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人工智能公司人工智能会议活动承办合同

甲方委（托方）：

公司名称：［甲方公司全称］

法定代表人：［甲方法人姓名］

地：［甲方公司地］

联系电话：［甲方联系电话］

乙方承（办方）：

公司名称：乙［方公司全称］

法定代表人：乙［方法人姓名］

地：乙［方公司地］

联系电话：乙［方联系电话］

鉴于甲方计划举办一场关于法律可用的人工智能相关主题会议活动，

乙方具备专业的会议承办能力与经验，双方经友好协商，依据《中华

人民共和国民法典》及相关法律法规规定，达成如下承办合同：

一、会议活动概述

1.会议主题：具［体的法律可用人工智能主题，如〃法律人工智能技术

创新与应用前沿研讨会〃］

2.会议时间：开［始日期卜结［束日期］

3.会议地点：详［细地］

4.会议规模：预计参会人数为凶人，包括但不限于法律行业专家、人

工智能学者、企业法务代表、相关技术人员等。

二、承办服务内容

1.场地安排与布置

-乙方负责根据甲方要求预订合适的会议场地，确保场地的空

间、设施（如音响设备、投影仪、灯光等）满足会议需求，并在会议

前完成场地的布置工作，包括但不限于搭建舞台、设置背景板、摆放

桌椅、布置指示牌等，使场地氛围符合法律人工智能会议的专业形

象。

2.会议议程策划与管理

-协助甲方制定详细的会议议程，合理安排主题演讲、嘉宾讨

论、案例分享、技术展示等环节的时间与顺序。负责会议期间议程的

顺利推进，确保各环节按时进行，及时处理可能出现的时间调整、嘉

宾变动等突发情况，并提前与甲方沟通协商解决方案。

3.嘉宾邀请与接待

-根据甲方提供的嘉宾名单或要求，负责邀请相关领域的知名专

家、学者、企业高管等作为会议嘉宾，并跟进嘉宾的确认回复、行程

安排包（括机票预匚、酒店住宿安排、接送服务等）以及现场接待工

作。确保嘉宾在会议期间得到周到的服务，能够顺利参与各项议程。

4.参会人员报名与管理

-建立会议报名系统，负责收集、整理参会人员的报名信息，包

括姓名、单、联系方式、参会费用支付情况等。在会议前向参会人

员发送详细的会议通知，包括会议议程、地点、交通指南、住宿推荐

等信息，并在会议现场进行参会人员的签到、入场引导以及资料发放

工作。

5.餐饮与茶歇安排

-根据会议的时间安排和参会人数，制定合理的餐饮计划，包括

会议期间的午餐、晚餐（如有需要）以及茶歇服务。提供多种餐饮选

择，确保食品的质量、卫生与安全，满足不同参会人员的饮食需求。

6.会议宣传与推广

-利用乙方的宣传渠道（如官方网站、社交媒体平台、行业邮件

列表等）以及与相关媒体的合作关系，对会议活动进行宣传推广，提

高会议的知名度与影响力。制作会议宣传资料（如海报、宣传册、邀

请函等），并按照甲方要求进行分发与传播，吸引更多目标受众报名

参加会议。

7.会议技术支持与保障

-提供会议所需的技术设备与技术人员支持，确保音响设备、投

影仪、视频会议系统（如有需要）等正常运行，保障会议的顺利进

行。在会议期间安排技术人员现场值班，及时处理可能出现的技术故

障，如设备突发故障、网络连接问题等。

8.会议资料整理与总结

-负责收集、整理会议期间的资料，包括演讲嘉宾的PPT、会议

记录、照片、视频等，并在会议结束后按照甲方要求进行整理归档。

提供会议总结报告，包括参会人员统计分析、会议效果评估、参会人

员反馈收集与整理等内容，为甲方后续的会议活动策划提供参考依

据。

三、双方权利与义务

1.甲方权利义务

-甲方有权对乙方的承办工作进行监督与检查，提出合理的改进

意见与要求，确保会议活动按照甲方的预期目标与要求进行。

-按照合同约定向乙方支付承办费用，在合同签订后的凶个工作

日内支付预付款，金额为总承办费用的［X%］,即人民币预［付款金额］元

（大写：大［写预付款金额］）；在会议结束后的凶个工作日内，支付

剩余的承费用，即人民币尾［款金额］元（大写：大［写尾款金额］）。

-向乙方提供会议活动所需的相关信息与资料，包括会议