合同信息管理及版本控制工具.docVIP

合同信息管理及版本控制工具使用指南

一、典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织中涉及合同全生命周期管理的场景，具体包括但不限于：

1.多部门协作合同管理

当企业法务部、采购部、销售部、财务部等部门需共同参与合同的起草、审核、签署、归档时，可通过工具实现跨部门信息同步，避免因沟通不畅导致的合同条款遗漏或版本冲突。例如采购部门录入采购合同基础信息后，法务部门在线审核条款，财务部门同步关联付款计划，各部门实时查看最新版本。

2.合同版本迭代管控

在合同谈判过程中，常需多次修改条款（如价格、交付时间、违约责任等）。传统方式通过文件命名区分版本（如“合同v1”“合同v2修改”），易导致版本混乱或误用旧版本。本工具通过版本自动编号、变更记录留痕，保证每次修改可追溯，且始终调用最新有效版本。

3.合同全生命周期追踪

从合同立项、起草、审批、签署、履行到归档、终止，需跟踪每个节点的负责人、时间及操作记录。例如销售合同签署后，自动触发履行提醒（如收款节点、交付节点），到期前预警合同续签或终止事宜，避免遗漏关键事项。

4.合同数据统计分析

管理层需定期统计合同类型、金额、履约率、对手方合作频次等数据，辅助决策。工具支持按部门、时间、合同类型等维度报表，快速输出可视化图表（如季度合同金额趋势图、Top5合作方统计表）。

二、工具操作流程详解

（一）基础信息配置

步骤1：创建组织架构与角色权限

系统管理员登录工具后，进入“管理后台-组织管理”，添加企业部门（如“法务部”“采购中心”），并配置部门成员信息（姓名统一用“经理”“专员”等代替，如“张法务”“李采购”）。

进入“角色权限管理”，创建角色（如“合同起草人”“审核人”“查阅人”），分配操作权限：

起草人：可新增合同、编辑草稿、提交审核、查看本人起草合同；

审核人：可查看待审核合同、审核通过/驳回、添加审核意见；

查阅人：仅可查看已生效合同及基础信息，无编辑权限。

步骤2：设置合同分类与模板库

进入“合同分类管理”，添加合同类型（如“采购合同”“销售合同”“服务合同”“租赁合同”），并可设置子分类（如“采购合同”下分“原材料采购”“设备采购”）。

进入“模板库管理”，各类合同标准模板（如《采购合同模板v1.0》），模板需包含必备条款（签约主体、标的、金额、履行期限、违约责任等），并设置模板适用范围（如“仅采购部可用”）。

（二）合同信息录入与起草

步骤1：选择模板创建合同

合同起草人登录系统，“新增合同”，选择对应合同类型及模板（如“采购合同-原材料采购模板”），系统自动基于模板合同框架。

步骤2：填写合同核心信息

在“基础信息”页签录入：合同编号（支持自动规则，如“CG-年份-部门流水号”）、合同名称（需明确标的，如“2024年钢材采购合同”）、签约双方（甲方/乙方法定名称、统一社会信用代码、地址、联系人）、合同金额（大写/小写）、币种、生效日期、截止日期、履行地点、付款方式等。

在“条款明细”页签基于模板补充具体条款（如“交付时间：2024年12月31日前”“违约责任：逾期付款按日万分之五支付违约金”），可附件（如技术协议、报价单）。

步骤3：保存草稿与提交审核

信息填写完整后，“保存草稿”，系统自动保存至“我的草稿”文件夹；确认无误后，“提交审核”，选择审核流程（如“法务审核→财务审核→总经理审批”），并填写提交说明。

（三）合同审核与流程审批

步骤1：审核人接收与处理

审核人登录系统，“待办事项”中显示提交的合同审核任务，查看合同详情及附件，系统自动展示历史版本（如有）及变更记录。

审核人需在规定时限内完成操作：

审核通过：“通过”，系统自动流转至下一审核节点；

审核驳回：填写驳回原因（如“付款方式不符合财务制度”），“驳回”，合同状态变更为“已驳回”，起草人可修改后重新提交。

步骤2：多节点审批流程

合同需经多级审核时，前一节点审核通过后自动推送至下一节点审批人，直至所有节点完成。例如：“法务审核通过→财务审核→总经理最终审批”，系统记录每个节点的审核意见、操作人及时间。

步骤3：审批完成与生效

所有审批节点通过后，合同状态变更为“已生效”，系统自动合同唯一编号及生效日期，并发送通知至起草人及相关方。

（四）版本控制与变更管理

步骤1：发起版本变更

已生效合同需修改时，由合同负责人发起“变更申请”，选择需变更的合同，填写变更原因（如“市场价格调整，需修改合同金额”），并变更后的合同草案。

步骤2：变更审核与版本更新

变更申请需经原审批流程审核（或简化流程，根据企业制度配置），审核通过后，系统自动新版本（如原版本为“v1.0”，新版本为“v2.0”），并保留历史版本（v1.0）不可编辑，仅可查阅。

步骤3：版本变更记录留痕

系统自动记录版本变更信息，包括：变更时间