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文件和档案管理制度

为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一

步规范档案管理工作秩序，特制定本制度。

一、档案管理方式与组织

公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方

式，即公司档案由安全办公室集中管理，相关科室分类管理相关

档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落实专

人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。

二、归档档案范围

（一）安全生产会议记录、安全费用提取使用记录、员工安

全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台账、

安全检查记录、危险作业许可证、事故调查处理报告、事故隐患

整改记录、安全生产奖惩记录、特种设备和特种作业人员登记、

管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账

（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、

新改扩建项目安全设施“三同时”资料、职业健康检查与监护记

录、应急演练记录、技术图纸等。

（二）公司内部档案资料的存档等。

三、相关档案管理责任目标

（一）文书档案、人事管理档案：由安全办公室负责抓好机

关文书、合同等档案的归档管理；业务档案资料由相关科室指定

专人负责管理，在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后，

一般情况下交由安全办公室登记，并实行集中保管和归档，相关

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科室只留存复印件。

（二）财务档案：由财务科负责具体抓好财务单据、账簿等

资料的定期归档。

（三）合同档案：各部门要强化合同文书档案管理意识，凡

各部门及在分管领导指导下签订，或指导协调辖属企业签订，或

有关科室签订的，与职业卫生有关的合同，各相关科室要在10

日内将所负责签订的合同原件报送市局办公室，由专人进行保管，

特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件，机关合同签

订实行“全程负责制”，各部门要强化合同签订的法律意识和责

任意识，请司法科室及律师帮助审核，使合同的签订置于法律框

架之内，确保合同签订的严肃性，各相关科室将合同档案报送办

公室存档的同时，要继续认真抓好合同期限、合同执行效果等情

况跟踪落实，并及时与办公室联系或向分管领导报告合同执行有

关情况，提出相关的意见和建议，确保合同的起草、审核、签订、

执行、存档等环节的科室“全程负责制”落到实处。

（四）业务档案：由业务部负责抓好资料档案的管理。

（五）审计档案：由财务科负责抓好年度离任审计等文件资

料的整理归档。

四、档案归整

（一）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批

或无原件的重要文件不能归档的，可保存复印件。

（二）以正式文件发出的文件、函件或请示，有关科室在收

到有关科室的批复文件后，要及时送交办公室进行登记归档，确

保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的档案

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文稿。

（三）档案资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务，

按照“案卷类目”放入文件卷夹内分类保管，并填写《文档归档

登记表》，方便查阅。

五、档案保管与借阅

（一）档案属于机关办公机密资料，未经许可不得外借、外

传，外单位人员未经领导批准不得借阅。

（二）借阅档案材料，须经档案管理所属科室负责人批准，

借阅档案，必须履行登记、签收手续，借出档案材料的时间不得

超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员催还，需要长

期借出的，须经有关领导审核批准，并由档案管理人员做好详细

登记。

（三）调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借

或复印，不得拆卸、损污文件，归还的档案材料应完整无损，否

则，追究当事人的责任。

（四）借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，

并报告分管领导及时处理。

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