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办公室文件归档管理流程与规范手册

前言

在日常办公中，各类文件是信息传递、决策依据、工作成果的直接载体。规范、高效的文件归档管理，不仅能确保信息的完整性、准确性和可追溯性，更能显著提升工作效率，保障组织运营的顺畅与合规。本手册旨在为办公室文件归档管理工作提供一套清晰、实用的操作指引，帮助各部门人员统一认识、规范行为，共同维护良好的办公秩序和信息环境。

一、适用范围

本手册适用于办公室内所有在工作过程中形成的、具有保存价值的各类文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、合同、会议纪要、报告、函件等。全体办公室人员均需遵守本手册的相关规定。

二、基本原则

1.统一规范原则：归档管理工作应遵循统一的标准和流程，确保文件整理、分类、编号、存放等环节的规范化。

2.便于检索原则：文件归档的最终目的是为了日后的查阅利用。因此，分类体系和编号规则应充分考虑便捷检索的需求。

3.安全保密原则：严格遵守保密规定，对涉密文件和敏感信息采取特殊的归档和保管措施，防止失泄密事件发生。

4.真实准确原则：归档的文件必须是办理完毕、手续齐全、内容真实的正式文本，复印件归档需注明原件存放处。

5.及时高效原则：文件形成后应及时进行整理、鉴定和归档，避免积压，确保归档工作的及时性和高效性。

三、文件归档管理流程

3.1文件的形成与积累

各部门及员工在日常工作中形成的各类文件材料，均属于归档范围。应养成良好习惯，对有价值的文件材料进行及时收集和初步积累，避免遗漏或散失。承办人是文件形成和积累的第一责任人。

3.2文件的整理与分类

文件整理是归档工作的基础，应在文件办理完毕后及时进行。

*分类标准：应根据本单位的组织结构、业务特点和管理需求，制定统一的文件分类体系。常见的分类方法包括：按部门分类、按业务类型分类、按年度分类、按保管期限分类等。各单位可选择一种或结合多种分类方法，但分类体系一旦确定，应保持相对稳定。

*分类层级：通常可设置一级类目、二级类目，必要时可增设三级类目，形成清晰的分类层级结构。例如：部门/年度-业务类型-项目/事项。

*文件排序：同一类目下的文件，可按形成时间顺序、重要程度或文件编号顺序排列。

3.3文件的鉴定

对已整理的文件进行价值鉴定，主要包括：

*确定保管期限：根据文件的内容、性质、查考利用价值以及相关法规要求，确定其保管期限（如永久、长期、短期）。

*剔除无保存价值文件：对已过保管期限或确无查考利用价值的文件，按规定程序报批后予以销毁，不纳入归档范围。

*区分归档与不归档范围：明确哪些文件需要归档，哪些文件属于临时性、事务性，无需归档。

3.4文件的著录与编号

*著录：对归档文件的核心信息进行记录，如文件标题、文号、形成日期、作者、页数、保管期限、分类号、关键词等，以便于检索。著录信息应力求准确、完整。

*编号：为归档文件赋予唯一的标识号码，即档号。编号规则应体现分类体系和排列顺序，具有逻辑性和可扩展性。例如，档号可由年度、部门代码、分类号、顺序号等组合而成。编号应清晰标注在文件首页或指定位置。

3.5文件的装订与排列

*装订：归档文件应进行规范装订，以保护文件、便于保管和利用。装订方式应统一，如左侧装订、左上角装订等。对于页数较多的文件，可采用卷内文件目录和备考表。装订前应去除文件上的金属物，对破损文件进行修复。

*排列：装订成册的文件，应按照既定的分类和编号顺序，有序放入档案盒或档案夹，并填写档案盒/夹封面及脊背信息（如档号、类目名称、年度、保管期限等）。

3.6文件的归档与移交

*归档时间：通常情况下，日常办公文件应在办理完毕后的一定期限内（如月度、季度或年度结束后）完成归档。专项工作或项目文件，在工作或项目结束后及时归档。

*移交手续：文件归档时，归档部门或人员应填写《文件归档移交清单》，经档案管理人员核对无误后，双方签字确认，完成交接。

四、文件保管要求

1.存放环境：档案存放场所应保持干燥、通风、清洁，避免阳光直射、高温、潮湿和虫害。配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施。

2.档案装具：应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具，确保文件安全。

3.定期检查：档案管理人员应定期对存放的文件进行检查，发现问题及时处理，确保文件完好。

4.电子文件保管：对于电子文件，除了遵循上述原则外，还应注意存储介质的选择与备份，防止数据丢失或损坏。定期进行数据迁移和校验，确保电子文件的可读性和真实性。同时，注意电子文件的保密和权限管理。

五、文件的利用与借阅

1.利用原则：归档文件的利用应遵循“为工作服务、严格保密、履行手续”的原则。

2.借阅制度：建立健全文件借阅登记制度。