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IT技术档案管理细则

一、总则

IT技术档案管理是确保企业信息资产安全、完整、可追溯的重要环节。本细则旨在规范IT技术档案的收集、整理、存储、使用和销毁等全生命周期管理，提高档案管理效率，满足业务发展和技术创新需求。

二、档案范围与分类

（一）档案范围

1.IT基础设施相关档案，包括硬件设备清单、网络拓扑图、服务器配置信息等。

2.软件系统相关档案，包括系统设计文档、用户手册、源代码（如适用）等。

3.技术运维相关档案，包括故障处理记录、系统更新日志、安全审计报告等。

4.项目管理相关档案，包括项目计划书、需求文档、测试报告等。

（二）档案分类

1.按档案类型分类：

(1)基础设施类；

(2)软件系统类；

(3)运维管理类；

(4)项目管理类。

2.按保管期限分类：

(1)短期档案（1-3年）；

(2)中期档案（4-10年）；

(3)长期档案（10年以上）。

三、档案管理流程

（一）档案收集与整理

1.实施定期收集：

(1)每月15日前完成上月运维记录的收集；

(2)每季度结束后10个工作日内完成项目文档的收集。

2.整理要求：

(1)档案命名需规范，格式为“项目名称-日期-版本号”；

(2)电子文档需统一归档至指定云存储或服务器目录。

（二）档案存储与安全

1.存储要求：

(1)重要档案需双备份，分别存储于不同物理位置；

(2)磁盘存储空间需定期检查，确保可用性（如每月检查一次）。

2.安全措施：

(1)限制档案访问权限，仅授权人员可查看或修改；

(2)对敏感档案（如源代码）进行加密存储。

（三）档案使用与借阅

1.使用流程：

(1)申请：使用者需填写《档案借阅申请表》，经部门主管审批后执行；

(2)借阅：电子档案可下载，纸质档案需在档案室阅览；

(3)归还：使用完毕后需在2个工作日内归还或删除电子档。

2.记录：每次借阅需记录使用者、时间及用途。

（四）档案销毁

1.销毁条件：

(1)保管期限届满；

(2)档案内容失效或重复。

2.销毁流程：

(1)提交《档案销毁申请表》，经档案管理部门审批；

(2)纸质档案需在监督下销毁，并记录销毁人、时间；

(3)电子档案需彻底删除并覆盖存储介质。

四、责任与监督

（一）职责分工

1.档案管理部门负责制定和监督执行本细则；

2.各业务部门负责按时提交相关档案；

3.IT运维团队负责技术类档案的维护。

（二）考核与审计

1.每季度进行一次档案管理自查，形成《检查报告》；

2.年度由管理层组织档案管理审计，对不符合项限期整改。

五、附则

本细则自发布之日起实施，由IT部门负责解释。如遇技术更新，需及时修订相关条款。

一、总则

IT技术档案管理是确保企业信息资产安全、完整、可追溯的重要环节。本细则旨在规范IT技术档案的收集、整理、存储、使用和销毁等全生命周期管理，提高档案管理效率，满足业务发展和技术创新需求。

二、档案范围与分类

（一）档案范围

1.IT基础设施相关档案，包括但不限于：

-硬件设备清单：需包含设备型号、序列号、采购日期、保修期限等信息。

-网络拓扑图：需清晰标注设备连接关系、IP地址分配、带宽配置等。

-服务器配置信息：包括CPU、内存、存储、操作系统版本等详细参数。

2.软件系统相关档案，包括但不限于：

-系统设计文档：需包含功能模块划分、数据流程图、接口说明等。

-用户手册：需覆盖操作指南、常见问题解答、版本更新说明。

-源代码（如适用）：需按模块分类，附带注释说明关键逻辑。

3.技术运维相关档案，包括但不限于：

-故障处理记录：需记录故障现象、排查步骤、解决方案、恢复时间。

-系统更新日志：需包含更新内容、执行时间、影响范围、回滚方案。

-安全审计报告：需记录访问日志、权限变更、漏洞修复情况。

4.项目管理相关档案，包括但不限于：

-项目计划书：需明确项目目标、时间节点、资源分配、风险预案。

-需求文档：需详细描述业务需求、功能规格、性能指标。

-测试报告：需包含测试用例、执行结果、缺陷统计、验收标准。

（二）档案分类

1.按档案类型分类：

(1)基础设施类：硬件、网络、存储等文档；

(2)软件系统类：设计、代码、测试等文档；

(3)运维管理类：故障、安全、监控等文档；

(4)项目管理类：计划、需求、报告等文档。

2.按保管期限分类：

(1)短期档案（1-3年）：日常运维记录、临时项目文档；

(2)中期档案（4-10年）：核心系统文档、重要项目成果；

(3)长期档案（10年以上）：关键基础设施设计、历史系统源码（如适用）。

三、档案管理流程

（一）档案收集与整理

1.实施定期收集：

(1)每月15日前完成上月运维记录的收集：

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