洗浴中心办公用品管理规章.doc

洗浴中心办公用品管理规章

一、总则

1.目的

为加强洗浴中心办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用和保管等环节，降低运营成本，提高办公用品的使用效率，特制定本规章。

2.适用范围

本规章适用于洗浴中心全体员工。

3.指导原则

遵循洗浴中心“以客为尊，服务至上”的经营理念，秉持节约、高效、规范的原则进行办公用品管理，同时融入“团结协作、创新进取”的企业文化，确保办公用品管理工作与中心整体发展相契合。在管理过程中，采用扁平化管理模式，减少层级限制，提高信息传递和决策效率，使办公用品管理工作能更好地服务于一线员工和客户。

二、办公用品的分类与标准

1.分类

-办公文具类：包括笔（中性笔、圆珠笔、铅笔等）、笔记本、文件夹、文件袋、订书机、订书钉、胶水、胶棒、剪刀、美工刀、计算器等。

-办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、投影仪等。

-办公耗材类：打印机墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、传真纸、色带等。

-其他用品类：如垃圾桶、垃圾袋、卫生纸、洗手液、一次性水杯等日常清洁及接待用品。

2.标准制定

-根据洗浴中心各部门的工作需求和实际情况，制定办公用品的配备标准。例如，前台接待人员配备一定数量的笔记本、笔、文件夹等用于记录客户信息和文件整理；后勤保障部门根据维护工作需要，配备相应的工具类办公用品。

-对于办公设备，根据不同岗位和业务需求进行合理配置，如管理层配备性能较高的电脑，以满足处理复杂业务和数据分析的需求；普通员工的电脑配置则以满足日常办公软件使用为主。

三、采购管理

1.采购需求申报

-每月末，各部门负责人根据本部门下月工作需求，填写《办公用品采购需求申报表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。

-行政部门对各部门申报的需求进行汇总、审核，结合库存情况，确定最终的采购清单。对于超出常规配备标准的需求，需相关部门说明原因，经行政主管审批后方可列入采购清单。

2.采购流程

-行政部门负责办公用品的采购工作。根据采购清单，选择合适的供应商进行采购。优先选择与洗浴中心建立长期合作关系、信誉良好、价格合理且产品质量有保障的供应商。

-采购人员需与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款，保障洗浴中心的权益。

-在采购过程中，严格执行采购预算，对于超出预算的采购项目，需经行政主管和财务主管共同审批后方可进行。

3.采购监督

-建立采购监督机制，财务部门对采购价格、费用支出等进行监督，确保采购成本合理。

-内部审计部门不定期对采购流程进行审计，检查采购行为是否符合规定，防止出现违规采购、收受回扣等问题。

四、库存管理

1.入库管理

-办公用品到货后，采购人员通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员依据采购合同和送货清单，对办公用品的名称、规格、数量、质量等进行仔细核对。

-验收合格的办公用品办理入库手续，填写《办公用品入库单》，详细记录入库日期、供应商名称、物品名称、规格、数量等信息。入库单一式三联，采购人员、仓库管理人员和财务部门各留存一联。

-对于验收不合格的办公用品，采购人员及时与供应商沟通，办理退换货手续。

2.库存盘点

-仓库管理人员定期对办公用品库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时，如实记录实际库存数量，并与库存账目进行核对。

-如发现账实不符，仓库管理人员需及时查明原因，并填写《库存差异报告表》，上报行政部门和财务部门。对于因人为原因造成的库存损失，追究相关人员责任。

3.库存保管

-设立专门的办公用品仓库，保持仓库环境整洁、通风良好，确保办公用品不受潮、损坏。

-对不同种类的办公用品进行分类存放，便于管理和查找。同时，建立库存台账，实时记录办公用品的出入库情况，做到账目清晰、准确。

五、使用与发放管理

1.使用规定

-员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费和损坏。对于价值较高的办公设备，员工需按照操作规程正确使用，如因违规操作导致设备损坏，使用者需承担相应的维修或赔偿责任。

-鼓励员工节约使用办公用品，如双面打印、复印，充分利用纸张的空白处记录信息等。对于在办公用品节约方面表现突出的员工，给予一定的奖励，以形成良好的节约氛围。

2.发放管理

-各部门根据实际工作需要，填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签字后，到行政部门领取办公用品。行政部门按照规定的配备标准和库存情况进行发放，并在《办公用品领用登记表》上记录领用日期、部门、人员、物品名称、规格、