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标准化公司公文写作格式规范指引

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范公司公文写作与处理流程，提高公文质量和办文效率，确保信息传递的准确、规范、高效与严肃，依据国家相关公文处理规定，并结合公司实际运营管理需求，特制定本指引。本指引旨在为公司各部门及全体员工提供统一、清晰的公文写作规范，提升公司整体办公水平与对外形象。

(二)适用范围

本指引适用于公司内部所有正式公文的起草、审核、印制、分发及归档等环节。凡以公司名义发出的各类正式文件，包括但不限于通知、通报汇报、请示、批复、函、纪要等，均须遵循本规范。各部门在日常工作中形成的非正式便函、内部工作联系单等，可参照本指引核心原则简化执行。

(三)基本原则

1.准确规范：公文内容必须真实、准确，符合国家法律法规及公司规章制度，用词严谨，表述清晰，避免歧义。格式需严格遵循本指引规定，确保规范统一。

2..简洁高效：行文力求简明扼要，突出核心内容，避免冗余表述和不必要的修饰。公文处理应快速及时，确保信息传递的时效性。

3.庄重得体:公文语言应庄重、平实、得体，符合公司文化和公文的严肃性要求。根据行文对象和目的，选择恰当的语气和表达方式。

4.安全保密:严格遵守公司保密规定，对涉及公司商业秘密、敏感数据的公文，须按规定标注密级，并采取相应保密措施。

二、公文格式规范

（一)公文构成要素

标准公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素构成。根据公文的性质和使用场景，部分要素可酌情取舍。

(二)文件眉首部分

1.发文机关标志：由公司全称或规范化简称加“文件”二字组成，置于首页顶端居中位置，字体选用庄重、醒目的黑体或宋体，字号应大于正文。

2. 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成(如：X司办〔XXXX〕X号)。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

3. 签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(三)主体部分

1.标题：公文标题应准确概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题字体选用宋体加粗，字号略大于正文。标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。段落之间一般空一行。

4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

(四)版记部分

1.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，