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2025新员工入职培训之《合同签订与管理系统操作规范》

合同签订与管理系统操作规范

合同编号：

签订地点：

签订日期：

本《合同签订与管理系统操作规范》（以下简称“本规范”）由（以下简称“甲方”）与（以下简称“乙方”）共同制定，旨在规范合同签订与管理系统（以下简称“系统”）的操作流程，确保合同签订的合法性、合规性以及管理的高效性。本规范自发布之日起生效，适用于甲方及其关联公司与乙方之间的所有合同签订与管理工作。

第一章总则

第一条目的与适用范围

本规范旨在明确合同签订与管理系统操作的基本要求和流程，确保合同签订过程的规范性、系统性和安全性，保障双方的合法权益。本规范适用于甲方及其关联公司与乙方之间所有合同的签订、审核、签署、归档及后续管理。

第二条合同签订的基本原则

合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规及甲方的相关规章制度，不得违反法律、行政法规的强制性规定。

平等协商原则：合同签订双方应平等协商，确保合同条款公平合理，不得有任何一方利用优势地位强迫另一方接受不合理的条款。

诚实信用原则：合同签订双方应本着诚实信用的原则，如实履行合同义务，不得隐瞒事实或提供虚假信息。

效益最大化原则：通过规范合同签订流程，提高工作效率，降低管理成本，实现经济效益和社会效益的统一。

第三条合同管理职责

甲方负责合同的制定、审核、签署及归档工作，并对合同履行情况进行监督和管理。

乙方应积极配合甲方的合同管理工作，按要求提供相关资料和信息，确保合同签订的顺利进行。

第二章合同签订流程

第四条合同签订前的准备工作

需求确认：乙方应根据实际需求提出合同签订申请，并填写《合同签订申请表》，明确合同内容、金额、期限等关键信息。

合同模板选择：甲方根据乙方提供的信息，选择合适的合同模板或制定新的合同文本。

草案初审：甲方对合同草本进行初步审查，确保内容符合法律法规及甲方的规章制度。

第五条合同审核流程

草案提交：甲方将初审通过的合同草本提交至相关部门进行审核，包括但不限于法务部门、财务部门及业务部门。

审核意见反馈：相关部门应在规定时间内对合同草本提出审核意见，并书面反馈至甲方。

修改完善：甲方根据审核意见对合同草本进行修改和完善，确保合同内容符合各方要求。

第六条合同签署流程

签署申请：甲方将最终确定的合同文本提交至乙方，乙方应在收到文本后个工作日内签署并返回。

签署方式：合同签署可采用电子签名或纸质签名的方式，具体方式由甲方与乙方协商确定。

签署确认：甲方收到乙方签署的合同后，应在个工作日内完成签署确认，并将合同文本分发至相关部门存档。

第七条合同归档与管理

归档要求：甲方应在合同签署完成后个工作日内将合同文本及相关资料归档，包括合同草本、审核记录、签署确认书等。

存档介质：合同存档可采用电子版和纸质版两种形式，电子版合同应通过系统进行统一管理，纸质版合同需妥善保存。

查询权限：乙方可通过合同管理系统查询已签署的合同信息，了解合同履行情况。

第三章合同管理系统操作规范

第八条系统功能说明

合同模板管理：系统提供多种合同模板供用户选择，用户可根据需求自行下载或修改。

在线填写：用户可通过系统在线填写合同内容，系统将自动生成合同编号和签署记录。

审核流程管理：系统支持多级审核功能，用户可自行设置审核部门及审核人，确保合同内容符合审批要求。

签署记录：系统将记录合同签署的全过程，包括签署时间、签署地点及签署人信息。

合同存档：系统支持合同电子版的自动存档功能，用户可随时查询和下载已签署的合同。

第九条系统操作流程

用户登录：用户需通过系统提供的用户名和密码登录合同管理系统。

合同起草：用户进入“合同起草”模块，选择合适的合同模板并填写相关内容。

提交审核：用户填写完成后，点击“提交审核”按钮，系统将自动提交至指定的审核部门。

审核通过：审核部门对合同内容进行审核，审核通过后系统将生成签署链接。

合同签署：用户点击签署链接，在线完成合同签署并提交至系统。

归档管理：系统自动将已签署的合同归档，用户可进入“合同存档”模块查看和管理。

第十条系统权限管理

用户权限：系统根据用户角色分配不同的权限，普通用户仅限于合同起草和查询，审核人员仅限于合同审核，管理员仅限于系统设置和维护。

权限变更：用户权限的增加或变更需由系统管理员统一操作，并记录变更时间及原因。

安全管理：系统将对用户的登录记录和操作记录进行加密存储，确保用户信息和合同内容的安全