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人事档案管理规范与工作流程解读

人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，是企业人力资源管理中不可或缺的基础性工作。它不仅真实记录了员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等重要信息，更是组织选人用人、职称评定、薪酬调整、权益保障等工作的重要依据。因此，建立健全人事档案管理规范，优化工作流程，对于提升人力资源管理效能、防范管理风险、维护组织与员工的合法权益具有至关重要的意义。本文将从管理规范与工作流程两个核心维度，对人事档案管理进行系统性解读，以期为相关从业者提供具有实操价值的参考。

一、人事档案管理的核心规范

人事档案管理规范是确保档案真实性、完整性、安全性和可用性的制度保障。其核心在于建立一套科学、严谨、可操作的标准体系，贯穿档案形成、收集、整理、保管、利用、转递直至销毁（或移交）的全过程。

（一）管理依据与基本原则

人事档案管理必须严格遵循国家相关法律法规及行业主管部门的规章制度，确保有法可依、有章可循。在实际操作中，应始终坚持以下基本原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，严禁弄虚作假、涂改伪造。对归档材料的真实性审核是档案管理的首要环节，一旦发现虚假材料，应坚决不予归档并按规定处理。

2.完整性原则：确保档案材料的齐全完整，反映员工个人经历和德才表现的各个方面。在材料收集过程中，要力求全面，避免重要信息遗漏。

3.保密性原则：人事档案包含大量个人敏感信息，必须严格遵守保密纪律，建立健全保密制度，限制档案的查阅范围和权限，防止信息泄露。

4.规范性原则：从材料的收集、鉴别、分类、排序、编目、装订到库房管理、查阅利用等各个环节，都必须遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的有序进行。

（二）档案材料的构成与收集规范

人事档案材料的构成应根据组织性质和管理需求，参照国家相关标准执行。通常包括以下几类核心材料：

*履历材料：个人简历等；

*自传和思想汇报材料：自传、学习或工作思想总结等；

*考察考核、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；

*学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、职业资格证书、培训结业证书等；

*政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；

*党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；

*奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等；

*处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；

*招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；

*其他有参考价值的材料。

材料收集应遵循“及时、准确、完整”的要求。新形成的材料应在规定时限内收集归档，确保材料的时效性。收集时需认真核对材料的真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。

（三）档案材料的鉴别、分类与排序规范

收集到的材料并非都能直接入档，需要进行严格的鉴别。鉴别的重点在于材料的真实性、有效性、完整性以及是否符合归档范围。对于重复、虚假、无效或不应归档的材料，应予以剔除。

材料鉴别无误后，需进行分类和排序。分类应按照档案管理规定的类目进行，确保同类材料集中。排序则是在分类的基础上，按照材料形成的时间顺序或逻辑关系进行排列，以便于查阅和利用。通常，同一类别的材料，按时间先后顺序排列；结论性材料在前，依据性材料在后。

（四）档案日常管理规范

档案日常管理是确保档案安全和可用的关键。

1.书写规范：归档材料一般应使用蓝黑墨水、碳素墨水书写，字迹清晰、工整。计算机打印的材料，应确保字迹耐久，并有相应的手写签名或盖章。

2.装订规范：档案材料应按照规定的格式和要求进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前需去除金属物，对破损材料进行修补。

3.保管规范：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。档案柜应选用符合标准的铁皮柜或密集架。建立档案库房管理制度，严格控制库房温湿度。

4.库房管理：非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

5.档案转递规范：档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递时须填写《干部人事档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档。

6.保密规范：严格遵守国家保密法律法规，建立档案保密制度，明确保密责任。档案管理人员应签订