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公文流转与档案管理办法

一、总则

（一）目的依据

为实现本单位公文流转的高效、规范以及档案管理的科学、严谨，依据《党政机关公文处理工作条例》《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际工作需求，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于本单位内部各部门之间以及与外部单位往来公文的流转、归档与查阅，涵盖纸质公文与电子公文。

（三）基本原则

1. 准确性原则：公文在流转过程中，内容表述应精准无误，办理流程、归档信息等也必须准确详实，确保公文信息的可靠性。

2. 及时性原则：公文处理应严格遵循规定的时间节点，及时收发、迅速传递、高效办理，防止文件积压，提升工作效率。

3. 安全性原则：高度重视公文的保密与安全，妥善保管各类公文，采取有效措施防止公文信息的泄露、损毁与篡改。

4. 完整性原则：无论是公文流转环节，还是档案管理阶段，都要保证公文及其相关材料的齐全完整，维护公文的历史原貌。

（四）职责分工

5. 办公室：作为公文流转与档案管理的核心枢纽，办公室承担着统筹协调的关键职责。负责统一收发公文，对公文进行精准分类、详细登记，科学拟定办理意见，高效组织公文的传阅、转办工作，并严格按照规定对公文进行规范归档与妥善保管。同时，办公室还需为各部门提供专业的公文处理与档案管理指导，对整个流程进行监督检查，确保各项工作有序推进。

6. 各业务部门：各业务部门是公文的直接使用与产生主体。负责及时处理本部门承办的公文，确保办理质量与效率。在公文流转过程中，积极配合办公室工作，按照规定流程及时传递公文。此外，各业务部门还需对本部门在工作中形成的公文材料进行初步收集与整理，为后续的归档工作做好准备。

7. 信息技术部门：信息技术部门在当今数字化办公环境下发挥着重要支撑作用。负责构建并维护公文流转与档案管理的信息化系统，确保电子公文的安全传输、高效存储与便捷查询。同时，为解决电子公文与档案管理过程中的技术难题提供专业技术支持，保障信息化系统的稳定运行。

二、公文收发

（一）收文流程

8. 接收渠道

◦ 电子政务内网：单位通过电子政务内网接收上级机关、同级部门以及有业务往来单位发送的电子公文，确保信息传输的及时性与安全性。

◦ 邮政快递：对于部分通过邮政快递送达的纸质公文，收发人员需仔细核对收件信息，确保公文准确接收。

◦ 专人送达：外单位派人直接送达的公文，收发人员应在指定地点进行接收，并做好相关登记。

◦ 传真电报：通过传真机接收的公文以及电报，收发人员需及时打印并整理，确保内容清晰完整。

9. 签收登记

◦ 电子公文：电子政务内网接收的电子公文，系统自动记录接收时间、发送单位等关键信息，收发人员需进行人工核对，确保信息准确无误后完成签收操作。

◦ 纸质公文：对于纸质公文，收发人员在收到公文后，需逐件清点数量，检查公文的密封情况以及是否有破损、缺页等问题。确认无误后，在收文登记簿上详细登记公文的基本信息，包括收文日期、文号、标题、来文单位、密级、份数等。收文登记簿格式如下：

|收文日期|文号|标题|来文单位|密级|份数|

|----|----|----|----|----|----|

|20XX年X月X日|[发文单位]发〔20XX〕X号|关于[具体事项]的通知|[发文单位名称]|机密|3|

10. 审核分类

◦ 内容审核：办公室对收到的公文进行初步审核，重点审查公文的文种使用是否恰当、格式是否规范、内容是否符合法律法规以及单位的工作实际。对于文种使用错误、格式严重不规范或内容存在明显问题的公文，及时与发文单位沟通联系，要求其进行修正后重新发送。

◦ 分类处理：根据公文的内容、性质以及紧急程度，将公文分为不同类别。如分为阅知性公文、承办性公文，其中承办性公文又可进一步细分为紧急公文、重要公文和一般公文。针对不同类别的公文，采取相应的处理方式，确保公文流转的高效性与针对性。例如，紧急公文需立即呈送相关领导阅批并迅速转办至承办部门，阅知性公文则按规定范围进行传阅。

11. 拟办意见

◦ 办公室拟办：办公室负责人根据公文的内容和性质，结合单位的工作安排与部门职责，提出合理的拟办意见。拟办意见应明确建议承办的部门或人员、办理的时限要求以及需要注意的事项等。例如，对于一份关于开展专项工作的通知，拟办意见可表述为“建议由业务一科负责牵头组织实施，会同相关部门共同推进此项工作，在X月X日前完成工作方案的制定并报送分管领导审阅”。

◦ 领导批示：拟办意见经办公室负责人审核后，连同公文一并呈送单位领导阅批。领导根据工作实际情况，对拟办意见进行批示，同意拟办意见的，签署“同意”并签名；如有不同意见，明确提出修改建议或重新指定承办部门及办理要求。

12. 分发传阅

◦ 承办部门分发：根据领导批示意