XX理工大学举办国际学术会议管理办法（2025年）.docx

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XX理工大学

举办国际学术会议管理办法

第一章总则

第一条举办国际学术会议是引进国外群体智力，了解国际前沿学术动态，提高我校教学科研水平以及国际影响力的重要途径。为加强对国际学术会议组织工作的管理，根据国家有关规定，制定本管理办法。

第二章举办会议的条件和要求

第二条国际学术会议是指有一定数量境外专家学者参加的论坛、研讨会、报告会、培训班，出席会议的境外人员比例应不低于会议代表总人数的20%,参会人员国别应在3个或以上。

第三条举办国际学术会议必须坚持以我为主，办会目的明确。国际学术会议应符合学校学科发展方向，具有一定的专业水平。不得举办涉及领土主权、意识形态、民族、宗教、人权等敏感问题的相关会议。

第四条举办国际学术会议要坚持厉行节约、讲求实效，严格按照以下要求组织会议。

（一）会议举办单位不能随便承诺为境外与会代表提供国际旅费和减免会议注册费、会议期间的食宿费用。为在会议上作特邀报告的国际著名学者提供机票及减免会议注册费等应经学校同意批准。

（二）除国际会议境外发起单位对会议举办场地有特殊要求外，举办国际会议应首先考虑利用学校现有会议设施。

（三）严格限定经费开支内容，禁止利用举办会议搞公费旅游、大吃大喝和赠送高档礼品等。

第三章会议申办程序

第五条各单位应提前做好举办国际学术会议计划，每年年底向国际交流合作处提出下一年度拟举办国际学术会议的申请，并填写《XX理工大学举办国际学术会议申请表》。

第六条按照工信部国际合作司相关规定，国际交流合作处对各单位提交的拟举办国际学术会议的申请进行审核，经学校分管领导批准后上报工业和信息化部审批。

第四章会议筹备、召开与总结

第七条按照“谁主办，谁负责”的原则，会议举办单位应认真做好以下各项会议准备工作。

（一）会议保密管理工作。会议筹备阶段，会议组织者应在会议征文通知中注明论文保密要求，校内人员提交的论文应经过科技处保密审查，校内涉密人员参会应填写《XX理工大学涉密人员参加重要涉外活动保密义务承诺书》。会议召开前期，会议举办单位应办理校内保密审批手续，填写《XX理工大学重要涉外活动保密审查审批表》、制定重要涉外活动保密工作方案和涉密突发事件处置应急预案，并对所有涉密人员和会议工作人员进行涉密教育,填写涉密教育记录。会议召开后，举办单位应做好会议保密材料归档工作。

（二）本着厉行节约的原则，会议举办单位会同国际交流合作处制定详细的会议经费预算和会议组织工作方案，并严格执行经费预算，不得超预算。

第八条举办国际学术会议原则上不邀请地方党政领导出席开幕式、宴请等活动，如确有必要，必须提前两个月报学校党政办公室，由学校党政办公室与地方政府联系商定邀请事宜。

第九条国际学术会议结束后，会议举办单位应认真做好总结工作，将会议总结，包括会议论文集、会议通知、日程等图片资料报学校国际交流合作处。

第五章会议经费和报销

第十条举办国际学术会议原则上应遵循“以会养会”的原则。为了鼓励学院举办国际学术会议，按照《XX理工大学国际交流经费管理办法》的相关规定，学校根据会议规模和层次给予适当资助，最高资助额度不超过3万元。申请国际学术会议资助办法参见《XX理工大学国际交流经费管理办法》。

第十一条完成会议总结后，举办国际会议单位将会议收支明细报国际交流合作处和财务处审核，根据学校财务有关规定进行报销，并接受纪检监察与审计部门的检查和监督。

第六章附则

第十二条本办法自印发之日起施行。

第十三条本办法由国际交流合作处负责解释。