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费用报销审核及申请表单规范指南

一、适用范围与业务场景

本规范适用于公司内部所有员工因公产生的费用报销及申请流程，涵盖以下常见业务场景：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等常规办公支出；

差旅费用：员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

业务招待费用：因业务需要发生的客户接待餐费、礼品费等；

市场推广与活动费用：展会参与费、宣传物料制作费、推广活动执行费等；

其他合理费用：经公司批准的培训费、维修费、运输费等特殊支出。

无论费用类型或金额大小，均需按本规范填写申请表并完成审核流程，保证费用支出的合规性、合理性及可追溯性。

二、费用报销全流程操作指南

费用报销需严格遵循“申请-审核-复核-审批-支付”的标准流程，各环节操作步骤

（一）第一步：费用发生前申请（大额/特殊费用必经）

适用情况：单笔费用预估超过5000元，或涉及预付款、合同约定等特殊场景（如展会报名费、批量采购）。

操作步骤：

申请人填写《费用预申请表》（可参考附件格式），注明费用用途、预算金额、预计发生时间、涉及事项等；

部门负责人审核费用必要性及预算合理性；

财务部门复核预算额度及合规性；

分管领导审批通过后，方可开展费用支出。

（二）第二步：费用发生后整理与填单

准备原始凭证：

取得合规发票（抬头为公司全称、税号完整，与实际业务内容一致，如“办公用品”“差旅费”等），发票需加盖发票专用章；

补充辅助证明材料（如差旅附行程单、机票订单；招待费附客户名单及业务说明；采购附合同/采购清单等）；

票据需按时间顺序整理，去除褶皱、涂改，保证清晰可辨。

填写《费用报销申请表》：

基本信息：如实填写申请人姓名（*）、所属部门、工号、报销日期、联系方式；

费用明细：按费用项目逐行填写（如“交通费”“住宿费”），注明每笔费用的发生日期、金额、具体事由（例：“2024年3月1日北京-上海高铁票，业务出差”）；

附件清单：注明所附发票张数、其他证明材料名称及数量，保证与实际附件一致；

申请人签字：确认所填信息真实、票据合规，并亲笔签名。

（三）第三步：部门负责人审核

审核重点：

费用是否与部门业务相关，是否符合预算计划；

报销金额是否合理，是否存在超标准支出（如差旅住宿是否超职级标准）；

事由是否清晰，是否属于“必要、合理”的公务支出。

操作要求：部门负责人需在2个工作日内完成审核，审核通过后在“部门审核”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人。

（四）第四步：财务部门复核

复核内容：

发票合规性：发票真伪（通过税务平台查验）、抬头税号是否正确、有无涂改、是否在有效期内；

附件完整性：是否按要求提供辅助证明材料（如差旅无行程单、招待无客户说明的需补充）；

计算准确性：报销金额与发票金额、附件汇总金额是否一致，是否符合公司费用标准（如市内交通费是否有超标）；

流程规范性：大额费用是否已完成预申请、审批链是否完整。

操作要求：财务部门在3个工作日内完成复核，合规通过后在“财务复核”栏签字；若发觉问题，标注退回原因并通知申请人补充材料。

（五）第五步：领导审批

审批权限（根据公司职级及金额划分）：

金额≤2000元：部门负责人审批；

2000元＜金额≤10000元：分管副总审批；

金额＞10000元：总经理审批。

操作要求：审批人需在1个工作日内完成审批，确认无误后在“领导审批”栏签字；对有疑问的费用，可要求财务或申请人补充说明。

（六）第六步：报销支付与归档

支付流程：审批完成后，财务部门于5个工作日内通过银行转账方式支付报销款项，收款账户需为申请人本人银行卡（与工号关联）；

资料归档：财务部门留存已审批的《费用报销申请表》及附件，按月整理归档，保存期限不少于5年，以备审计或查询。

三、标准费用报销申请表模板

费用报销申请表

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

工号

报销日期

年月日

联系方式

费用明细

序号

费用项目

1

交通费

2

住宿费

3

市内交通费

4

餐补

合计金额

人民币（大写）：壹仟壹佰柒拾伍元整

附件清单

□发票张□行程单张□合同份□其他：_________

申请人签字

_______________

审核流程

部门审核意见

签字：_______________日期：____年__月__日

财务复核意见

签字：_______________日期：____年__月__日

领导审批意见

签字：_______________日期：____年__月__日

财务支付确认

签字：_______________日期：____年__月__日

四、常见问题与操作提示

票据合规性：

发票抬头必须为公司全称（例：“科技有限公司”），税号准确无误，个人发票、过期发票、与业务无关的发票（如“礼品卡”“娱乐场所发票”）均不予