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工程资料数字化管理操作流程

工程资料作为工程项目建设全过程的真实记录与核心依据，其管理水平直接关系到工程质量、安全、成本控制及后期运维。随着信息技术的飞速发展，传统纸质资料管理模式已难以满足现代工程建设的高效、协同、可追溯需求。推行工程资料数字化管理，实现资料从产生、流转、归档到利用的全生命周期数字化管控，是提升工程管理效能、保障工程建设顺利进行的必然趋势。本文将系统阐述工程资料数字化管理的操作流程，旨在为相关从业人员提供一套专业、严谨且具实用价值的工作指引。

一、前期规划与准备阶段

凡事预则立，不预则废。工程资料数字化管理的成功实施，离不开充分的前期规划与准备工作。这一阶段的核心任务是明确目标、制定方案、搭建团队并配置必要的软硬件环境。

（一）明确目标与需求分析

首先，需结合工程项目的规模、性质、复杂程度以及各参与方（建设、勘察、设计、施工、监理等）的实际需求，明确数字化管理的具体目标。例如，是侧重于提升资料流转效率、实现异地协同办公，还是强化资料的归档管理与快速检索？需求分析应覆盖资料的类型（如设计图纸、变更单、验收记录、试验报告等）、数量、产生频率、流转路径、存储要求、安全级别以及未来的利用场景等。通过访谈、问卷、研讨会等形式，充分收集各相关方的意见，形成详细的需求规格说明书，作为后续工作的基准。

（二）制定数字化管理实施方案

在需求分析的基础上，制定详尽的数字化管理实施方案。方案应包括：项目背景与目标、主要工作内容与范围、实施步骤与时间节点、组织架构与职责分工、资源投入（人力、物力、财力）、风险评估与应对措施、预期成果与考核指标等。特别需要明确数字化管理的深度与广度，例如，是仅对最终归档资料进行数字化，还是从资料产生源头即开始数字化管控。

（三）组织保障与人员培训

成立由项目各参与方关键人员组成的数字化管理专项小组，明确组长、副组长及各成员职责，确保项目推进有组织、有领导、有分工。同时，针对不同层级、不同岗位的人员开展专项培训。培训内容应包括数字化管理理念、相关标准规范、选定的软硬件系统操作方法、资料著录规则、安全保密要求等。确保相关人员具备必要的知识和技能，能够顺利参与到数字化管理工作中。

（四）软硬件平台选型与搭建

根据需求分析结果，审慎选择或开发适用的工程资料数字化管理系统。系统应具备资料录入、存储、检索、流转、版本控制、权限管理、统计分析、归档等核心功能，并应考虑其易用性、稳定性、安全性、可扩展性以及与其他业务系统（如BIM系统、项目管理系统）的数据对接能力。硬件方面，需配置满足系统运行要求的服务器、存储设备、网络设备，以及必要的扫描设备、高拍仪、安全认证设备等。同时，搭建稳定、安全的网络环境，保障数据传输与访问的顺畅。

二、资料梳理与规范化阶段

资料梳理与规范化是数字化管理的基础，其质量直接影响后续数字化工作的效率和数据的可用性。

（一）资料清查与评估

对工程项目现有及预期产生的各类资料进行全面清查。明确资料的种类、数量、载体形式（纸质、电子）、保存状况、所属阶段、形成单位等。同时，评估现有资料的完整性、准确性、有效性，识别存在的问题，如资料缺失、版本混乱、签署不全等，并提出初步的处理意见。

（二）分类体系与编码规则制定

依据国家、行业相关标准规范（如《建设工程文件归档规范》GB/T50328），结合工程项目特点和管理需求，制定统一的资料分类体系。分类应科学合理、层次清晰、便于管理和检索。在此基础上，制定标准化的资料编码规则。编码应具有唯一性、可识别性、稳定性和可扩展性，能够反映资料的类别、项目、阶段、形成时间等关键信息。

（三）元数据标准确定

元数据是描述资料属性的数据，是实现资料有效管理和检索的关键。应根据工程资料的特点和管理需求，确定统一的元数据标准。元数据通常包括核心元数据（如资料名称、编号、类型、形成单位、形成日期、关键字、摘要等）和扩展元数据（根据具体需求设定）。确保元数据的著录准确、规范、完整。

（四）历史纸质资料整理与著录

对于存量纸质资料，需进行系统整理。包括：去除装订、修补破损、清洁页面、排序编号等预处理工作。然后，按照既定的分类体系、编码规则和元数据标准，对每一份纸质资料进行著录，形成电子目录。著录过程应细致、准确，确保元数据信息与纸质资料内容一致。

三、数据采集与数字化加工阶段

数据采集与数字化加工是将物理形态的资料转化为数字形态的核心环节。

（一）数字资源获取

1.原生电子文件收集：对于项目过程中直接产生的电子文件（如CAD图纸、Word文档、Excel表格、PDF文件等），应制定统一的提交规范，明确文件格式、命名规则、版本号等要求，由各责任单位按时、按质提交至指定位置。

2.纸质资料数字化扫描：对于需长期保存和利用的重要纸质资料，应进行数字化扫描。扫描前需根据资料的幅面、