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档案数字化著录范本

序：一份档案背后的”数字身份证”

我在档案馆工作的第十年，仍记得第一次接触档案数字化著录时的震撼。那是一批民国时期的工商档案，纸质脆弱到指尖稍用力就会碎裂，可当我们为每一份文件著录”全宗号-目录号-案卷号-页号”的数字标识，再通过关键词提取生成检索字段后，这些沉睡的历史竟能在电脑上”活”过来——输入”纺织厂”“1935”，三秒内就能定位到某份关于棉纱进口的原始记录。

这就是档案数字化著录的魅力：它不是简单的扫描拍照，而是为每一份数字档案打造”数字身份证”，让零散的电子文件成为可管理、可检索、可传承的信息资产。作为档案行业的”编目师”，我们的每一次敲击键盘、每一个字段的确认，都在为未来的历史研究、民生服务埋下精准的”导航标”。

一、基础认知：什么是档案数字化著录？

要理解著录，不妨先想象图书馆的索书号——每本书的”G275.3/123”这样的编码，本质上是通过标准化规则为文献建立检索入口。档案数字化著录的逻辑类似，但更复杂、更严谨。

1.1定义与核心目标

档案数字化著录，是指在档案数字化加工过程中，按照既定规则对电子档案的内容、形式、背景等特征进行描述与记录，形成结构化元数据的过程。其核心目标有三：

唯一性标识：通过全宗号、目录号、案卷号等层级编码，确保每份数字档案在档案管理系统中”一码通查”；

信息完整性保留：不仅记录文件标题、页数等显性信息，还需捕捉文件形成时间、责任者、密级等隐性背景；

检索便捷性：通过关键词、分类号等字段的规范著录，实现”想查什么，输入即得”的高效检索。

1.2与传统著录的区别

传统纸质档案著录多依赖手工填写目录卡片，存在字迹模糊、信息遗漏、更新困难等问题。而数字化著录依托计算机系统，可实现：

字段标准化：系统预设固定字段（如”档号”“载体类型”“保管期限”），避免人为随意性；

数据关联化：著录信息可与扫描图像、电子原文自动挂接，点击字段即可调阅全文；

批量处理化：通过Excel模板导入、OCR识别辅助等技术，大幅提升著录效率（例如1000页文书档案的著录时间可从3天缩短至半天）。

二、全流程解析：从”准备”到”归档”的著录实操

如果把档案数字化比作一场接力赛，著录就是其中至关重要的”交接棒”环节。它贯穿于数字化加工的全过程，具体可分为五个阶段：

2.1前期准备：定规则、分类型、理基础

著录前的准备工作直接决定后续效率，我常跟新人说：“前期多花1小时理清规则，后期能少改10小时错误。”具体需完成：

制定著录方案：根据档案类型（文书、科技、声像、实物等）、保管期限（永久、30年、10年）、密级（公开、内部、秘密），明确著录字段的选择。例如，声像档案需额外著录”分辨率”“格式”“摄录设备”，而实物档案则要记录”材质”“尺寸”“存放位置”。

确定著录范围：并非所有文件都需逐条著录。一般来说，案卷级著录覆盖到”卷”（如”202X年度文书档案第5卷”），文件级著录则细化到”件”（如该卷内第3份《关于职工福利的通知》）。需注意：永久保存的档案必须做文件级著录，短期保存的可简化为案卷级。

建立基础数据池：提前整理全宗号（档案馆给立档单位的唯一编码）、分类号（如”文书类-党群工作-01”）、保管期限代码（“Y”代表永久，“30”代表30年）等基础数据，避免重复录入。

2.2字段著录：从”必填项”到”扩展项”的细节把控

著录字段可分为”基础字段”“业务字段”“扩展字段”三类，每类都有严格的填写规范：

2.2.1基础字段（必填，无商量）

档号：核心标识，格式为”全宗号-分类号-目录号-案卷号-件号”（如”A001-WS-05-08-12”），需确保每个层级编码唯一且符合《档号编制规则》；

文件标题：必须使用原文标题，若原文无标题或标题模糊（如”关于某事的通知”），需根据内容补拟，并用”[]“标注（如”[202X年第一季度安全检查通知]“）；

形成时间：统一采用”YYYYMMDD”格式（，注意区分文件成文时间与归档时间，避免混淆；

责任者：填写文件的制发单位或个人全称（如”XX市人力资源和社会保障局”），多个责任者用分号分隔（如”XX局办公室；XX局财务科”）；

页数/件数：扫描后的电子文件页数需与纸质原件核对，避免漏扫（我曾遇到过因页数著录错误，导致后期核查时翻遍库房找漏页的情况）。

2.2.2业务字段（按需填写，体现专业性）

以常见的文书档案为例，需额外著录：

密级：根据《国家秘密定密管理暂行规定》标注”公开”“内部”“秘密”“机密”“绝密”，无密级则填”无”；

保管期限：按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》标注”永久”“30年”“10年”；

关键词：从文件标题、正文提取3-5个核心词（如”职工培训”“经费预算”“202X”），用分号分隔，这是后期检索的关键入