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公司法定声明函撰写技巧与范本

在商业活动的复杂版图中，公司法定声明函扮演着澄清事实、表明立场、维护权益的重要角色。无论是应对潜在的侵权行为、澄清市场误解，还是就特定事项进行正式告知，一份措辞严谨、逻辑清晰、要素齐全的声明函，不仅能有效传递公司意图，更能在必要时作为法律依据，展现公司的专业素养与负责任的形象。本文将结合实务经验，阐述公司法定声明函的撰写技巧，并提供实用范本参考。

一、法定声明函的核心撰写技巧

明确声明目的与受众，奠定基调

动笔之前，首先要清晰界定本次声明的核心目的：是为了制止侵权行为？是为了澄清不实信息？还是为了告知特定决策或事项？目的不同，函件的侧重点、语气强度乃至内容结构都会有所差异。同时，明确声明的受众——是特定的侵权方、合作伙伴、公众媒体还是广大消费者，这将直接影响语言风格的选择和信息传递的精准度。例如，致侵权方的声明函需语气坚定，明确法律后果；而面向公众的澄清声明则需更注重信息的透明与沟通的诚意。

内容精准聚焦，要素完整无缺

声明函的核心内容必须高度凝练，直指要害。应开门见山，清晰阐述声明所针对的具体事实或行为，避免无关的铺垫。关键要素包括：声明主体的法定全称及基本信息（如统一社会信用代码，此为身份标识的重要依据）；被声明对象（若为特定对象，需列明其准确名称/信息）；声明事项的事实依据与法律依据（引用相关法律法规条款或合同约定，能显著增强声明的权威性和说服力）；公司对此事项的明确立场、观点或要求；以及希望声明对象采取的行动或声明产生的预期效果（如“立即停止侵权行为”、“公开澄清事实”等）。确保每一项声明内容都有坚实的事实或法律支撑，避免空泛的指责或无法兑现的承诺。

语言风格：正式、客观、严谨、专业

法定声明函作为正式的法律文件，语言必须摒弃口语化、随意化的表达，转而采用规范、庄重的书面语。行文力求客观中立，基于事实进行陈述与判断，避免使用情绪化、攻击性或模棱两可的词汇。逻辑层次要清晰，段落之间过渡自然，观点表达要明确无误，避免产生歧义。专业术语的使用需准确恰当，确保法律意义上的严谨性。例如，区分“侵权”与“违约”，“澄清”与“声明”，“保留权利”与“将采取措施”等在法律语境下的细微差别。

结构清晰有序，逻辑层层递进

一份结构良好的声明函通常包含以下几个部分：

1.标题：简明扼要，直接点出声明的核心内容，如“关于XX事项的严正声明”、“澄清XX不实信息的声明函”。

2.称谓：根据受众确定恰当的称谓，如“致：XX公司”、“尊敬的客户/合作伙伴”、“各媒体单位及社会各界朋友”等。

3.引言/背景：简要说明声明的缘由或所针对的背景情况，使读者迅速了解事件梗概。

4.事实陈述与法律依据：客观、准确地陈述相关事实，并引用支持己方立场的法律条文或合同依据。

5.声明主体内容：清晰、逐条（若事项较多）列出公司的声明立场、主张及具体要求。

6.法律后果与权利保留：明确指出若相关方未能按声明要求行事，公司将保留采取进一步法律措施的权利，例如“我司将保留追究其法律责任的一切权利”。

7.落款：包括声明公司的法定全称（并加盖公章，此为法定生效要件）、法定代表人签字（可选，但能增强效力）、联系方式（如电话、邮箱，便于必要沟通）以及声明日期。

注重法律审查与风险防范

鉴于声明函的法律属性，其内容必须符合相关法律法规的规定，避免因措辞不当引发不必要的法律风险或纠纷。对于涉及重大权益、复杂法律关系或可能产生深远影响的声明函，强烈建议在发出前交由公司法务部门或外聘法律顾问进行专业审查。这不仅能确保函件内容的合法性、合规性，还能从法律专业角度优化措辞，最大限度维护公司权益。

二、公司法定声明函参考范本

范本一：针对侵权行为的严正声明函

关于[具体侵权行为，如：XX公司不正当竞争/商标侵权]事宜的严正声明函

致：[侵权方全称/相关责任方]

近期，我司（[你公司法定全称]，统一社会信用代码：[你的统一社会信用代码]，以下简称“我司”）发现贵方存在[清晰、具体地描述侵权行为，包括时间、地点、具体行为表现等关键信息，例如：未经我司许可，擅自使用与我司注册商标“XXX”（注册号：XXXX）近似的标识用于其产品宣传及销售...]。

上述行为已严重违反[相关法律法规名称及具体条款，例如：《中华人民共和国商标法》第五十七条第X项之规定]，同时也[侵害了我司的何种合法权益，例如：严重侵害了我司的商标专用权，造成了市场混淆，并给我司造成了经济损失及声誉影响...]。

为维护我司合法权益及正常的市场秩序，我司现严正声明如下：

一、请贵方立即停止一切涉嫌侵权的行为，包括但不限于[具体列举要求停止的行为，例如：停止生产、销售侵权产品，删除相关侵权宣传内容，销毁侵权标识等]。

二、请贵方在收到本函后[X]日内，就此事向我司作出书面说明