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人资部门员工离职管理流程范本

员工离职是组织人才流动的自然现象，有效的离职管理不仅能够保障员工与公司双方的合法权益，维护公司正常的运营秩序，更能通过规范化的流程，收集离职信息，为公司的人才保留与管理优化提供宝贵依据。本流程旨在为人力资源部门处理员工离职事宜提供清晰、专业的操作指引，确保离职过程顺畅、高效、合规。

一、总则

（一）目的

规范员工离职管理流程，确保公司与离职员工的权利义务得到明确与履行，维护公司财产安全与信息安全，促进和谐劳动关系。

（二）适用范围

本流程适用于公司所有正式员工及试用期员工的主动离职、被动离职（如合同到期不续签、解聘等）及协商解除劳动合同等情形。特殊岗位员工离职管理，除遵守本流程外，还需遵守公司相关保密协议及专项规定。

（三）基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家及地方劳动法律法规，确保离职程序及相关处理合法合规。

2.人性化原则：尊重离职员工，沟通时保持专业、礼貌与同理心，妥善处理员工诉求。

3.效率性原则：各环节应明确时限，确保离职手续高效办理，减少对公司正常运营的影响。

4.保密性原则：对员工离职原因、个人信息及离职面谈内容等敏感信息予以保密。

二、离职流程

（一）离职申请与沟通

1.员工提出离职：员工若有离职意向，一般应提前以书面形式（《离职申请表》）向其直接上级提交离职申请，说明离职原因及预计最后工作日期。试用期员工提前三日，正式员工提前三十日（以劳动合同约定及法律规定为准）。若员工口头提出，HR应引导其提交书面申请。

2.直接上级初步沟通：直接上级在收到离职申请后，应尽快与员工进行非正式沟通，了解其真实离职原因，评估是否存在挽留可能。对于核心人才或关键岗位员工，直接上级应将情况及时反馈给部门负责人及人力资源部。

3.人力资源部介入与离职面谈：

*人力资源部在接到员工离职信息后，应安排专人（通常为HRBP或招聘配置模块负责人）与离职员工进行正式的离职面谈。

*面谈目的：深入了解离职真实原因（工作环境、薪酬福利、职业发展、人际关系、管理风格等），听取员工对公司管理、业务发展等方面的意见与建议，评估挽留可能性（如适用）。

*面谈注意事项：营造坦诚、开放的沟通氛围，耐心倾听，做好详细记录（填写《离职面谈记录表》），对员工提出的问题和建议不轻易承诺或辩解。

4.挽留（如适用）：对于公司希望挽留的优秀员工或关键岗位员工，人力资源部与部门负责人可共同制定挽留方案（如调整岗位、薪酬协商、发展机会等），并与员工进行真诚沟通。若挽留成功，应撤销离职申请，相关记录存档；若挽留无效，则进入后续离职流程。

（二）离职审批

1.《离职申请表》流转：员工填写完整的《离职申请表》（需注明离职原因、预计最后工作日等），经直接上级签署意见后，提交至部门负责人审批。部门负责人需对员工的工作交接安排、离职影响等进行评估并签署意见。

2.人力资源部审核：部门负责人审批通过后，《离职申请表》提交至人力资源部。HR审核员工的入职年限、合同条款、是否涉及培训服务期或竞业限制等，并根据离职面谈情况，在表上签署意见。

3.最终审批：根据公司组织架构及审批权限规定，《离职申请表》可能需提交至更高层级领导（如分管副总、总经理）进行最终审批。审批完成后，人力资源部应及时将审批结果通知员工本人及其所在部门。

（三）工作交接

1.制定交接计划：在获得离职审批后，由直接上级牵头，与离职员工共同制定详细的《工作交接清单》。交接内容应包括：

*手头未完成的工作项目（进度、资料、联系人等）；

*负责的客户资源、供应商信息；

*保管的公司文件、资料（纸质及电子版）；

*正在使用的工具、设备、办公用品；

*相关系统账号、密码（经授权可交接的）；

*其他需要交接的事项。

2.执行工作交接：离职员工应按照《工作交接清单》，在规定时间内（通常为最后工作日前完成）将工作及相关物品、资料移交给指定的接手人。直接上级应对交接过程进行监督与指导，确保交接完整、清晰。

3.交接确认：交接完成后，由接手人、直接上级在《工作交接清单》上签字确认。如有必要，部门负责人也需进行复核签字。《工作交接清单》作为重要离职文件，需提交人力资源部存档。

（四）物品与资料清退

1.公司财物归还：离职员工需向行政部门或相关管理部门归还所领用的公司财物，如：

*办公设备（电脑、手机、U盘、相机等）；

*办公用品（文具、钥匙、门禁卡、工牌等）；

*公司图书、资料、制服等。

行政部门或相关负责人在《物品交接/归还清单》上签字确认。

2.信息系统权限注销：人力资源部通知IT部门，及时注销离职员工的公司邮箱、内部系统账号、门禁权限等，确保信息安全。IT部门完成后需在相关清单