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测绘文件控制程序管理办法

第一章总则

1.1目的

为规范测绘文件的编制、审批、发放、使用、更改、回收及归档等全过程管理，确保测绘文件的准确性、完整性、有效性和可追溯性，为测绘生产、成果管理及服务提供可靠依据，特制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司及所属各部门在测绘活动中形成的所有文件，包括但不限于测绘技术设计书、技术总结、成果报告、测量记录、计算资料、图件、合同文件、质量体系文件、管理制度等。公司外部提供的与测绘活动相关的文件（如委托方提供的基础资料、规范标准等）的控制管理，亦参照本办法执行。

1.3职责分工

质量管理部：负责本办法的制定、修订、解释和监督执行；统筹测绘文件的归口管理，组织对文件的适宜性、充分性和有效性进行评审；负责公司级重要测绘文件的审批、发放登记及归档管理。

生产技术部：负责测绘技术文件（如技术设计书、技术总结等）的编制、审核；确保技术文件符合相关规范、标准及项目要求；参与文件的评审和更改控制。

各生产班组：负责本班组在测绘生产过程中形成的文件（如测量记录、计算资料等）的编制、校对和保管；按规定及时将相关文件移交至质量管理部归档。

行政部：负责外部文件（如国家及行业标准、法律法规等）的收集、整理和分发，并建立外部文件清单，确保各部门使用的外部文件为最新有效版本。

各部门负责人：对本部门涉及的测绘文件的管理负总责，确保本部门人员严格遵守本办法的规定，正确使用和管理测绘文件。

第二章文件的编制与审批

2.1文件编制要求

测绘文件的编制应遵循相关国家、行业标准及公司内部管理制度，内容完整、准确、清晰、规范，符合项目要求和实际生产需要。

文件应采用统一的格式，包括文件名称、编号、版本号、编制日期、编制人、审核人、批准人、页码等要素。其中，文件编号应遵循公司《文件编号规则》执行，确保唯一性和可追溯性。

技术文件（如技术设计书）的编制应充分考虑测区的自然地理条件、已有测绘资料情况、项目精度要求等因素，明确技术路线、作业方法、质量控制措施等内容。

2.2文件审批流程

班组级文件：由班组技术员编制完成后，交班组长审核，审核通过后即可在本班组内部使用，并报生产技术部备案。

部门级文件：由生产技术部或相关部门指定人员编制，编制完成后交部门负责人审核，审核通过后报质量管理部复核，复核无误后由部门负责人批准发布。

公司级文件：如质量手册、程序文件等，由质量管理部组织编制，编制完成后经公司各部门负责人会签，会签通过后报公司总经理审批，审批通过后正式发布实施。

审批过程中，审核人或批准人对文件内容有异议的，应及时向编制人提出修改意见，编制人应根据意见进行修改完善后，重新履行审批流程。

第三章文件的发放与使用

3.1文件发放管理

测绘文件经审批通过后，由文件归口管理部门（如质量管理部、生产技术部）负责发放。发放前，发放部门应建立文件发放清单，明确文件名称、编号、版本号、发放部门/人员、发放日期等信息。

文件发放应根据实际需要确定发放范围，确保相关部门和人员能够及时获取所需的有效文件。对于涉及保密内容的测绘文件，应严格按照保密规定进行发放，仅限于指定人员接触和使用，并办理签收手续。

发放的文件应为有效版本，发放部门应及时回收作废或过期的文件，防止无效文件被误用。文件接收部门或人员收到文件后，应在发放清单上签字确认，并妥善保管。

3.2文件使用要求

各部门和人员在使用测绘文件时，应确保文件的完整性和清晰性，不得随意涂改、撕毁或转借他人。如文件出现破损、模糊等情况，应及时向发放部门申请更换。

测绘生产过程中，作业人员必须严格按照相关技术文件的要求进行操作，确保测绘成果的质量。如对文件内容有疑问或发现问题，应及时向班组长或部门负责人反映，不得擅自更改作业方法。

用于对外提供或交付的测绘文件（如成果报告），必须经质量管理部审核确认无误后，方可发出。提供或交付时，应办理交接手续，并由接收方签字确认。

第四章文件的更改控制

4.1文件更改原因

由于国家或行业标准发生变化、项目要求调整、测区情况改变、发现文件存在错误或不完善之处等原因，需要对已发布的测绘文件进行更改时，应按照本办法规定的更改流程进行。

4.2文件更改流程

更改申请：由文件使用部门或人员提出文件更改申请，填写《文件更改申请表》，说明更改的原因、更改内容及建议的更改方案，并提交至文件归口管理部门。

更改评审：文件归口管理部门收到更改申请后，组织相关人员（如编制人、审核人、使用部门负责人等）对更改的必要性和可行性进行评审。评审通过后，确定更改方案和负责人。

更改实施：更改负责人根据评审确定的方案对文件进行修改，并在修改处注明更改标记、更改日期和更改人。修改完成后，将更改后的文件提交至原审批人进行审批。

更改审批：原审批人对更改后的文件进行审核，确认更改内容