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行政费用控制管理办法

签发：

第一章总则

为有效降低公司管理成本、开源节流，保证合理、有效的使用公司资源、杜绝浪费现象，进一步提高行政办公水平，特制定本管理办法。

第二章适用范围

本管理办法适用于深圳市卓宝科技股份有限公司总部，深圳工厂及各子公司参照执行。

第三章使用电器的具体办法

原则规定：各种器材使用前请阅读标示，并养成阅读产品标示的习惯。严禁野蛮拆装。尽量别让电器待机，养成随手关闭不使用的办公电器的习惯，离开办公室时，注意将所有电器关闭。

电脑使用规定

下班后一定关闭电脑主机及显示器，周五下班后切断主机和显示器电源（服务器除外）；

人员外出超过半天时间，务必关闭电脑；外出无法返回公司，务必电话告知同事，帮忙关闭电脑；

不得下载与工作无关的资料，不得在下班后开机下载资料。

电话、传真使用规定

根据工作需要，正确选择电话、移动电话、快递、挂号和普通邮件等通信方式。提倡言简意赅，缩短通话时间，禁止打与工作无关的电话，包括长途电话。在保证有效沟通的前提下，尽量使用公司邮箱、OA系统、语音软件进行沟通；

传真机在上班期间不得设置为自动接收，杜绝广告传真及其它无关传真，节省传真用纸。

打印机、复印机使用规定

慎用电脑上的“打印”按钮和复印机上的“复印”按钮，减少纸张、油墨、用电支出；

打印机、复印机由专人负责关机、开启，员工不得使用打印、复印机印制与工作无关的资料。

照明设备使用规定

办公室、会议室做到事毕关灯，关窗；

鉴于新办公室采光性能良好，在晴天和能见度较高的情况下不得开灯。

空调使用规定

以深圳气象局当天预报温度为标准，高于26摄氏度方可开启空调，同时空调显示温度不得低于摄氏26度；

因空气不流通只开启空调换气、通风功能，不得使用制冷或制热功能；

无人时不开空调，开空调时关闭门窗，下班后必须关闭空调。

其他电器使用原则

下班后饮水机关闭加热开关；

养成随手关闭不使用的办公电器的习惯，离开办公室时，注意将所有电器关闭；

最后离开办公室的员工以及职守人员，关闭按照规定应该关闭的电源。

第四章文件资料打印复印具体办法

无纸化办公

一般公司内行文均采用电子文件形式，通过公司邮箱、OA系统及语音软件传递；

文件打印、复印规定

对于需打印出来的文件，一定要在电脑上修改材料，减少重复打印次数，在确定无误的情况下打印；

对于公司内部非正式文件，打印页面设置参考数据如下：页边距和段落距离尽量设置为最小值，字体为宋体五号字（可将文档放大为150%-200%的模式，而不影响操作）；

打印采用双面打印；双面打印办法如下：在“文件”中选择“打印…”，“名称”选择复印机型号，点击“属性”进入打印设置。在“setup”窗口中选择“duplex”下拉菜单，正常的双面打印选择“opentoleft”；

对于需要复印留存文件，采取双面复印的办法，具体操作方法由电脑管理人员说明；

对于公司内部正式行文按照目前办法本着节约的原则处理，能传阅的文件、尽量传阅，减少复印；

公司对外行文一律遵从对外部门要求进行打印。

第五章纸张使用办法

文件草稿的打印、复印用纸可以再利用，要求尽量在确保使用效果的前提下，提倡双面使用；

出现的单面纸张及空白部分可用来影印或裁剪为便条纸、草稿纸。使用过的报表纸、传真纸裁成便条纸使用；

区分外部与内部用纸，外部用纸用质量好的纸张，内部用纸在保证使用的情况下购买低价纸张；

在纸张上修改尽量使用铅笔；

设立回收箱，分类收集公司的废纸、废报纸、快件的纸板盒；

在举办大型会议时，尽量使用多媒体形式进行演示，减少会议的用纸量。

第六章文件资料的存储办法

采用档案袋循环利用办法，公司不再大量购置塑料文件夹，员工存储文件一律采用档案袋（牛皮纸公文袋）；

文件采用订书机、回形针归类，非必要情况下不用文件装订夹等高耗值方式装订。

第七章水资源使用办法

水龙头尽量开小，用完随手关闭，避免长流水；

饮水间只供人员饮水使用，不得洗漱其它物品，不得随意丢弃垃圾，尤其要避免饮水间地面和过道滴、漏水；

第八章其他事宜

员工自备水杯、饭盒包括汤碗，使用一次性饭盒及汤碗由食堂在其名下扣款；

员工用钢笔、可换笔芯的签字笔作为书写工具，使用的签字笔只更换笔芯，笔芯的用量根据其工作内容及使用量由使用人申请、登记；

申请印刷宣传册、手提袋及信封等需控制好印量，以免造成浪费；

从环保和健康角度考虑，减少使用洗洁精、洗手液用量，建议员工自备抹布，减少使用一次性用纸。

第九章监督检查

由公司总裁办公室定期进行监督检查。

总裁办公室对违反上述规定的行为有权行使下列职权：要求员工立即停止不当行为，恢复不当行为造成的影响，口头警告，罚款；

对于出现问题的个人或部门经指正，仍不改进