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采购订单管理系统及审批流程模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企业（尤其是中小型企业）的采购订单管理全流程，旨在规范采购行为、明确审批权限、提升协作效率。具体场景包括：

需求驱动采购：当各部门因业务需要提出采购需求时，通过标准化流程保证需求合理、预算可控；

多部门协同审批：涉及采购部、财务部、需求部门及管理层时，通过固定审批节点避免职责不清、流程延误；

订单全生命周期管理：从需求申请到订单归档，实现采购计划、执行、跟踪、验收的闭环管理，降低采购风险；

数据追溯与分析：通过标准化记录积累采购数据，为后续供应商评估、成本控制提供依据。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提出与初审

责任主体：需求部门（如生产部、行政部等）

操作步骤：

需求部门根据实际业务需要（如生产缺料、设备更新、办公用品补充等），填写《采购需求申请表》，明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间；

如为常规采购（每月固定的办公用品），需标注“常规采购”及周期；

如为紧急采购，需注明“紧急”并说明原因（如生产停工风险）。

部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，重点核查：

需求是否与部门工作计划匹配；

预估金额是否在部门预算范围内；

规格型号是否明确（避免模糊描述如“一批办公用品”）。

初审通过后，提交至采购部；若不通过，退回需求部门补充或调整。

（二）采购订单创建与供应商匹配

责任主体：采购部

操作步骤：

采购部接收《采购需求申请表》后，1个工作日内完成以下工作：

市场调研：对于金额较大（如超过5000元）或新采购品类，需收集至少3家供应商报价，对比价格、质量、交期、服务；

供应商筛选：优先选择合格供应商名录内的供应商（需提前建立供应商档案，包含资质证明、合作历史、评价记录等）；若需新增供应商，需完成资质审核（如营业执照、相关行业许可证）。

根据需求信息和供应商反馈，填写《采购订单审批表》，明确：

最终供应商名称、联系方式、地址；

订单金额（实际采购单价×数量）、支付方式（如预付30%货到付尾款等）、交货地点、验收标准；

如为框架协议采购（如年度办公耗材），需标注“框架协议订单”及协议编号。

（三）多级审批流程

责任主体：采购部、财务部、需求部门、管理层（根据订单金额分级审批）

审批权限划分（示例）：

订单金额（元）

审批节点

＜5000

需求部门负责人+采购部经理

5000-20000

需求部门负责人+采购部经理+财务部经理

＞20000

需求部门负责人+采购部经理+财务部经理+总经理/分管副总

操作步骤：

采购部将《采购订单审批表》提交至第一审批节点（需求部门负责人），重点确认：需求是否满足、规格是否无误；

需求部门审批通过后，流转至采购部经理，重点确认：供应商选择是否合规、价格是否合理；

根据金额流转至财务部，重点确认：预算是否充足、支付方式是否符合财务制度；

超过大额权限的，提交至总经理/分管副总，重点确认：采购是否对企业战略/成本控制有利；

审批驳回处理：任一节点不通过，需注明驳回原因（如“超预算”“供应商资质不全”），退回采购部重新调整，调整后重新发起审批。

（四）订单确认与下达

责任主体：采购部

操作步骤：

所有审批节点通过后，采购部在1个工作日内正式《采购订单》（加盖公司公章或合同章），通过书面形式或指定采购管理系统发送至供应商；

同时将《采购订单》抄送需求部门、财务部备案，明确订单编号（格式如“CGDD-YYYYMMDD-X”，X为当日序号）、生效日期；

对于紧急采购，可先通过电话/口头与供应商确认订单信息，审批完成后24小时内补发正式订单。

（五）订单执行与跟踪

责任主体：采购部、需求部门

操作步骤：

采购部负责跟踪订单进度：

与供应商确认生产/备货周期，定期反馈（如每周1次）预计交货时间；

若遇延迟（如供应商产能不足、物流问题），需提前2个工作日通知需求部门，协商解决方案（如更换供应商、调整交期）。

需求部门收到到货通知后，安排人员准备验收（如仓库管理员、使用部门专员）。

（六）验收与入库

责任主体：需求部门、仓库部（如有）

操作步骤：

货物送达后，需求部门与仓库部共同对照《采购订单》验收：

数量核对：清点实物数量是否与订单一致；

质量检验：按订单约定的验收标准（如产品合格证、检测报告、试用效果）检查质量；

规格核对：确认规格型号、品牌是否与订单要求一致。

验收合格后，填写《采购验收单》，参与验收人签字确认；若不合格，当场拍照留存，填写《不合格品处理单》，反馈采购部联系供应商退换货或索赔。

仓库部凭《采购验收单》办理入库手续，更新库存台账。

（七）付款与归档

责任主体：财务部、采购部

操作步骤：

财务部收到《采购验收单》《采购订单》《发票》（供应商开具的合规增值税发票）后，3个工作日内