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酒店宴会预订规定

一、概述

酒店宴会预订是举办各类商务、社交或喜庆活动的重要环节。为确保预订流程的规范性和高效性，本文档详细规定了酒店宴会预订的相关要求、流程及注意事项，旨在帮助预订方与酒店双方顺利合作，确保活动圆满成功。

二、预订基本要求

（一）预订时间

1.预订方应至少提前30天进行宴会预订，特殊情况需与酒店协商。

2.周末、节假日或大型活动期间，建议提前45-60天预订。

3.若需特殊布置或服务，应提前60天确认需求。

（二）预订信息

1.需提供活动名称、日期、时间、预计参与人数、预算范围等基本信息。

2.明确活动类型（如婚宴、商务晚宴、节日庆典等），以便酒店安排合适场地及服务。

3.如有特殊需求（如素食、宗教习俗、音响设备等），需提前说明。

三、预订流程

（一）初步咨询

1.预订方可通过电话、邮件或酒店官网联系宴会部咨询场地、价格及服务内容。

2.酒店会提供初步方案及报价，供预订方参考。

（二）提交预订申请

1.预订方确认意向后，填写《宴会预订申请表》，并附上相关资料（如活动流程、菜单偏好等）。

2.酒店审核申请，若符合条件，会发出《预订确认函》。

（三）签订合同

1.预订方需在收到确认函后3个工作日内，与酒店签订正式合同。

2.合同内容应包括：场地使用时间、费用明细、付款方式、取消政策等。

（四）付款安排

1.预订方需按合同约定支付定金（通常为总费用的30%-50%）。

2.活动前30天支付尾款，确保酒店完成所有准备工作。

四、注意事项

（一）场地使用

1.预订方需遵守酒店场地使用规定，不得用于合同外的活动。

2.场地布置需提前与酒店沟通，避免损坏设施或影响其他客人。

（二）服务协调

1.活动前1-2个月，预订方可与酒店宴会经理确认菜单、流程及人员安排。

2.酒店会提供专业的策划团队协助，确保活动细节落实到位。

（三）取消与变更

1.若需取消预订，需提前30天通知酒店，定金不予退还。

2.变更活动时间或人数，需与酒店协商并调整合同内容。

五、总结

酒店宴会预订需遵循规范流程，提前规划并沟通细节，以保障活动顺利进行。预订方与酒店双方应诚信合作，共同创造优质的活动体验。

一、概述

酒店宴会预订是举办各类商务、社交或喜庆活动的重要环节。为确保预订流程的规范性和高效性，本文档详细规定了酒店宴会预订的相关要求、流程及注意事项，旨在帮助预订方与酒店双方顺利合作，确保活动圆满成功。

二、预订基本要求

（一）预订时间

1.预订方应至少提前30天进行宴会预订，特殊情况需与酒店协商。提前预订有助于酒店更好地安排场地、人员及物料准备。

2.周末、节假日或大型活动期间（如万圣节、圣诞节、春节等高峰期），建议提前45-60天预订。热门时段酒店档期紧张，早预订可确保获得理想场地及服务。

3.若需特殊布置或服务，如定制化主题装饰、特殊餐饮需求（如素食、纯素、无麸质）或需要额外设备（如专业舞台灯光、大型LED屏幕），应提前60天确认需求，以便酒店进行专项准备。

（二）预订信息

1.需提供活动名称、日期、时间（具体到小时）、预计参与人数（区分成人、儿童数量，如有特殊需求需注明）、预算范围（初步预算有助于酒店推荐匹配的场地及服务标准）。

2.明确活动类型（如婚宴、商务晚宴、节日庆典、生日派对、公司年会、产品发布会等），不同类型的活动对场地氛围、服务细节有不同要求，酒店会据此提供针对性建议。

3.如有特殊需求（如宗教习俗的饮食禁忌、特定的音响设备需求、场地布置风格偏好、需要酒店提供婚礼策划服务、需要安排停车引导等），需提前详细说明，以便酒店提前协调资源。

三、预订流程

（一）初步咨询

1.预订方可通过电话、邮件或酒店官网联系宴会部进行咨询。建议首次联系时，准备好活动的基本信息（名称、日期、人数、类型），以便工作人员提供初步参考。

（1）电话咨询：直接拨打酒店总机或宴会部专线，说明需求。

（2）邮件咨询：发送正式邮件至宴会部邮箱，清晰列出活动需求。

（3）官网咨询：通过酒店官网的在线客服或预订平台进行初步沟通。

2.酒店会根据预订方提供的信息，提供可用的场地选项、初步的场地费用估算、以及基础服务内容介绍（如餐饮标准、基础布置等）。同时，可能会询问更详细的需求以便提供更准确的方案。

（二）提交预订申请

1.预订方确认意向后，需填写《宴会预订申请表》。该表格通常包含活动基本信息、场地需求、餐饮偏好、服务要求、联系人及联系方式等字段。

2.酒店会要求预订方提供一些辅助资料，例如：

（1）活动策划方案（如有）：包括流程安排、主题风格等。

（2）菜单初稿：如有明确的菜品偏好或忌口。

（3）预算确认：最终确认的活动预算范围。

3.酒店收到完整申请后，会进行内部审核，包括场地是否可用、需求是否合理、是否超出酒