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行政单位档案管理规范与执行方案

行政单位档案作为各级行政机关在履行行政管理职能过程中形成的具有保存价值的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。其规范化管理不仅是维护行政单位历史真实面貌的基础，也是提升行政效能\、确保依法行政、服务社会发展的关键环节。为切实加强行政单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，特制定本规范与执行方案。

一、档案管理的基本原则与重要性

行政单位档案管理工作应严格遵循以下基本原则：

*统一领导原则：档案工作实行统一领导、分级管理的体制,确保档案工作在单位统一规划下有序开展,避免管理混乱与资源分散。

*完整准确原则：档案收集应齐全完整,档案内容必须真实反映行政活动的客观情况,做到内容与形式的统一,杜绝虚假与残缺档案流入管理体系。

*依法管理原则：严格依照国家有关档案工作的法律法规和行业标准开展各项管理活动,确保档案的形成、流转、利用等环节均有法可依、有章可循。

*安全保密原则：建立健全档案安全保密制度,采取有效措施防范档案损毁、丢失、泄密等风险,保障档案实体与信息的绝对安全。

*服务利用原则：在确保安全保密的前提下,积极开发档案信息资源,为单位日常工作、领导决策、社会查询等提供高效便捷的服务。

*与时俱进原则：适应信息化发展趋势,推动传统档案管理模式向数字化、智能化转型,提升档案管理现代化水平。

档案管理工作的重要性不言而喻。它是行政单位科学决策的可靠依据,通过历史数据与经验的分析,能够为当前工作提供借鉴;是规范行政行为、明确责任界限\的凭证;是维护单位历史面貌、传承行政文化的载体;更是应对突发事件、解决矛盾纠纷的法律依据。忽视档案管理,不仅可能造成历史记忆的断裂,更可能在实际工作中引发一系列问题。

二、档案管理的规范要求

(一)档案的收集与归档

档案收集与归档是档案管理的起点,其质量直接影响后续工作。各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作。

*归档范围：凡是反映本单位职能活动、具有查考利用价值的各类文件材料,包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等,均属归档范围。具体包括但不限于:本单位制发的各类正式文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、调研材料、合同协议、审批文件、重要会议材料、荣誉证书等。

*归档要求：文件材料的收集应及时、完整,确保不遗漏重要信息。归档文件应符合规范要求,手续齐全,字迹清晰,纸张质量优良,便于长期保存。对于电子文件,应确保其真实性、完整性、可用性和安全性,并按照相关标准进行整理、存储和备份。

*归档时间：一般应在工作结束后或按规定周期(如年度)及时整理归档。对于专业性强、形成周期长的专项工作文件,可根据实际情况确定阶段性归档时间。

(二)档案的整理与编目

档案整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程,编目则是为整理好的档案提供检索工具。

*分类：应按照档案形成的规律和特点,结合本单位实际情况,采用科学的分类方法。通常可采用年度、组织机构(或问题)、保管期限的分类体系,确保分类逻辑清晰,便于管理和查找。

*编号：在分类的基础上,对档案进行系统化编号,标识其在档案体系中的位置。编号应具有唯一性和稳定性。

*排列：同一类目内的档案应按照一定顺序排列,如时间顺序、重要程度顺序或文号顺序等。

*编目：编制档案目录是档案管理的重要环节。应著录档案的主要特征信息,如档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、页数等,形成规范的案卷目录、卷内文件目录等。有条件的单位应同步建立档案管理信息系统,实现目录的数字化检索。

(三)档案的保管与保护

档案保管是档案管理的日常工作,旨在延长档案寿命,确保档案安全。

*库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求,具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等七防条件。保持适宜的温度和湿度,配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

*装具要求：档案装具(如档案柜、档案盒)应选用符合国家标准、质地优良、耐用的产品,防止对档案造成损害。

*管理制度：建立严格的库房管理制度,包括入库登记、出库借阅、清库核对等制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应定期对档案进行检查、清点和维护,发现问题及时处理。

*特殊载体档案保护：对于照片、录音录像带、光盘等特殊载体档案,应按照其特性采取专门的保管措施,如配备专用存储设备、控制播放次数、定期复制转存等。

(四)档案的利用与开发

档案利用是档案工作的根本目的,档案开发则是提升档案价值的重要途径。

*利用制度：建立健全档案利用制度,明确利用范围、利用方式、审批权限和保密要求。查阅档案需履行必要的手续,遵守相关规定。

*利用服务：档案管理部门应热情