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办公室文档管理规范模板：文档分类与归档版
一、总则
（一）规范制定背景与核心目标
在现代化办公环境中，文档作为信息传递、业务执行和决策支持的核心载体，其管理效率直接影响企业运营质量。但多数企业面临文档分类混乱、归档滞后、查找困难等问题，导致重复劳动、信息泄露风险增加。本规范旨在通过建立标准化的文档分类体系与归档流程，实现文档“全生命周期可追溯、分类存储规范化、调取使用高效化”，降低管理成本，保障信息安全，支撑业务持续优化。
（二）适用范围与责任主体
本规范适用于公司内部所有部门及员工，涵盖纸质文档与电子文档（含本地存储、云盘、OA系统等）的管理。责任主体包括：
各部门负责人：监督本部门文档管理规范的执行，指定文档专员；
文档专员：负责本部门文档的分类、整理、归档初审及借阅协调；
行政部（或综合管理部）：统筹全公司文档管理规范落地，提供归档指导、定期检查及档案室管理支持；
全体员工：按规范要求形成、提交、使用文档，承担个人文档的初步整理责任。
（三）核心术语定义
文档分类：根据文档的业务属性、功能用途、密级等维度，将其纳入预设的类别体系，便于系统化管理。
归档：将办理完毕的具有保存价值的文档，经过整理、编号后，移交至指定存储地点（档案室/系统文件夹）的长期保存过程。
保管期限：根据文档价值确定的保存时间，分为永久（如公司章程、年度审计报告）、长期（10年以上，如重要合同、项目档案）、短期（3-5年，如日常通知、会议纪要）。
密级：根据文档敏感度划分的保密等级，包括公开（内部全员可查阅）、内部（部门内及授权人员可查阅）、秘密（需部门负责人及以上审批可查阅）、机密（需总经理审批可查阅）。
二、文档分类体系搭建
（一）分类基本原则
业务驱动：以公司核心业务流程（如研发、销售、采购、人事）为分类主线，保证文档与业务强关联；
逻辑清晰：采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，避免交叉重叠；
动态调整：每年结合业务发展对分类体系进行评审，新增或调整不适用类别。
（二）一级分类目录及说明
基于公司业务架构，一级分类按“职能领域”划分，共6类，具体
一级分类
说明
示例
01综合管理
公司级制度、通知、会议纪要、行政事务等
《考勤管理制度》《2024年度工作计划会议纪要》
02业务运营
销售、市场、客户服务、项目执行等直接产生价值的业务文档
《销售合同模板》《项目可行性研究报告》
03财务管理
预算、核算、报销、税务、审计等财务相关文档
《2024年度预算表》《差旅费报销单》
04人力资源
招聘、培训、绩效考核、员工关系等人事文档
《岗位说明书》《新员工入职培训记录》
05法务合规
合同、协议、法律纠纷、资质证书等合规性文档
《采购合同》《公司营业执照》
06研发技术
产品研发、技术方案、专利、图纸等技术文档
《产品V1.0需求说明书》《专利申请文件》
（三）二级分类细化标准
以“02业务运营”和“05法务合规”为例，二级分类按“业务模块+文档类型”细化：
1.02业务运营-二级分类
二级分类
说明
三级分类示例
02.01销售管理
销售策略、客户资料、合同执行等
02.01.01销售计划、02.01.02客户档案、02.01.03合同执行记录
02.02市场推广
营销活动、品牌宣传、市场调研等
02.02.01活动方案、02.02.02宣传物料、02.02.03调研报告
02.03项目管理
项目立项、进度管理、验收交付等
02.03.01立项报告、02.03.02进度周报、02.03.03验收报告
2.05法务合规-二级分类
二级分类
说明
三级分类示例
05.01合同协议
各类业务合同、合作协议、保密协议等
05.01.01销售合同、05.01.02采购合同、05.01.03保密协议
05.02法律事务
法律纠纷、律师函、诉讼材料等
05.02.01纠纷处理记录、05.02.02法律意见书
05.03证照资质
公司及业务所需的各类证照、许可证等
05.03.01公司证照、05.03.02行业资质
三、文档归档全流程管理
（一）收集阶段：明确来源与范围
收集责任：各部门文档专员于每月最后一个工作日，收集本部门当月形成并办理完毕的文档（含纸质版扫描件及电子版）；
收集范围：
办理完毕：指文档审批流程结束、需执行的事项已落实或阶段性工作已总结；
具备保存价值：包括但不限于制度类、合同类、报告类、记录类文档，临时性草稿、无实质内容的通讯记录可不归档；
特殊文档处理：跨部门协作形成的文档，由主办部门负责收集；项目结束后，由项目经理统一收集项目全周期文档。
（二）整理阶段：规范格式与排序
格式标准化：
纸质文档：使用A4纸打印，去除订书针等金属夹件，左侧装订，页码连续；
电子文
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