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水利监理档案整理与审核指南

引言

水利监理档案作为水利工程建设全过程的真实记录与重要凭证，承载着工程建设的管理智慧、技术细节与质量责任。其规范化整理与严格审核，不仅是工程竣工验收、后期运维、审计监督及历史追溯的基础，更是衡量监理工作质量、提升项目管理水平的关键环节。本指南旨在结合水利工程监理工作的实际特点与行业管理要求，系统阐述水利监理档案的整理方法与审核要点，以期为相关从业人员提供具有操作性的专业指引，确保监理档案的完整、准确、系统与安全。

一、水利监理档案整理工作

（一）整理工作的基本原则与要求

水利监理档案的整理，应遵循以下核心原则：

1.真实准确原则：档案内容必须真实反映工程监理活动的实际情况，数据可靠，结论客观，不得虚构、篡改或隐瞒。

2.齐全完整原则：监理工作各环节形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全，确保档案的系统性和连续性，避免关键环节的缺失。

3.系统规范原则：按照档案形成的自然规律和内在联系，进行科学分类、有序排列和规范编目，便于检索与利用。

4.安全保密原则：采取必要的措施，确保档案在整理、保管过程中的实体安全与信息保密，防止失泄密事件发生。

5.经济实用原则：在满足档案管理要求的前提下，力求整理方法简便易行，归档文件载体选择经济耐用，兼顾档案的长久保存与高效利用。

（二）文件材料的收集与积累

文件材料的收集与积累是档案整理的基础，应贯穿于监理工作的始终。

1.收集范围：监理档案的收集范围广泛，主要包括但不限于：监理合同及相关协议；监理规划、监理实施细则；监理投标文件（正本或副本关键页）；施工图纸会审记录、设计交底记录；施工组织设计、专项施工方案的报审与审批文件；原材料、半成品、构配件及设备的进场报审与检验文件；测量放线成果报审文件；工程进度计划报审与审批、进度报告；工程款支付申请与证书；监理通知单、监理报告、工作联系单及回复；会议纪要（监理例会、专题会议等）；旁站记录、监理巡视记录、平行检验记录；质量评定资料；隐蔽工程验收记录；工程变更、洽商记录；索赔文件处理记录；监理日志；工程质量事故处理记录；竣工验收相关文件（监理单位的质量评估报告等）；以及其他在监理工作中形成的具有保存价值的各种载体文件。

2.收集要求：

*及时主动：监理人员应在各项监理工作完成后，及时收集形成的文件材料，避免拖延和遗漏。

*齐全完整：确保每份文件的正本、副本（如需）、附件、审批件等齐全，手续完备。

*准确有效：文件内容应准确无误，签署、盖章手续齐全，日期清晰，具有法定效力。

*规范用纸：文件材料应使用符合档案管理要求的纸张规格，字迹清晰，不易褪色。

（三）文件材料的分类与组卷

在全面收集的基础上，应对文件材料进行科学分类与组卷。

1.分类方法：水利监理档案的分类应结合工程特点和监理工作内容，通常可采用按监理工作阶段（如准备阶段、施工阶段、验收阶段）、文件内容性质（如合同文件、技术文件、管理文件、验收文件）或专业工程（如土石方工程、混凝土工程、金属结构安装工程等）进行一级分类。在一级分类下，可根据需要进行二级甚至三级分类，形成层次分明的分类体系。分类方案应在项目初期确定，并保持一致性。

2.组卷要求：

*遵循文件形成规律：组卷应反映监理活动的过程和文件之间的有机联系。

*保持文件材料的完整性：同一事件、同一问题、同一审批流程形成的文件应尽量组成一卷或几卷，避免拆分。

*卷内文件数量适中：根据文件厚度合理组卷，不宜过厚或过薄，便于保管和利用。

*不同载体文件分别组卷：图纸、照片、录音录像等非纸质载体文件应单独组卷，并在相应的纸质案卷中注明其存储位置和编号。

（四）卷内文件的排列与编目

组卷完成后，需对卷内文件进行系统排列和规范编目。

2.编目：

*卷内目录编制：逐件填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等栏目。题名应准确概括文件内容，责任者应填写全称或规范简称。

*页号编写：对卷内有文字、图表的页面从“1”开始连续编写页号，空白页不编号。页号位置：单面书写文件在右下角，双面书写文件正面在右下角，背面在左下角。

*案卷封面与脊背填写：案卷封面应包含工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等信息。案卷脊背应填写工程名称、案卷号、案卷题名（或简称）。填写应清晰、规范、耐久。

*备考表编制：置于卷末，注明卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷、保管过程中需要说明的问题，并有立卷人、检查人签名及日期。

（五）案卷的装订与装盒

1.装订：

*装订前应去除文件材料上的金属物，对破损文件进行修补，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制或托裱。

*装订方式应有利于保护文件和长期