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国企董事会会议记录管理办法

第一章总则

第一条为规范国有企业董事会（以下简称“董事会”）会议记录的形成、管理与使用，确保董事会决策过程的真实、准确、完整和可追溯，提高董事会运作的规范化水平和决策质量，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国企业国有资产法》及公司章程等相关规定，特制定本办法。

第二条本办法适用于本企业董事会各类会议的记录管理，包括定期会议、临时会议及董事会专门委员会会议（如适用）。

第三条董事会会议记录是董事会决策过程和结果的重要载体，是企业存档备查、履行信息披露义务（如适用）以及明确决策责任的重要依据，具有法律效力。

第四条董事会会议记录管理遵循以下原则：

（一）真实准确原则：如实记录会议情况，确保内容与事实相符，文字表述精准无误。

（二）完整规范原则：记录要素齐全完整，格式统一规范，符合法定及公司章程要求。

（三）及时高效原则：会议结束后应尽快形成记录初稿，并按规定流程审核、分发和归档。

（四）保密安全原则：严格遵守保密规定，妥善保管会议记录，防止泄密和不当使用造成损失。

第二章会议记录的职责与准备

第五条董事会秘书是董事会会议记录管理的主要责任人，负责组织、指导和监督会议记录的全过程，并对记录的规范性、准确性和完整性承担直接责任。

第六条董事会会议记录应由指定的、具备良好文字功底、熟悉公司业务和董事会运作规则的专人负责（通常为董事会秘书或其指定的董事会办公室人员）。记录人应列席会议，专注记录。

第七条会议记录前的准备工作：

（一）记录人应提前熟悉会议议程、会议材料及相关背景信息，并准备好记录所需的工具设备（如录音设备需事先获得许可并告知参会人员）。

（二|确保会议场地设备正常，如投影、麦克风等，以便准确记录。|

（三）会议通知应提前按规定时限送达全体董事及相关参会人员，明确会议时间、地点|方式|议题及需准备事项。

第三章会议记录的内容与要求

第八条董事会会议记录应至少包含以下核心内容：

（一）会议基本情况：会议名称、届次、会议日期、时间、地点、会议召集人、主持人、出席董事姓名、列席人员姓名（如高管、监事、法律顾问等）、缺席董事姓名及缺席原因、记录人姓名。

（二）会议通知及召集情况：说明会议通知的发出时间、方式及是否符合法定或章程规定。

（三）会议议题：逐项列明会议审议的议题。

（四|议案审议与表决情况：

|1.对每个议题，应记录董事发言的主要观点、讨论焦点、不同意见及辩论情况。对于关键论点和重要意见，应尽可能准确记录。

|2.记录议案的表决方式（如口头、举手、无记名投票等）、赞成票、反对票、弃权票的票数及董事姓名（如适用）。

||3.|形成的决议内容应清晰、具体、明确，包括决议事项||批准的方案要点、授权事项|责任主体|完成时限等。对于未能形成决议|的议题，应记录原因。

（五）其他重要事项：会议认为需要记录的其他重要情况，如临时动议的提出与处理等。

（六|会议结束时间。

第九条会议记录的具体要求：

（一）准确性：客观反映会议原貌，用词精准，避免歧义。对决议的表述必须与表决结果完全一致。

（二）完整性：确保所有核心内容无遗漏，特别是涉及决策和责任的部分。

（三）清晰性：条理分明，层次清晰，语言简练||字迹工整（手写时）或排版规范（电子版）。

（四）规范性：使用规范书面语，避免口语化、随意化表达。涉及专业术语应准确无误。

（五）即时性：记录应紧随会议进程，确保重要信息不被遗漏。必要时可采用录音辅助手段，但录音不能替代书面记录，仅作为整理和核对依据，并需妥善保管及依规处理。

|第四章|会议记录的形成与审核

第十条会议结束后，记录人应在规定时限内（通常为会议结束后一个工作日内）根据原始记录和录音（如有）整理形成会议记录初稿。

|第十一条|会议记录初稿应提交董事会秘书审核。董事会秘书应仔细核对记录内容，确保其准确、完整、规范。审核重点包括：

（一）会议基本要素是否齐全；

（二）董事发言的主要观点是否准确概括；

（三）决议内容是否与表决结果一致，表述是否清晰明确；

（四）是否符合本办法及公司章程的其他要求。

第十二条经董事会秘书审核无误后，会议记录应提交会议主持人（董事长）审阅。主持人应重点审阅决议事项及关键表述的准确性。

第五章会议记录的分发、使用与归档

第十四条正式会议记录经董事会秘书和董事长签字确认后，应按规定及时分发给全体董事。必要时，可根据需要分发给监事会及其他相关高级管理人员。

第十五条董事收到会议记录后，应在规定时限内审阅，对记录有异议的，应及时向董事会秘书提出，由董事会秘书核实处理。如无异议，董事应在会议记录上签字确认（或通过其他书面形式确认），签字确认后的会议记录具有最终效力。

第十六条