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企业合同档案管理制度与执行细则

一、总则

合同档案作为企业经营活动中形成的重要法律文件和历史记录，是企业维护自身合法权益、规范内部管理、防范经营风险的关键依据。为进一步加强企业合同档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度与执行细则。本制度旨在通过系统化、规范化的管理流程，提升合同档案管理水平，服务于企业战略发展和日常运营。

本制度适用于公司及各部门、下属单位在经营管理活动中对外签订的各类合同、协议及相关文件资料的归档与管理。凡涉及公司权利义务的设立、变更、终止的合同文本及附属材料，均属于本制度管理范畴。

合同档案管理遵循“统一领导、分级管理、全程参与、及时归档、规范有序、安全保密”的原则。公司档案管理部门（或指定综合管理部门）为合同档案的归口管理部门，负责制度的制定、监督执行以及公司级重要合同档案的直接管理；各业务部门是合同档案形成和初步整理的责任主体，应指定专人负责本部门合同档案的收集、整理、移交等工作。

二、合同档案的构成

合同档案并非单一的合同文本，而是一个有机联系的文件集合。其构成应包括从合同谈判立项开始直至合同履行完毕（或终止）全过程中形成的具有保存价值的各类文件材料。具体而言，通常包含但不限于以下内容：

1.合同立项与审批文件：包括但不限于项目建议书、可行性研究报告、立项批复、合同签订审批单、授权委托书等，这些文件是合同签订的前置依据，体现了合同签订的合规性。

2.合同谈判与磋商材料：包括谈判纪要、往来函电、询价单、报价单、中标通知书（如适用）、对方当事人资质证明文件（如营业执照、相关许可证、法定代表人身份证明、授权代表授权委托书及身份证明等）及其它背景资料。

3.合同文本：包括合同正本、副本，以及合同附件（如技术协议、服务清单、质量标准、图纸等）。合同文本应是经各方当事人签字盖章的正式文本。

5.合同履行过程文件：包括但不限于履行通知书、送货单、验收单、入库单、付款凭证、发票、结算单、对方履约情况报告、我方履行情况记录、会议纪要、沟通函件等能够反映合同实际履行状况的材料。

6.合同变更与解除文件：包括合同变更申请书、变更协议、解除协议、解除通知及回执等。

7.合同纠纷处理文件：包括与合同纠纷相关的函件、调解记录、仲裁申请书、仲裁裁决书、起诉状、判决书、裁定书等。

8.合同终止与总结文件：包括合同履行完毕的总结报告、合同终止的证明文件等。

三、合同档案的管理流程

（一）收集与积累

合同档案的收集应贯穿于合同管理的整个生命周期。业务部门在合同的谈判、起草、审批、签订、履行、变更、解除直至终止的各个环节，均应指定专人负责相关文件材料的及时收集、初步整理和妥善保管，确保不遗漏关键文件。对于外来文件，应注意索取原件；对于内部文件，应确保手续齐全、内容完整。

（二）整理与归档

1.整理原则：合同档案的整理应遵循“遵循文件形成规律、保持文件之间有机联系、便于保管和利用”的原则。通常以单个合同为基本单位进行整理，组成案卷。

2.归档时限：一般情况下，合同正式签订生效后，业务部门应在规定期限内（例如，合同生效后若干工作日内）将合同文本及相关审批文件整理后移交档案管理部门。合同履行过程中形成的文件材料，应根据实际情况定期或在合同履行完毕后一次性移交。对于履行周期较长的合同，可分阶段移交阶段性履行文件。

3.归档要求：

*移交的文件材料应为原件，如原件确实无法归档（如某些特殊行业的规定或惯例），应提交加盖公章的复印件，并注明原件保管处。

*文件材料应齐全、完整、有效，手续完备，字迹清晰，符合归档要求。

*对破损、褪色或易褪变的文件材料，应进行修补或复制。

*外文材料应附有中文译本。

*整理时，应剔除重复、冗余及无保存价值的文件。

4.组卷与编目：档案管理部门（或业务部门档案员）对接收的合同文件材料进行系统化整理，包括分类、排序、编写页码、填写卷内目录、拟写案卷标题、装订等。案卷封面应注明合同名称、合同编号、签订日期、签订各方、归档部门、案卷号等信息。

5.编号规则：合同档案应采用统一规范的编号方法进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则可结合公司业务特点、部门划分、合同类型等因素综合制定，并确保编号规则的相对稳定。

（三）保管与维护

1.库房要求：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备，确保档案实体安全。

2.排架管理：合同档案应按照编号顺序或分类方案进行科学排架，便于存取。排架方式一经确定，不宜频繁变动。

3.定期清点：档案管理部门应定期对库存合同档案进行清点核对，发现问题及时处理，确保账物相符。

4.日常维护：对库存档案要