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采购流程标准化执行及合同管理工具模板

一、工具适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购活动管理，旨在通过标准化流程规范采购行为，降低合规风险，提升采购效率与合同管理水平。典型应用场景包括：

常规采购：生产原料、办公用品、设备耗材等非定制化物资的采购；

服务采购：咨询服务、维修服务、外包服务等项目的采购；

项目采购：工程建设、研发项目等专项采购的流程管控；

跨部门协作：采购部、需求部门、财务部、法务部等多部门协同作业时的流程衔接。

二、采购流程标准化执行步骤

采购流程需严格遵循“需求驱动、合规优先、全程留痕”原则，分为以下6个核心阶段，各阶段责任人与输出成果需明确记录：

▌阶段1：采购需求提报与审批

目标：保证采购需求真实、必要，预算可控。

操作说明：

需求发起：需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》（见表1），注明物资/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、到货时间等关键信息，部门负责人签字确认。

预算复核：财务部对需求预算进行审核，重点核查预算科目匹配性、金额合理性，超预算需求需提交分管领导审批。

采购初审：采购部审核需求的合规性（如是否属于集中采购目录、是否规避招标等）与可行性（如供应商资源、交货周期），通过后按金额分级审批：

金额≤5000元：采购部经理审批；

5000元＜金额≤5万元：分管副总审批；

金额＞5万元：总经理审批。

输出成果：《采购需求申请表》（审批完成版）

▌阶段2：供应商选择与确定

目标：通过公平竞争选择优质供应商，保证性价比最优。

操作说明：

供应商寻源：采购部根据需求类型通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商（优先从合格供应商库中选择，新供应商需提交《供应商资质表》（见表2）进行审核）。

商务谈判：对技术复杂或金额较大的采购项目，组织需求部门、技术部、采购部联合谈判，明确价格、交付、售后等条款，形成《谈判记录》（含双方签字确认）。

确定供应商：综合评估供应商资质、报价、业绩、服务能力等，按审批权限确定最终供应商，结果在内部公示（公示期≥2个工作日）。

输出成果：《供应商评估表》《采购结果确认表》

▌阶段3：采购合同拟定与审批

目标：合同条款完整、合规，规避法律与履约风险。

操作说明：

合同起草：采购部根据谈判结果，使用《采购合同模板》（见表3）起草合同，明确双方基本信息、标的物详情、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决等核心条款。

部门审核：

需求部门：审核技术参数、交付时间等与需求的匹配性；

财务部：审核价格、支付方式、发票条款等财务合规性；

法务部：审核法律条款的严谨性（如违约责任、知识产权归属等）。

合同审批：按合同金额分级审批（参照需求审批权限），重大合同（金额＞10万元）需提交总经理办公会审议。审批通过后，由授权代表签字盖章（骑缝章），合同正本至少一式两份（采购部、供应商各执一份）。

输出成果：《采购合同》（审批完成版、签字盖章版）

▌阶段4：订单下达与执行跟踪

目标：保证订单准确下达，履约过程可控。

操作说明：

订单：采购部根据审批通过的合同，在ERP系统中创建采购订单（PO），同步发送供应商，要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传）。

履约跟踪：采购专员每周跟踪订单进度，重点监控生产/备货、物流运输等环节，对可能延迟的订单及时预警并协调解决，填写《采购订单跟踪表》（见表4）。

异常处理：若供应商无法按期履约，需启动应急预案（如更换供应商、调整交付时间），并书面说明原因，报采购部经理备案。

输出成果：《采购订单》（供应商确认版）、《采购订单跟踪表》

▌阶段5：货物/服务验收与付款

目标：保证交付物符合合同约定，付款流程合规。

操作说明：

到货验收：

货物类：需求部门、采购部、仓储部共同现场验收，核对数量、规格、外观质量，必要时送第三方检测，填写《货物验收单》（见表5）；

服务类：需求部门按合同约定标准验收服务成果，出具《服务验收报告》。

问题处理：验收不合格的，需在24小时内书面通知供应商，要求限期整改（整改期不超过合同约定的交付期），整改后重新验收。

付款申请：验收合格后，采购部收集合同、验收单、发票等资料，填写《付款申请表》（见表6），按财务审批流程付款（发票需与合同信息一致，抬头、税号等准确无误）。

输出成果：《货物验收单》/《服务验收报告》、《付款申请表》

▌阶段6：合同归档与绩效评价

目标：实现采购档案全生命周期管理，持续优化供应商绩效。

操作说明：

档案归档：采购部在付款完成后30日内，将采购流程中所有资料（需求申请、供应商评估、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，电子档存储于指定服务器，纸质档按“一单一档”原则编号保存，保存期限≥合同终止后5年。

供应商评价：每季度末，