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费用报销分级审批流程

第一章总则

1.1目的

为规范公司费用报销管理，明确各层级审批职责，确保费用支出合理、合规、透明，提高审批效率，控制运营成本，特制定本流程。

1.2适用范围

本流程适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及临时聘用人员）在日常工作中发生的各类费用报销，涵盖差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、培训费、采购费等所有需公司承担的费用支出。

1.3基本原则

合法性原则：费用报销必须符合国家法律法规、税收政策及公司财务制度规定。

真实性原则：报销事项及相关凭证必须真实有效，严禁虚构、伪造报销内容。

合理性原则：费用支出应与公司业务相关，且符合成本效益原则，避免不必要的浪费。

分级审批原则：根据费用金额、性质及报销人所属部门，按照不同层级进行审批，明确审批责任。

及时性原则：员工应在费用发生后规定时间内提交报销申请，审批人员应及时处理审批事项。

第二章报销凭证要求

2.1基本凭证

报销需提供合法、合规的原始凭证，主要包括增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票、行程单、火车票、汽车票、出租车票、定额发票等。

发票抬头必须为公司全称，不得使用简称或个人姓名（特殊情况如个人抬头的通讯费等按公司专项规定执行）。

发票内容应清晰完整，包括开票日期、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息，且加盖开票单位有效发票专用章。

2.2辅助凭证

差旅费报销需附出差申请单（经审批）、行程安排表、住宿明细清单等。

业务招待费报销需附招待申请单（经审批）、招待对象及事由说明、消费明细清单等。

采购费用报销需附采购申请单（经审批）、采购合同（如需）、入库单、验收单等。

其他特殊费用报销需根据费用性质提供相应的辅助证明材料，如会议通知、培训协议、付款凭证等。

2.3凭证规范性

原始凭证不得涂改、刮擦、挖补，如有错误，应由开票单位重开或更正，并在更正处加盖开票单位印章。

电子发票应提供清晰的打印件，且需通过公司指定的发票查验平台验证真伪。

多个同类费用凭证应按时间顺序整理粘贴，粘贴应整齐、牢固，不得超出报销单据封面范围。

第三章费用报销标准

3.1差旅费

交通费用：

公司高管（总经理、副总经理）可乘坐飞机头等舱、高铁商务座、动车一等座、长途汽车软卧；

部门经理及同等职级人员可乘坐飞机经济舱、高铁一等座、动车二等座、长途汽车硬卧；

其他员工可乘坐飞机经济舱（需经部门经理审批）、高铁二等座、动车二等座、长途汽车硬座或硬卧。

市内交通费用实行定额补贴，按出差天数计算，一线城市（XX、上海、广州、深圳）每天80元，其他城市每天60元，或凭市内交通票据实报销（不超过定额标准）。

住宿费用：

公司高管在一线城市住宿标准为每天800元，其他城市每天600元；

部门经理及同等职级人员在一线城市住宿标准为每天500元，其他城市每天400元；

其他员工在一线城市住宿标准为每天350元，其他城市每天300元。

同性员工出差同住的，住宿费用按两人中较高职级人员标准的1.5倍执行。

伙食补贴：

按出差天数计算，一线城市每天100元，其他城市每天80元，无需提供餐饮票据。

3.2业务招待费

业务招待费单次支出金额不得超过对应业务项目预算的10%。

招待客户用餐标准：根据客户级别，每人每次不超过300元（普通客户）、500元（重要客户）、800元（贵宾客户）。

赠送客户礼品需事先申请，单价不得超过2000元，且需符合公司礼品管理规定。

3.3办公费

办公用品采购实行集中采购与分散采购相结合，单次采购金额5000元以下的可由各部门自行采购，5000元及以上的需由行政部统一采购。

办公设备（如电脑、打印机、复印机等）单价在2000元及以上的作为固定资产管理，按公司固定资产管理制度执行。

3.4通讯费

公司高管每月通讯费补贴800元，部门经理及同等职级人员每月500元，其他员工每月300元，凭个人通讯费发票报销，超支部分自理。

3.5其他费用

培训费：根据培训协议及审批文件，凭培训机构开具的发票报销，包含学费、教材费、培训期间的食宿费等相关费用。

交通费（市内）：员工因工作需要发生的市内交通费，凭出租车票、公交票等实报实销，每月累计报销金额不得超过500元（特殊情况需经部门经理审批）。

第四章分级审批权限

4.1审批层级划分

公司费用报销审批分为以下层级：

经办人：费用发生的直接责任人，负责提交报销申请及相关凭证。

部门负责人：对本部门员工报销事项的真实性、合理性进行审核。

财务专员：对报销凭证的合法性、规范性及报销金额的准确性进行审核。

财务经理：对报销事项的合规性及财务政策执行情况进行审核。

分管副总经理：对分管部门的费用报销进行审批（超出部门负责人审批权限的）。

总经理：对重大费用支出及超出