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电子和纸质文件管理制度

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TOC\o1-3\h\z\u一、文件编号管理制度 -2-

1.目的 -3-

2.适用范围 -3-

3.总则 -3-

4.文件类别 -3-

4.1文件 -3-

4.2记录 -4-

5.文件编号规则 -4-

5.1编码元素使用规则 -4-

5.2文件编码结构 -5-

5.3文件分类编码规则 -6-

6.附则 -9-

二、电子文件资料管理制度 -9-

1.目的 -9-

2.适用范围 -10-

本制度适用于本公司经营管理过程中,所涉及的全部电子资料的标识管理. -10-

3.总则 -10-

4.资料类别 -10-

5.附则 -13-

三、纸质文件资料管理制度 -14-

1.目的 -14-

2.适用范围 -14-

3.总则 -14-

4.文件类别 -14-

4.1文件 -14-

4.2记录 -15-

5.文件编号规则 -15-

5.1编码元素使用规则 -15-

5.2文件编码结构 -16-

5.3文件分类编码规则 -16-

6.附则 -17-

一、文件编号管理制度

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转.

2.适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中,所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理.

3.总则

凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件.

由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法,并指导各部门专职人员执行.

根据文件类型和内容进行编号分类,便于科学管理和开发利用.

4.文件类别

4.1文件

管理制度

技术文件

合同(招投标)

外来文件

4.2记录

会议记录

检查记录

工作总结(周报、月报)

工作计划

5.文件编号规则

5.1编码元素使用规则

5.1.1公司名称

公司全称:湖南华熠智能工程有限公司

简称:HNHY

5.1.2部门代号

QF--企业发展部ZH--综合部ZX--管理咨询部

GC--硬件研发部RJ--软件研发部

5.1.3日期代号

统一采用“yyxx”的格式,例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的.

5.1.4流水号

统一采用三位阿拉伯数字编码,例如:“001”代表第一份文件.

5.1.5文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:

起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,0.10.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层.例如,0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自1.0.版本编号不断变化为:1.0,1.1,1.2,...,1.10.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2等.

5.2文件编码结构

LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn

流水号(000-999)

日期代号(年年月月)

文件类型

部门代号

企业代号/文件(记录)

5.3文件分类编码规则

5.3.1规章制度和管理文件

格式:LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd

格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号

5.3.2合同(招投标)协议

格式:LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn

格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号

T:合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）

5.3.3外来文件

格式:LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn

格式说明:公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号

5.3.4技术文件

格式:LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd

格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号

相应工作过程名称的简称（例如SPP,SRS）不是必需的,但如果要使用,应该遵守下面表格中的标准.

验收测试计划（AcceptanceTestPlan）

ATP

验收测试报告（AcceptanceTestR