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人事档案管理工作流程与注意事项

人事档案管理是组织人力资源管理中一项基础性、保障性工作，它系统记录了员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等情况，是组织考察、使用和管理员工的重要依据。做好人事档案管理工作，对于维护员工合法权益、保障组织健康发展具有不可替代的作用。本文将从工作流程与注意事项两个维度，探讨如何规范、高效地开展人事档案管理工作。

一、人事档案管理工作流程

人事档案管理工作是一个系统性的过程，需要遵循规范的流程，确保档案材料的完整性、准确性和安全性。其核心流程可概括为以下几个关键环节：

（一）档案的建立与接收

员工入职后，人力资源部门应及时为其建立人事档案。建档之初，需收集员工的基础材料，如履历表、学历学位证明、身份证明、职业资格证书、奖惩材料、劳动合同等。对于新接收的外部档案，档案管理人员需认真核对档案材料的完整性、封装的严密性，并在接收登记本上详细记录交接情况，包括档案来源、数量、交接时间及双方经办人等信息，确保责任清晰。

（二）材料的收集与鉴别

档案材料的收集是档案管理的基础。日常工作中，需定期或不定期收集员工在工作、学习、生活中形成的具有保存价值的各类材料，如年度考核表、晋升任免材料、培训记录、工资调整审批表、党团材料等。收集过程中，要特别注意材料的真实性、完整性和规范性。对于收集到的材料，需进行严格鉴别，剔除重复、虚假或不具保存价值的内容，确保入档材料的质量。

（三）材料的整理与归档

鉴别后的材料，需按照档案管理规定进行系统整理。整理工作包括对材料进行分类、排序、编目、装订等。分类应遵循《干部人事档案材料收集归档规定》等相关标准，确保材料归类准确。排序要按照材料形成的时间顺序或逻辑关系进行。编目时，需清晰填写材料名称、页码等信息，便于查阅。装订要牢固、整齐，避免损坏材料。整理完毕的档案应及时归入相应的档案柜，做到定位准确，存放有序。

（四）档案的保管与维护

档案保管是确保档案安全的关键环节。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备必要的档案装具，如档案柜、防虫药剂等。定期对档案进行检查和维护，如晾晒、通风，发现问题及时处理，防止档案霉变、虫蛀或损坏。同时，要建立档案保管清册，对档案的收进、移出、现存情况进行详细记录，做到账物相符。

（五）档案的查阅与借阅

档案查阅与借阅必须严格遵守保密制度和审批程序。因工作需要查阅档案时，需由相关部门提出申请，经有权限的领导批准后，方可查阅。查阅时，一般应在指定的阅档室进行，不得带出阅档室。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换或增删档案材料。档案借阅需办理借阅手续，明确借阅期限，到期及时归还。归还时，档案管理人员需认真核对档案材料是否完整无损。

（六）档案的转递

当员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开原单位时，其人事档案应按照规定及时转递。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前，需核对档案材料是否齐全，填写《干部人事档案转递通知单》，注明材料份数、页数等信息。转递后，要及时跟踪档案接收情况，确保档案安全送达。

（七）档案的鉴定与销毁

对于已故人员或已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行鉴定。鉴定工作需由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，提出销毁意见，报单位领导批准后，方可销毁。销毁档案时，需有两人以上监销，并在销毁清册上签字，确保档案销毁过程的严肃性和安全性，严禁个人私自销毁档案材料。

二、人事档案管理工作注意事项

人事档案管理工作责任重大，涉及面广，在实际操作中，需特别注意以下几点：

（一）强化保密意识，严守档案纪律

人事档案包含员工个人隐私和组织秘密，档案管理人员必须时刻绷紧保密这根弦，严格遵守国家及单位的保密规定。不得擅自泄露档案内容，不得随意将档案带出档案库房，不得在非保密场所谈论档案信息。对于违反保密纪律的行为，要严肃处理。

（二）确保档案材料的真实性与规范性

档案材料的真实性是档案的生命线。在材料收集和鉴别环节，要坚持实事求是，对存疑的材料要认真核实，坚决杜绝虚假材料入档。同时，入档材料的格式、内容、签署、盖章等必须符合规范要求，确保档案材料的严肃性和权威性。

（三）注重档案的动态管理与及时更新

员工的个人情况和工作经历是不断变化的，档案材料也应随之动态更新。人力资源部门应建立健全材料收集机制，及时将员工的新履历、新奖惩、新学历学位、新职务职称等材料收集归档，确保档案能够全面、准确地反映员工的最新情况。避免出现“死档案”、“旧档案”。

（四）提升档案管理人员的专业素养

档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量。应定期组织档案管理人员参加专业培训，学习档案管理法规政策、业务知识和操作技能，不断提升其专业素养和责任心。同时，档案管理人