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销售订单标准化跟进与处理模板
一、适用场景说明
本模板适用于企业销售团队日常订单全流程管理，尤其适合多部门协作（销售、仓储、生产、财务）的标准化作业场景。具体包括：新客户订单承接、老客户重复订单处理、定制化订单跟进、订单异常（如信息错误、库存不足、交付延迟）处理，以及订单交付后的客户反馈与回款跟踪。通过标准化流程，可减少订单处理误差，提升跨部门协作效率，保证客户交付体验与资金回笼时效。
二、标准化操作流程
（一）订单接收与初步审核
目标：保证订单信息完整、准确，避免因基础信息错误导致后续流程卡顿。
负责人：销售专员*
关键动作：
订单接收：通过邮件、CRM系统、客户直传等渠道接收订单，记录客户名称、订单号、联系方式、下单时间等基础信息。
信息完整性核对：检查订单是否包含以下必填项——客户全称、统一社会信用代码、收货地址（精确到省市区县街道门牌号）、联系人及电话、产品名称/型号、规格参数、数量、单价、总金额、交货日期、付款方式、开票信息（如需）。
条款合规性审核：确认订单价格是否符合公司定价政策（如折扣权限是否在审批范围内）、交货日期是否满足生产/库存周期、付款方式是否符合客户信用等级（如新客户默认款到发货，老客户可申请账期需经*经理审批）。
输出物：《订单信息初步审核表》（见附件1）。
（二）订单信息录入与内部确认
目标：将审核通过的订单信息同步至内部系统，并通知相关部门做好准备。
负责人：销售专员*→销售主管*→仓储/生产部门
关键动作：
系统录入：在CRM/ERP系统中创建订单，录入审核后的完整信息，唯一订单号（格式：年份+月份+客户简称+流水号，ABC-001）。
内部抄送：通过企业/邮件将订单信息同步至销售主管（确认订单优先级）、仓储部门（查询库存）、生产部门（定制化订单需排产）。
库存核查：仓储部门收到订单后2小时内反馈库存情况——
有货：直接回复“库存充足，可安排发货”；
无货：回复“当前库存件，缺货件，预计X月X日到货”或“需排产，周期约X天”。
输出物：CRM系统订单记录、库存反馈表。
（三）订单状态更新与客户沟通
目标：实时向客户反馈订单进度，提升客户信任度。
负责人：销售专员*
关键动作：
订单确认：库存/生产信息确认后，1个工作日内与客户再次确认订单细节（如定制化产品的规格、交货日期），发送《订单确认函》（模板包含订单号、产品清单、金额、交货期、付款方式），要求客户盖章或邮件回复确认。
进度跟踪：每日登录系统跟踪订单状态，关键节点（如生产完成、发货、签收）及时通知客户：
生产中：“您的订单已进入生产环节，预计X月X日完成，我们将第一时间安排发货”；
已发货：“您的订单已顺丰发出，物流单号X，预计X月X日送达，请保持电话畅通”。
输出物：《订单确认函》、客户沟通记录（截图/邮件存档）。
（四）生产/库存协调与发货准备
目标：保证订单按期交付，避免延迟。
负责人：生产主管/仓储主管→销售专员*
关键动作：
生产排期：定制化订单或库存不足时，生产部门根据交货日期制定排产计划，明确各工序完成时间，同步至销售专员。
备货与质检：仓储部门根据订单信息备货，质检部门对产品进行全检（或抽检），保证合格率100%，填写《产品出库质检单》。
发货安排：备货完成后，仓储部门联系销售专员确认物流方式（默认客户指定物流，未指定则选合作性价比最高的物流），打印《发货清单》（含产品名称、数量、批次号）并随货同行，同步物流单号至销售专员。
输出物：生产排期表、《产品出库质检单》、《发货清单》、物流单号。
（五）客户交付与签收确认
目标：保证货物安全送达客户，完成交付闭环。
负责人：销售专员*→客户/物流方
关键动作：
物流跟踪：销售专员每日跟踪物流状态，发觉延迟（如天气、交通问题）提前告知客户，协商解决方案。
签收确认：货物送达后，提醒客户核对《发货清单》与实物，确认无误后签收；如数量不符或货物破损，要求客户在物流单上注明异常情况，并拍照留存，同步至仓储/售后部门处理。
签收信息反馈：客户签收后，物流方将签收凭证回传至销售专员，销售专员在CRM系统中更新订单状态为“已签收”，并24小时内将签收凭证归档。
输出物：物流签收凭证、异常情况说明（如有）。
（六）售后跟进与回款管理
目标：及时解决客户售后问题，保证资金按时回笼。
负责人：销售专员*→售后专员*→财务部门
关键动作：
售后跟进：签收后3个工作日内，销售专员电话回访客户，确认产品使用情况，收集反馈（如“是否满足需求”“是否存在安装/操作问题”）；如有售后问题，同步至售后专员，24小时内响应，48小时内给出解决方案（如补发、维修、退货退款）。
开票与回款：
开票：订单签收且客户确认无误后，财务部门根据开票信息开具发票（增值税专用/普通发票）
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