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公司财务报销制度及流程说明

前言

为规范公司财务管理，明确报销标准与流程，提高工作效率，确保公司资金的合理使用与安全，特制定本财务报销制度及流程说明。本制度适用于公司全体员工，旨在为各项费用的报销提供清晰指引，保障公司及员工的合法权益。全体员工在日常工作中发生的各项公务支出，均需遵照本制度执行。

一、报销基本规定

1.1报销人范围

公司在职员工因执行公司公务而发生的合理费用，均可依据本制度申请报销。非公司员工一般不纳入报销范围，特殊情况需由公司相关负责人特批。

1.2报销范围与标准

各项费用的报销均需符合国家相关法律法规及公司内部管理规定。报销范围主要包括但不限于：差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、培训费、物料采购费等。具体费用报销标准将根据费用性质另行制定细则（如《差旅费报销标准细则》），作为本制度的附件，报销时需一并遵守。

1.3报销时限

为保证财务核算的及时性与准确性，各项费用应在业务发生完毕后规定期限内完成报销申请。跨年度费用原则上不予报销，特殊情况需提供充分理由并经高级管理层审批。

1.4真实性与合规性原则

报销人必须保证所提供的报销凭证真实、合法、有效，且与实际发生的经济业务相符。严禁虚报、冒领、伪造或变造原始凭证。对于不合规的报销，财务部门有权拒绝受理。

二、报销流程

2.1取得与整理原始凭证

员工在发生公务支出时，应主动向对方索取合法有效的原始凭证。原始凭证（如发票、行程单等）需具备以下基本要素：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。

取得凭证后，应妥善保管，按费用发生时间或类别有序整理，确保凭证完整无缺。

2.2填写报销单

报销人需根据费用性质，准确、完整地填写公司统一格式的《费用报销单》。填写内容包括：报销部门、报销日期、报销人、费用事由（需简明扼要，清晰说明费用发生的背景和目的）、费用明细（如日期、内容、金额等）、附件张数、合计金额等。金额大小写必须一致，不得涂改。

2.3审批流程

报销单填写完毕后，需按照公司规定的审批权限逐级报批：

1.部门负责人审核：报销人将报销单及原始凭证提交直接上级或部门负责人审核。部门负责人需对费用的真实性、合理性及必要性进行审核，确认无误后签字。

2.财务部门审核：经部门负责人审核后的报销单，提交至财务部门。财务人员将对报销凭证的合法性、合规性、完整性，报销金额的准确性，以及是否符合公司报销标准等进行专业审核。对不符合要求的，财务部门将退回报销人并说明原因。

3.领导审批：根据报销金额的大小及费用性质，按照公司授权体系，由相应层级的领导进行最终审批。

2.4财务审核与付款

经最终审批通过的报销单，由财务部门进行账务处理，并根据公司资金管理规定安排付款。付款方式通常包括银行转账、公务卡结算等，原则上不鼓励大额现金支付。报销款项一般将支付至报销人本人的银行账户。

三、注意事项与常见问题

3.1原始凭证的规范

发票抬头必须为公司全称，税务识别号准确无误。

电子发票需打印清晰，且确保未重复报销。建议员工自行建立电子发票台账。

连号发票、手撕发票等需特别注明费用发生的具体情况，必要时提供辅助证明材料。

3.2费用报销的特殊情况

因公务紧急或特殊原因，预先借款的，需遵循公司借款制度，并在业务完成后及时按流程报销冲账。

员工个人垫付的不属于公务范畴的费用，或超出公司报销标准的部分，原则上由个人承担。

丢失原始凭证的，需提供书面情况说明，并尽可能取得原开具单位加盖公章的记账联复印件或其他有效证明，经相关负责人审批后方可酌情处理。

3.3禁止行为

严禁任何形式的虚报、冒领、挪用公款、伪造票据等行为。一经发现，公司将依据相关规定严肃处理，情节严重者将追究法律责任。

3.4咨询与沟通

员工在报销过程中遇到疑问，可随时向本部门负责人或财务部门咨询。财务部门将定期对报销制度及流程进行宣导和解读，确保信息传递的准确性。

四、附则

本制度由公司财务部负责解释和修订。未尽事宜，将根据国家相关法律法规及公司实际情况进行补充和完善。本制度自发布之日起正式施行。

希望全体员工认真学习并严格遵守本制度，共同维护公司良好的财务秩序。