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公文写作格式规范及范文指导

公文作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，其写作的规范性直接关系到工作效率与信息传递的准确性。一份格式严谨、内容清晰的公文，不仅能体现发文单位的专业素养，更能确保政令畅通、工作有序推进。本文将结合实践经验，系统梳理公文写作的格式规范，并辅以典型范文解析，为公文写作提供实用指导。

一、公文写作的基本格式规范

公文格式是公文严肃性、权威性的外在体现，必须严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）的规定。其核心要素包括版头、主体、版记三大部分。

（一）版头部分规范

版头位于公文首页红色分隔线以上，包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。份号、密级和保密期限、紧急程度并非所有公文都需标注，根据实际情况确定。发文机关标志应使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。签发人则用于上行文，标注在发文字号右侧。

（二）主体部分规范

主体是公文的核心内容所在，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章等。

1.标题：应准确概括公文的主要内容并标明文种，一般由“发文机关名称+事由+文种”三部分构成，力求简明扼要。例如“XX省人民政府关于加强安全生产工作的通知”。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关较多时，应按其性质、级别或惯例依次排列。

3.正文：是公文的主体，用来表述公文的内容。其结构通常包括开头（阐明发文缘由、依据或目的）、主体（阐述具体事项、要求或意见）和结尾（提出希望、要求或执行说明）三部分。正文内容应做到观点明确、条理清晰、语言准确、逻辑严密。

4.附件说明：如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。

5.发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（三）版记部分规范

版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素，位于公文最后一页的底部。抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全。

二、常用公文文种及范文解析

公文文种繁多，各有其特定的适用范围和写作要求。以下选取几种常用文种，结合范文进行要点解析。

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

特点：应用广泛，形式灵活，内容具体，时效性强。

范文示例：

XX市教育局关于开展202X年春季学期开学工作检查的通知

各区（县）教育局，市属各高等学校、中等职业学校，局直属各单位：

为确保202X年春季学期开学工作平稳有序进行，全面了解各级各类学校开学准备及初期运行情况，经研究，决定组织开展春季学期开学工作检查。现将有关事项通知如下：

一、检查时间

202X年X月X日至X月X日。

二、检查内容

（一）开学条件保障情况。包括师生返校、教材发放、教学计划制定等。

（二）校园安全管理情况。包括校园及周边环境综合治理、食品安全、消防安全等。

（三）教育教学工作开展情况。包括课程开设、教学常规落实、学生行为规范教育等。

（四）疫情防控常态化工作落实情况。包括防控物资储备、健康监测、应急处置预案等。

三、检查方式

采取各区（县）教育局、各学校自查与市教育局抽查相结合的方式进行。

四、工作要求

（一）高度重视，精心组织。各单位要充分认识开学工作检查的重要性，明确责任，确保检查工作取得实效。

（二）突出重点，务求实效。聚焦开学关键环节和师生关切，深入排查问题，及时整改落实。

（三）总结经验，及时上报。检查结束后，各区（县）教育局、市属高校及局直属单位请于X月X日前将自查报告报送市教育局办公室。

特此通知。

XX市教育局（印章）

202X年X月X日

要点解析：此通知标题规范，事由清晰。正文开头阐明发文目的，主体部分分条列项说明检查时间、内容、方式和要求，条理分明，便于执行。结尾使用“特此通知”作结，简洁明了。