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紧急采购管理流程与细则

一、总则

1.1目的

为规范企业紧急采购行为，明确紧急采购的申请、审批、执行、验收及结算等各环节操作标准，确保在应对突发生产需求、设备故障、应急事件等场景时，能够快速响应采购需求，保障企业运营连续性，同时控制采购风险、降低采购成本，特制定本细则。

1.2适用范围

本细则适用于企业所有部门因以下紧急情况发起的采购活动：

• 生产环节突发设备故障，需立即采购零部件或维修耗材以避免生产线停工；

• 市场需求紧急增长，现有库存无法满足订单交付，需紧急补充原材料；

• 自然灾害、公共卫生事件等应急场景下，需采购应急物资（如防疫物资、救灾物资）；

• 其他经企业管理层认定属于“紧急情况”的采购需求（需提供书面说明材料）。

1.3核心原则

1. 时效性优先：紧急采购需以“快速满足需求”为首要目标，简化非必要流程，但关键审批环节不可省略；

2. 风险可控：在简化流程的同时，需通过明确供应商选择标准、价格管控机制等，避免采购漏洞；

3. 责任明确：每个环节需指定具体责任人，确保采购过程可追溯；

4. 事后补全：紧急采购完成后，需在规定时间内补全相关文件（如合同、验收报告），确保流程闭环。

二、紧急采购的界定与分级

2.1紧急采购的界定标准

满足以下任一条件的采购需求，可认定为“紧急采购”：

• 若不立即采购，将导致生产线停工超过4小时，或造成直接经济损失超过5万元；

• 应急事件（如防疫、救灾）发生后，需在24小时内完成物资到位；

• 客户紧急订单要求交付时间短于常规采购周期（常规采购周期以各品类采购标准为准），且放弃该订单将导致企业信誉损失或违约金赔偿。

2.2紧急采购分级

根据采购需求的紧急程度、采购金额，将紧急采购分为三级，不同级别对应不同的审批流程和响应时限，具体分级标准如下表所示：

紧急采购级别

判定标准

响应时限（发起申请至采购执行）

适用场景示例

一级紧急采购

采购金额≥10万元；或不采购将导致生产线停工超过24小时/直接损失≥20万元

≤8小时

核心生产设备核心部件故障、大规模应急物资采购

二级紧急采购

5万元≤采购金额＜10万元；或不采购将导致生产线停工4-24小时/直接损失5-20万元

≤12小时

非核心设备故障维修、紧急订单原材料补充

三级紧急采购

采购金额＜5万元；或不采购仅影响局部工作效率，无直接生产损失

≤24小时

办公设备紧急维修、小额应急耗材采购

三、紧急采购管理流程

3.1需求发起与申请

3.1.1发起主体

由需求部门指定专人（通常为部门采购对接人或负责人）发起紧急采购申请，若需求部门无明确对接人，可由部门负责人直接发起。

3.1.2申请材料

发起紧急采购时，需提交《紧急采购申请表》（见附录1），表格需包含以下核心信息：

• 需求部门、申请人、申请日期；

• 采购物资名称、规格型号、数量、技术参数（若有特殊要求需详细说明）；

• 紧急原因说明（需附证明材料，如设备故障检测报告、客户紧急订单复印件、应急事件通知文件等）；

• 预估采购金额、期望到货时间；

• 需求部门负责人签字确认。

3.2审批流程

根据紧急采购级别，执行不同的审批流程，具体审批路径及时限要求如下表所示：

紧急采购级别

审批路径

审批时限（收到申请至完成审批）

特殊说明

一级紧急采购

需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人→总经理

≤2小时

若总经理无法及时审批，可通过电话/视频授权，事后24小时内补签

二级紧急采购

需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人

≤3小时

财务部门需重点审核预算及价格合理性，若有疑问需在1小时内反馈

三级紧急采购

需求部门负责人→采购部门负责人

≤4小时

采购部门可直接评估供应商及价格，无需财务前置审核，但需在采购后3个工作日内报财务备案

3.2.1审批驳回处理

若审批人认为采购需求不符合“紧急采购”界定标准，或申请材料不完整，需在1小时内将驳回理由及补充要求反馈给申请人；申请人需在规定时间内补充材料或转为常规采购流程，若逾期未处理，视为放弃采购申请。

3.3供应商选择与确定

3.3.1供应商选择优先级

紧急采购的供应商选择需遵循以下优先级，确保采购效率与质量：

5. 优先选择企业合格供应商库中的合作供应商：采购部门需从合格供应商库中筛选具备相应供货能力、过往合作无重大质量问题的供应商，直接沟通报价及交货时间；

6. 次选应急备选供应商：若合格供应商库中无匹配供应商，可联系企业提前备案的“应急备选供应商”（由采购部门每季度更新维护）；

7. 临时寻找供应商：若前两类供应商均无法满足需求，可通过行业协会推荐、紧急询价等方式临时寻找供应商，但需至少获取2家及以上供应