

*基本格式：标题、主送机关（通常为一个直接上级）、正文、发文机关署名、成文日期、印章。

*正文要点：开头写明请示的原因和背景，强调其必要性和紧迫性；主体部分清晰列出请示的具体事项；结尾常用“妥否，请批示”、“以上请示，盼予批复”等。请示必须一文一事，且需要上级机关明确批复。

（四）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

*基本格式：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章。

*正文要点：函的写作应简明扼要，直陈其事。商洽函要明确提出需要协调的事项；询问函要清晰列出疑问点；答复函要针对来函内容逐一回应。语气应平和、礼貌。

（五）纪要

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

*基本格式：标题（通常为“XX会议纪要”）、会议时间、会议地点、参会人员、列席人员、缺席人员（注明原因，必要时）、主持人、记录人、正文、发文机关（或会议主办单位）、成文日期。

*正文要点：开头概述会议基本情况，包括会议主题、目的、依据等；主体部分详细记录会议讨论的主要内容、形成的一致意见、作出的决议或决定、布置的工作及责任人、完成时限等。纪要应客观准确，突出重点，条理清晰。

三、公文写作的核心技巧

掌握了基本原则和格式规范，接下来需要提升写作技巧，使公文更具说服力和执行力。

（一）谋篇布局：意在笔先，逻辑清晰

1.明确主旨：动笔前务必清楚公文的写作目的是什么，要解决什么问题，达到什么效果。主旨应单一、鲜明，贯穿全文。

2.理清思路：围绕主旨，梳理清楚要表达的各个方面及其先后顺序。可以采用总分、递进、并列等结构方式，确保层次分明，逻辑严密。

3.搭好框架：在正式写作前，可先列出提纲，明确各部分的主要内容和重点，确保公文结构完整，不遗漏关键信息。

（二）锤炼语言：精准简明，庄重得体

1.准确精炼：选用最恰当的词语，准确表达意图，避免模棱两可、含混不清。力求用最少的文字传递最多的信息，删去一切不必要的修饰和