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企业内部文件保密制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业内部文件管理，保护企业核心信息安全，维护企业合法权益与竞争优势，依据国家相关法律法规及企业实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在确保企业各类敏感信息在产生、流转、使用、存储及销毁等环节得到妥善保护，防止因信息泄露造成不必要之损失。

(二)适用范围

本制度适用于企业内部所有部门及全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他为企业提供服务的相关人员）在执行职务过程中涉及的各类企业内部文件。外部合作单位如需接触企业保密文件，须另行签订保密协议，并参照本制度相关规定执行。

(三)基本原则

1.最小权限原则：文件的知悉范围应严格控制在工作必需的最小范围内，无关人员不得接触。

2.全程管控原则：对文件的生成、审批、流转、使用、保管、销毁等全生命周期进行规范管理。

3.责任明确原则：各部门负责人为本部门文件保密工作的第一责任人，员工对其经手、保管的文件负直接保密责任。

4.预防为主原则：加强保密教育，完善保密措施，定期进行保密检查，及时消除泄密隐患。

二、保密范围与密级划分

(一)保密范围

企业内部文件保密范围主要包括但不限于：

1.企业发展战略、经营规划、投资决策、财务预决算报告、审计报告等核心经营信息；

2.未公开的产品研发计划、技术方案、技术参数、工艺流程、专利技术、软件源代码等技术信息；

3.客户资料、供应商信息、营销方案、价格策略、招投标文件等商业信息；

4.人事任免、薪酬福利、绩效考核、员工档案等人力资源信息；

5.涉及企业商业谈判、法律事务、重大纠纷等敏感信息；

6.其他经企业认定具有保密价值的内部工作文件、记录、数据及相关载体。

(二)密级划分

根据文件内容的重要程度及泄露可能造成的危害程度，企业内部文件密级划分为以下三级：

1.核心商业秘密：泄露后将对企业造成严重经济损失或重大经营影响的文件。此类文件需由企业高层管理人员或指定负责人批准后方可查阅和使用。

2.普通商业秘密：泄露后将对企业造成一定经济损失或经营影响的文件。此类文件需由部门负责人批准后方可在规定范围内流转使用。

3.工作秘密：虽未达到商业秘密程度，但泄露可能影响工作正常开展或造成不良影响的内部管理文件。此类文件需在工作需要范围内使用，并遵守基本保密要求。

(三)密级标识与变更

1.文件生成时，起草人应根据本制度规定提出密级建议，经部门负责人审核，按审批权限报批后确定。

2.涉密文件应在文件首页右上角清晰标注密级标识（如“核心商密”、“普通商密”、“工作秘密”）。

3.随着时间推移或情况变化，文件密级可能发生变化。原确定密级的部门或其上级部门可根据实际情况提出密级变更或解密建议，按原审批程序报批后执行。

三、保密管理

(一)文件生成与流转

2.文件流转应通过企业内部安全通讯系统或专人传递，禁止通过互联网公共邮箱、即时通讯工具（如非企业指定的聊天软件）等不安全渠道传输涉密文件。

3.传递涉密文件时，应包装密封，并在封套上注明密级和收件人，交由可靠人员递送。

(二)文件使用与保管

1.员工应在授权范围内使用涉密文件，不得擅自扩大知悉范围或将文件内容告知无关人员。

2.查阅、复制、摘录涉密文件内容，须经原审批人同意，并履行登记手续。复制件视同原件管理。

3.涉密文件应存放在有保密措施的办公场所或设备中。纸质文件应入柜加锁，电子文件应加密存储，并定期备份。

4.禁止将涉密文件带离办公区域，确因工作需要带出的，须经部门负责人及分管领导批准，并采取严格保密措施，使用后立即归还。

5.工作电脑应设置开机密码和屏幕保护密码，重要岗位电脑应安装加密软件。禁止在与互联网连接的非涉密电脑中存储、处理涉密文件。

(三)文件销毁

1.不再需要的涉密纸质文件，应使用碎纸机进行粉碎处理，严禁随意丢弃或作为废纸出售。

2.存储过涉密信息的废旧磁盘、U盘、移动硬盘等存储介质，在销毁前必须进行数据彻底清除或物理销毁，确保信息无法恢复。

3.文件销毁应指定专人负责，并做好登记记录。

(四)外部交流与宣传

1.未经批准，员工不得在对外交流、学术研讨、媒体采访等活动中泄露企业涉密信息。

2.企业宣传资料、产品介绍等对外发布信息，须经相关部门审核，确保不包含未公开的涉密内容。

3.员工在社交媒体等公开平台发表言论时，不得涉及企业内部敏感信息。

四、保密责任与奖惩

(一)保密教育与培训

企业定期组织保密法律法规和本制度的学习培训，增强员工保密意识和防范技能。新员工入职时必须接受保密教育，并签订《员工保密承诺书》。

(二)保密检查与监督

企业综合管理部门（或指定的保密管理部门）负责对各部门及员工执行本制度的情况